Description:

Pour une PME familiale située à Nivelles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction bilingue français-anglais. 

Tâches

• Gestion des ventes / logistique
  • Suivi des demandes clients (emails) belges et internationaux.
  • Réception des commandes de ventes, encodage dans notre système de gestion et envoi des confirmations aux clients.
  • Organisation des transports pour l’expédition ou l’enlèvement des commandes et gestion des documents nécessaires
  • Etablissement des documents nécessaires à la grande exportation (certificat d’origine, CMR,…).
  • Gestion des ventes en ligne.
  • Gestion et mise à jour des tarifs.
  • Assistance à la préparation de foire à l’étranger et présence sur place.

• Gestion des achats
  • Demandes d’offres aux fournisseurs.
  • Contrôle des prix et de l’impact sur notre prix de revient en collaboration avec la direction.
  • Commandes des achats des matières premières et des fournitures sur les instructions du responsable de production.
  • Commande des achats de petit matériel de bureau.
  • Gestion des sous-traitants
  • Suivi du respect des délais.
  • Gestion des stocks.
  • Contrôle des factures d’achat sur la base des offres et des bons de réception.
    
    
• Administration
  • Accueil général des visiteurs.
  • Réception des appels (filtrage, transfert et prise de messages).
  • Suivi du courrier ordinaire et emails (tri, distribution/rédaction et envoi).
  • Classement des dossiers (classeurs et sur le serveur).
  • Mise à jour des bases de données du système de gestion interne (clients, fournisseurs, articles, fiche de paramètres, …)
  • Réception et envoi de colis.
  • Prise de note et rédaction de compte-rendu des réunions internes.
  • Introduction et suivi de demandes de subsides (AWEX, chèques technologiques, …)
  • Suivi des congés et gestion des états de prestation mensuels.
  • Relation avec le secrétariat social.
  • Tenue du registre du personnel.
    
    
• Comptabilité
  • Établissement des factures et des notes de crédit sur la base bon de commande du client et du bon de livraison avec mise à jour des informations du système de gestion.
  • Impression et/ou envoi des factures aux clients.
  • Encodage des factures d'achat et de vente dans le logiciel comptable.
  • Encodage des financiers
  • Suivi et gestion des rappels de paiement.

• Qualité
  • Respect et maintien des procédures dans l’amélioration continue
  • Enregistrement, suivi des non-conformités et planification des actions correctives/préventives

Savoir-faire

• Master
• Expérience de minimum 5 ans dans une fonction similaire
• Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
• Maîtrise de l’outil informatique

Savoir-être

• Avoir un bon sens de l'initiative et des responsabilités.
• Etre multitâches, bien organisé(e) dans son travail et avoir une bonne gestion des priorités.
• Etre ordonné(e), précis(e).
• Etre capable de gérer son stress, d'agir en situation d'urgence avec calme et efficacité.
• Avoir la fibre commerciale et êtes orienté(e) résultats.
• Traiter ses dossiers avec confidentialité et discrétion.

Outils

• Connaissance des outils liés à l'exercice de la fonction et utilisés au sein de l'entreprise :
• Suite Office : Word, Excel, Outlook
• Logiciel comptable Popsy (pas obligatoire mais c’est un atout)
• Mise en place et amélioration continue de l’outil de gestion interne (GAP) en collaboration avec le responsable informatique

• Vous intégrez une société familiale en plein essor
• Vous bénéficiez d'une formation d'un an
• Un contrat intérim en vue de long terme