Office Manager - Elsene, België - GOODPLANET BELGIUM

GOODPLANET BELGIUM

Geverifieerd bedrijf

Elsene, België

4 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Wij zoeken een tijdelijke Office Manager (m/v/x)**

**Voor de vervanging van onze collega Awa die binnenkort een baby'tje op de wereld zet, zoeken wij een tweetalige Office Manager (NL/FR). Wil jij jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden inzetten voor een GoodPlanet? Zoek je een gevarieerde job met zingeving, een toffe werkplek en ben je graag omringd door een warm team van collega's? En ben je bovendien beschikbaar van half september tot half maart? Aarzel dan niet om te solliciteren.**

**Jouw rol en taken**:
Als **Office Manager **sta jij in voor het coördineren en controleren van de administratieve en logistieke taken gelinkt aan de vlotte werking van het kantoor:

- Je fungeert als de contactpersoon voor alle operationele administratieve en logistieke vragen voor onze interne medewerkers: zowel per telefoon als per mail. Zo zorg jij ervoor dat alle collega's hun activiteiten zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen uitvoeren.
- Je bent het eerste aanspreekpunt van GoodPlanet voor externen, zowel telefonisch als op kantoor.
- Je zorgt ervoor dat de werking op kantoor vlot verloopt; dat alle nodige voorzieningen en procedures aanwezig zijn zodat de collega's op een aangename manier kunnen werken.
- Indien er een evenement door GoodPlanet georganiseerd wordt (intern of extern), bied jij logistieke en administratieve ondersteuning.
- Je stuurt een halftijds administratief medewerker aan, die jou in je taken ondersteunt.
- Je rapporteert aan de Internal Affairs Manager.

Als **Management Assistant **ondersteun je de General Director, zodat hij zich kan focussen op zijn kerntaken:

- Je beheert zijn agenda en behoudt het overzicht. Dat houdt in dat je zijn contactpersonen en partners contacteert om vergaderingen in te plannen of om uitnodigingen te sturen voor evenementen die door GoodPlanet worden georganiseerd.
- Je plant en organiseert de bijeenkomsten van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering en verzorgt de opvolging hiervan.

**Profil**:
**Dit profiel zoeken we**:

- Je hebt **minstens drie jaar ervaring **in de functie van Office Manager of Management Assistant.
- Je hebt een **hart voor duurzaamheid **.
- Je communiceert vlot en professioneel en switcht daarbij makkelijk van **Frans **naar **Nederlands **. Als het nodig is, kan je je ook uitdrukken in het **Engels **.
- Je schrijft foutloos in je eerste taal en kan ook in de andere landstaal een **professionele mail **opstellen.
- Het standaard **Microsoft Office pakket **heeft geen geheimen voor jou.
- Competenties:

- **Autonoom en zin voor initiatief**: je kan je taken zelfstandig uitvoeren. Missie volbracht? Dan ben jij de eerste die ziet wat er nog moet gebeuren of waar je je teamgenoten kan ondersteunen.
- **Efficiënt**: Je kan verschillende grote en kleine administratieve en logistieke taken in goede banen leiden zonder daarbij het overzicht te verliezen. Je stelt moeiteloos prioriteiten in de taken die op je afkomen en hebt geleerd om hierin ook te delegeren.
- **Vraag
- en oplossingsgericht**: bij het behandelen van de verschillende vragen (intern en extern), zorgt jouw open luisterhouding ervoor dat je snel de behoeften en wensen capteert en dat je deze efficiënt oplost met het organisatiebelang voor ogen. Jij denkt niet in termen van problemen of belemmeringen, maar in termen van oplossingen.
- Je bent **stipt **, en tegelijk **flexibel **. Als de planning last minute aangepast wordt of als er zich een probleem voordoet, zit het in jouw natuur om snel te schakelen.
- Je hebt **mínimaal een bachelor diploma **, liefst in officemanagement of een gelijkaardige richting.
- Je woont in **Brussel **of je kan je vlot van en naar Brussel verplaatsen.