Office Manager - Herstal, België - Jobmatch

Jobmatch

Geverifieerd bedrijf

Herstal, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

En tant qu'Office Manager au sein d'une société active dans le secteur pharmaceutique, vous jouerez un
**rôle essentiel dans l'efficacité opérationnelle et l'organisation générale du bureau.**
Vous serez le point central de coordination pour assurer un environnement de travail harmonieux et productif.

**Responsabilités principales**:

- **Gestion de l'agenda**: Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et événements, en prenant en compte les contraintes des différents interlocuteurs internes et externes. Anticiper les conflits d'horaires et proposer des solutions pour optimiser l'emploi du temps.
- **Office management**: Assurer le bon fonctionnement du bureau en supervisant les fournitures, le matériel et les équipements nécessaires. Gérer les demandes des employés relatives aux aspects administratifs et opérationnels du bureau.
- **Organisation de voyages d'affaires**: Coordonner les déplacements professionnels complexes des membres de l'équipe, en prenant en charge la réservation des vols, des hôtels, des transports et autres arrangements nécessaires. S'assurer que les voyageurs disposent de toutes les informations utiles pour leurs déplacements.
- **Communication multilingue**: Assurer la liaison avec des interlocuteurs internes et externes de différents pays, en communiquant aisément en anglais et en français. Faciliter la communication entre les équipes internationales et le siège social.
- **Gestion des tâches administratives**: Effectuer diverses tâches administratives telles que la rédaction de courriers, la gestion des courriels, la rédaction de comptes rendus de réunions et la préparation de présentations PowerPoint.
- **Confidentialité**: Gérer les informations sensibles avec la plus grande discrétion et s'assurer que toutes les données confidentielles sont traitées conformément aux règles et réglementations en vigueur.
- **Expérience préalable en tant qu'Office Manager** ou dans un poste similaire, idéalement au sein du secteur pharmaceutique ou d'une industrie connexe.
- Excellente maîtrise de** l'anglais et du français**, à l'oral et à l'écrit, pour interagir avec des interlocuteurs internationaux.
- Compétences avérées en gestion d'agendas complexes et en **organisation de voyages d'affaires.**:

- Fortes compétences organisationnelles et capacité à gérer les priorités tout en maintenant une attention rigoureuse aux détails.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Teams, PowerPoint, Excel, etc.).
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe multidisciplinaire.
- **Sens de la discrétion**, de la confidentialité et professionnalisme.

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