Actief Interim Nivelles

Assistant(e) de direction H/F (BB-B4DF1)

Trouvé dans: Neuvoo Premium BE

Description:

Pour une PME familiale située à Nivelles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction bilingue français-anglais. 

Tâches

  • Gestion des ventes / logistique
    • Suivi des demandes clients (emails) belges et internationaux.
    • Réception des commandes de ventes, encodage dans notre système de gestion et envoi des confirmations aux clients.
    • Organisation des transports pour l’expédition ou l’enlèvement des commandes et gestion des documents nécessaires
    • Etablissement des documents nécessaires à la grande exportation (certificat d’origine, CMR,…).
    • Gestion des ventes en ligne.
    • Gestion et mise à jour des tarifs.
    • Assistance à la préparation de foire à l’étranger et présence sur place.

  • Gestion des achats
    • Demandes d’offres aux fournisseurs.
    • Contrôle des prix et de l’impact sur notre prix de revient en collaboration avec la direction.
    • Commandes des achats des matières premières et des fournitures sur les instructions du responsable de production.
    • Commande des achats de petit matériel de bureau.
    • Gestion des sous-traitants
    • Suivi du respect des délais.
    • Gestion des stocks.
    • Contrôle des factures d’achat sur la base des offres et des bons de réception.

  • Administration
    • Accueil général des visiteurs.
    • Réception des appels (filtrage, transfert et prise de messages).
    • Suivi du courrier ordinaire et emails (tri, distribution/rédaction et envoi).
    • Classement des dossiers (classeurs et sur le serveur).
    • Mise à jour des bases de données du système de gestion interne (clients, fournisseurs, articles, fiche de paramètres, …)
    • Réception et envoi de colis.
    • Prise de note et rédaction de compte-rendu des réunions internes.
    • Introduction et suivi de demandes de subsides (AWEX, chèques technologiques, …)
    • Suivi des congés et gestion des états de prestation mensuels.
    • Relation avec le secrétariat social.
    • Tenue du registre du personnel.

  • Comptabilité
    • Établissement des factures et des notes de crédit sur la base bon de commande du client et du bon de livraison avec mise à jour des informations du système de gestion.
    • Impression et/ou envoi des factures aux clients.
    • Encodage des factures d'achat et de vente dans le logiciel comptable.
    • Encodage des financiers
    • Suivi et gestion des rappels de paiement.

  • Qualité
    • Respect et maintien des procédures dans l’amélioration continue
    • Enregistrement, suivi des non-conformités et planification des actions correctives/préventives

Savoir-faire

  • Master
  • Expérience de minimum 5 ans dans une fonction similaire
  • Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
  • Maîtrise de l’outil informatique

Savoir-être

  • Avoir un bon sens de l'initiative et des responsabilités.
  • Etre multitâches, bien organisé(e) dans son travail et avoir une bonne gestion des priorités.
  • Etre ordonné(e), précis(e).
  • Etre capable de gérer son stress, d'agir en situation d'urgence avec calme et efficacité.
  • Avoir la fibre commerciale et êtes orienté(e) résultats.
  • Traiter ses dossiers avec confidentialité et discrétion.

Outils

  • Connaissance des outils liés à l'exercice de la fonction et utilisés au sein de l'entreprise :
  • Suite Office : Word, Excel, Outlook
  • Logiciel comptable Popsy (pas obligatoire mais c’est un atout)
  • Mise en place et amélioration continue de l’outil de gestion interne (GAP) en collaboration avec le responsable informatique


  • Vous intégrez une société familiale en plein essor
  • Vous bénéficiez d'une formation d'un an
  • Un contrat intérim en vue de long terme 


calendar_todayil y a 14 heures

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