2024-054 Responsable de Service Assemblées - Sint-Gillis, België - Commune de Saint-Gilles

Commune de Saint-Gilles

Geverifieerd bedrijf

Sint-Gillis, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Présentation**

L'Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d**'un(e) Responsable de service h-f-x)** aux Assemblées du Département Affaires Générales
Notre administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d'agents répartis en divers services. Notre organisation a le désir d'optimaliser la gestion de son personnel tant dans une
perspective d'évolution des carrières que d'amélioration du service à la population. L'administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement.

**Mission du département**

***Le département des Affaires générales regroupe des services clés en matière de support à l'ensemble des branches de l'administration communale.

es missions ont une visée transversale : affaires juridiques, affaires néerlandophones, Archives, Informatique et stratégie numérique, Assemblées et participation citoyenne, logistique, marchés publics, sanctions administratives communales, simplification administrative.

**Fonction**

**Le/la Responsable de service Assemblées (h-f-x)** a pour mission principale de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des assemblées (Collège des Bourgmestres et Echevins/Conseil communal). La fonction consiste également à encadrer une équipe de 3 personnes.

**En tant que responsable du service Assemblées**:

- Organiser le travail et définir les priorités des entités « Collège » et « Conseil » en permettant la gestion et le suivi des séances des organes décisionnels communaux ;
- Analyser et actualiser les procédures existantes en matière de gestion et de suivi des séances des assemblées communales ;
- Élaborer un processus de contrôle des dossiers conçus dans le cadre des séances des organes décisionnels communaux (notamment du respect des lois linguistiques) et de leur envoi vers la Tutelle régionale (le cas échéant) ;
- Planifier et organiser les convocations des séances des organes décisionnels communaux ;
- Être une référence pour les directeurs de département en matière d'organisation et de gestion des séances du Collège des Bourgmestre et Echevins ou du Conseil communal ;
- Veiller à l'actualisation et au suivi des dossiers des Intercommunales et des asbl dans lesquelles la Commune est représentée ;
- Former et sensibiliser le personnel communal à l'utilisation de l'outil BO-secrétariat ;
- Participer activement au développement de l'outil BO-Secrétariat et Tutelle Xchange et

superviser l'analyse et la mise en place d'une Gestion Electronique des Documents (GED);
- Mettre en œuvre la législation en matière de transparence et de publicité active des documents administratifs (déclaration à la cour des comptes, publication sur internet, )

**En tant que responsable d'équipe, prendre en charge le management et la gestion des ressources humaines**:

- Organiser et répartir le travail entre les collaborateurs en fonction de leurs compétences ;
- Évaluer chaque membre de l'équipe sur base de sa description de fonction ;
- Sélectionner et engager le personnel de l'équipe en collaboration avec le Directeur de Département et le Département des Ressources Humaines ;
- Collaborer avec le Département RH à la mise en place de formations orientées sur les besoins des collaborateurs du service ;
- Évaluer la performance globale de votre service ;
**Profil**

Niveau d'études - diplôme
- Titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type long. Un master en droit, en Administration publique ou en sciences politiques est un atout.

Connaissances techniques
- Connaissance du fonctionnement d'une administration communale ;
- Compréhension du fonctionnement du Collège et du Conseil, de l'environnement et du management des services.
- Culture informatique et juridique importante ;
Compétences comportementales
- Rigueur, autonomie, capacité d'organisation et esprit d'équipe ;
- Communication aisée avec le public ;
- Orientée solutions
- Assurance et assertivité ;
- Aptitude à la gestion des conflits ;
- Vivacité d'esprit et capacité d'adaptation rapide ;
- Bonne gestion du stress ;
- Polyvalence et disponibilité (possibilité de vous libérer occasionnellement en soirée ou le week-end selon les nécessités du service) ;
- Vision à long terme orienté résultat ;
Connaissances linguistiques
- Vous maîtrisez les deux langues nationales. Le brevet SELOR est un atout

**Offre**
- Un contrat de remplacement à temps plein (37h/semaine).
- Un salaire à l'échelle barémique A1 : 46.038,91€ bruts indexés sans ancienneté.
- Une valorisation des années d'expérience dans la même fonction : jusqu'à 6 ans pour le secteur privé (dans une fonction liée) et sans limite pour le secteur public.
- Une prime de fin d'année et pécule de vacances.
- Une prime linguistique