Assistant de Direction - Sint-Gillis, België - OFFICE DE LA NAISSANCE ET DE L'ENFANCE

OFFICE DE LA NAISSANCE ET DE L'ENFANCE

Geverifieerd bedrijf

Sint-Gillis, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Description de l'entreprise
**La Direction Coordination Accompagnement assure la gestion du secteur des Partenaires Enfants-Parents (PEP's) et des chauffeurs de consultations mobiles. Elle encadre ces agents de terrain (organisation du travail, orientation, évaluation, soutien des agents, gestion des équipes,...), avec l'appui de Coordinateurs Accompagnement, dans l'objectif d'offrir à la population un soutien à la parentalité, que ce soit dans les consultations prénatales, pour enfants, au domicile des parents ou dans les consultations mobiles.

**Description de la fonction
**Nous sommes à la recherche d'un collègue qui collaborera à la gestion administrative de la Direction Coordination Accompagnement et de l'activité du responsable, ainsi que de la prise en charge du support logistique. En tant qu'Assistant de direction, vous assurerez le suivi de certains dossiers spécifiques en fonction de votre expérience professionnelle et de vos connaissances particulières. Vous centraliserez et mettrez à disposition de l'ensemble de la direction l'information et les documents relatifs à la réalisation des missions et des décisions prises au sein de la coordination accompagnement.

Organiser l'agenda du responsable de la Direction Coordination Accompagnement

Préparer et organiser les réunions (thématiques, plénières, mensuelles...) et en rédiger les PV

Créer des diapositives pour les présentations de la direction

Établir et mettre en page des documents ; les transmettre aux interlocuteurs concernés

Répondre aux demandes spécifiques des Partenaires Enfants-Parents et des bénéficiaires

Réceptionner et analyser les idées issues de la boite à suggestions et en assurer le suivi

Organiser et gérer le classement et l'archivage papier et informatique des documents de la direction

Alimenter et mettre à jour les communautés de travail de la partie Direction Coordination Accompagnement sur Intranet et Internet

Créer et tenir à jour les bases de données/tableaux de bord relatifs à l'activité de la direction

Coordonner le suivi administratif des rapports des Partenaires Enfants-Parents qui entrent en stage Selor

Coordonner le suivi administratif des demandes de mutation intersubrégionales des Partenaires Enfants-Parents qui entrent en stage Selor

Assurer la gestion administrative des prestations des Partenaires Enfants-Parents durant la période de fermeture de l'Office

Soutenir la mise à jour et à disposition des documents, procédures et outils professionnels destinés aux Partenaires Enfants-Parents (PEP's)

Rédiger les autorisations de remboursements des Partenaires Enfants-Parents (PEP's), notamment pour l'achat de lait maternel

Participer à la coordination de la logistique relative à la commande d'imprimés et de carnets de l'enfant, de la mère et des parents

Coordonner la logistique des livraisons trimestrielles de matériel aux équipes (planifier, communiquer avec les chauffeurs...)

Assurer un soutien administratif transversal dans la gestion des projets de la direction

Assurer un soutien dans l'organisation de petits et grands événements (marchés publics, prospection liée à l'évènementiel...)

Organiser et participer à l'accueil et à la formation des nouveaux agents de l'équipe

**Description du profil
**Vous disposez d'un graduat/bachelier à orientation : économique (assistant de direction, gestion des ressources humaines, communication, sciences administratives, relations publiques...) ou sociale (assistant en psychologie, assistant social...)

Vous justifiez d'une expérience professionnelle de 5 ans minimum en secrétariat, secrétariat de direction et/ou secrétariat médical

Une expérience dans la proposition et la mise en œuvre de processus de simplification administrative constitue un atout

Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles/orthographiques développées et d'une capacité à analyser l'information

Vous manipulez aisément les outils bureautiques et particulièrement les fonctionnalités d'Excel ; êtes à même de créer/mettre à jour des outils de support (tableaux de suivi et de bord, statistiques, graphiques...)

Vous avez une aisance relationnelle et communiquez efficacement : la fonction implique des collaborations avec les services centraux (DDRH, service achats et logistique...) et décentralisés (Partenaires Enfants-Parents, coordinateurs accompagnement...) de l'ONE

Vous faites preuve d'autonomie dans la gestion de votre travail (capacité d'initiative, de discernement, d'organisation) mais êtes capable de travailler en équipe en vous alignant sur les objectifs communs

Vous avez la capacité de rechercher des informations fiables dans différents domaines en lien avec l'activité du service, de les centraliser et de les mettre à disposition de l'ensemble de la direction

Vous vous impliquez dans votre fonction : vous vous fixez des standards de qualité en contrôlant votre travail pour élimine