Personal Assistant - Bruxelles Ixelles, België - Axis

Axis
Axis
Geverifieerd bedrijf
Bruxelles Ixelles, België

3 weken geleden

Sophie Dubois

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter
Beschrijving
Onze cliënt, een van de toonaangevende internationale advocatenkantoren, met een team van meer dan 180 mensen in het kantoor in Brussel en 20 verschillende nationaliteiten is op zoek naar een Claims Handler Liability.
**Description**
- Optreden als persoonlijk assistent van een partner en/of een aantal advocaten, inclusief agendabeheer, afhandelen van correspondentie, zowel intern als extern, voorbereiden van presentaties, beantwoorden van telefoongesprekken en aannemen van berichten.
- Uitstekende vaardigheden op het gebied van agendabeheer toepassen om de, vaak complexe, reisregelingen af te handelen. Veel van dit werk omvat internationale reizen en hotelreserveringen, het maken van afspraken voor ontmoetingen met cliënten en het factureren van reiskosten.
- Organiseren, coördineren en regelen van bijeenkomsten voor cliënten en advocaten door het versturen van vergaderverzoeken, contacten onderhouden met betrokken partijen en omgaan met ad hoc cliënten
- en netwerkevenementen zoals ontbijt/lunchbijeenkomsten, conferenties enz.
- Beheer van alle dossiers (papier en elektronisch). Ervoor zorgen dat alle interne en externe correspondentie, originele documenten en notities worden gearchiveerd.
- Facturering: helpen bij het opstellen van facturen, waaronder diverse taken; informatie verzamelen, ontwerpen controleren, contact onderhouden met de partner, medewerkers en het factureringsteam om ervoor te zorgen dat de facturen correct en op tijd worden verzonden, met behulp van de systemen 3E en Intapp.
- Andere taken: Indien nodig ad hoc bijstand verlenen aan bezoekende partners/senior associates; bijwerken van klantencontacten, klantenlijsten en andere mailinglijsten met behulp van interne globale systemen; incidentele externe missies (naar agentschappen, klanten,...).
- De bovenstaande lijst van kerntaken is indicatief en niet uitputtend, en een assistent kan op elk moment meer of minder taken te verwerken krijgen.

**Profile**
- idealiter 5 jaar ervaring, bij voorkeur in een soortgelijke functie
- IT-kennis: MS Office (vooral Word en Excel)
- Talenkennis: een zeer goed niveau van het Engels. Een andere EU-taal is een pluspunt.
- Formele secretariële kwalificatie (en ervaring) is een pluspunt
- Teamspeler, in staat om goede werkrelaties met collega's op te bouwen
- Vermogen en gedrevenheid om initiatief te tonen en niet alleen instructies aan te nemen
- U moet altijd een volwassen houding hebben en zich kunnen houden aan vertrouwelijkheidspraktijken, aangezien u soms te maken krijgt met gevoelige en vertrouwelijke informatie.
- Zelflerend, betrouwbaar, flexibel, werkbewust en behulpzaam
- Goede communicatieve vaardigheden, kunnen omgaan met mensen op alle niveaus
- Een positieve, proactieve en professionele houding, kalm blijven onder druk en kunnen werken met strakke deadlines.
- Het vermogen om prioriteiten te stellen en initiatief te nemen
- Goede organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Goede presentatievaardigheden en zelfvertrouwen
- Gevoel voor humor

**Offer**
- Onze klant is gevestigd in het centrum van Brussel en biedt u een vast contract in een dynamische, multiculturele werkomgeving.
- Een aantrekkelijk salarispakket.
- Daarnaast krijg je een brede waaier aan andere voordelen aangeboden:

- Een uitgebreid aanbod aan learning & development mogelijkheden
- De kans om jezelf verder te ontwikkelen en deel uit te maken van een geweldig team bij een Top Employer in België.
Meer banen van Axis
Bekijk alle vacatures van Axis