Executive Assistant - Oostende, België - Oxida

Oxida

Geverifieerd bedrijf

Oostende, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Functie**
- Je rapporteert aan de Vice President en werkt met hem samen om alle aspecten van zijn dagelijkse werkroutine te ondersteunen;
- Je onderhoudt contacten met interne afdelingen alsook met functionele directies in binnen
- en buitenland;
- Je staat in voor het agendabeheer, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en binnen
- en buitenlandse reisarrangementen;
- Je plant afspraken, het houdt een evenementenkalender bij en verstuurt reminders.
- Je houdt de Vice President EMEA op de hoogte van tijdgevoelige en prioriteitskwesties en zorgt voor een passende follow-up;
- Je organiseert, bereidt voor en brengt verslag uit van vergaderingen;
- Je bereidt rapporten, presentaties en correspondentie voor;
- Je voert gegevens in, onderhoudt databases en houdt registers bij;
- Je assisteert bij de coördinatie, monitoring en communicatie van bepaalde PMO-activiteiten (Project Management Office) en initiatieven;
- Je mede-organiseert evenementen;
- Je implementeert en onderhoudt procedures/administratieve systemen/elektronische archiveringssystemen;
- Je onderhoudt contacten met personeel, leveranciers en klanten;
- Je verzorgt interne en externe correspondentie namens het Executive Leadership Team (ELT);
- Je bent de SPOC voor communicatie van en over het Global Executive Team (GEX);
- Je observeert en bewaakt best practices en algemene etiquette.

**Functie-eisen**
- Je bent een detailgerichte zelfstarter met eerdere bewezen ervaring;
- Je bezit uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
- Je bent iemand die een gezond oordeel toont met het vermogen om prioriteiten te stellen en beslissingen te nemen;
- Je bent energiek en enthousiast om nieuwe projecten en ideeën aan te pakken;
- Je voelt je comfortabel bij de interactie met leidinggevenden op hoog niveau;
- Je bent een teamspeler die in staat is om productieve werkrelaties binnen het bedrijf te cultiveren;
- Je hebt een vindingrijke, can-do houding;
- Luistervaardigheid en discretie heb je als 'middle name';
- Je gedijt in een dynamische omgeving;
- Je hebt vergevorderde Powerpoint skills;
- Je bent vloeiend in het Nederlands;
- Je hebt daarnaast een uitstekend kennis van het Engels en het Frans.

**Aanbod**
- Je mag rekenen op een uitdagende job binnen een dynamisch, sterk groeiend en financieel gezonde onderneming.
- Je krijgt voldoende zelfstandigheid alsook de mogelijkheid tot eigen initiatieven en doorgroei. Verder mag je rekenen op een marktconform salaris aangevuld met een mooi pakket aan extralegale voordelen zoals:

- Maaltijdcheques
- Groepsverzekering
- Hospitalisatieverzekering
- Goe bezig-bonus (CAO 90)
- 2 dagen telewerk/week mogelijk
- Glijtijdsysteem
- Daarnaast heb je de mogelijkheid om functiegebonden opleidingen te volgen.
- Ten slotte organiseren we heel wat activiteiten en evenementen onder de noemer 'work hard play hard'. De boog kan namelijk niet altijd gespannen staan