Deux - Département - Brussels, België - Université libre de Bruxelles

Université libre de Bruxelles

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Brussels, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

offre d'emploi 2023/57

Le Service du personnel enseignant et scientifique du Département des relations et ressources humaines recrute:
**Deux assistant-es administratif-ves**:
un CDI contractuel à temps plein (p oste ouvert également aux internes sous contrat statut équivalent)

un contrat de remplacement à temps plein (congé de maternité)

**Contexte**:
Le poste décrit ci-dessous est ancré dans le Département des relations et ressources humaines et plus spécifiquement au sein du Service du personnel enseignant et scientifique (SPES) qui a pour mission la gestion administrative des carrières, des membres des personnels enseignant et scientifique. Les membres de ce service (10,5 ETP) analysent, conseillent et apportent leur expertise sur tout domaine relatif au personnel enseignant et scientifique et veillent au respect des contraintes statutaires et légales concernant tout évènement de carrière (titre, fonction, pourcentage d'occupation, cumuls entre mandats et différents corps ).

**Fonction**:
**Cette mission implique les tâches suivantes**:
Réception et première analyse des demandes facultaires. Celle-ci a pour but d'assurer la faisabilité de la demande en terme de statut au regard des titres (diplômes 2 ème et 3 ème cycles belges/européens/non européens) de la personne ainsi que de son parcours personnel (nationalité de l'intéressé-e, cumul avec d'autres fonctions au sein de l'Institution, ).
Contact avec le PES en vue de la constitution du dossier administratif (dont notamment la récolte des informations signalétiques de l'intéressé-e) de ce type de personnel.
Réception, analyse (et encodage dans la base de données SAP) des informations reprises dans les documents communiqués par les intéressé-es.
Encodage (et tenue à jour) des données relatives aux mandataires FNRS (Fresh, Fria,..).
La personne en charge de cette fonction sera amenée à apporter u n appui à la construction de solutions individuelles dans le cadre de la gestion administrative de ces dossiers.
Un accompagnement au quotidien de tout membre du Personnel Enseignant et Scientifique qui interpelle le service.
Une collaboration à la mise en place de tout nouveau projet.
Constitution des archives 'vivantes' (internes au SPES) pour chaque membre du corps enseignant et scientifique via un archivage électronique des dossiers carrière et administratif du Personnel Enseignant et Scientifique. Outre la gestion au quotidien de cet archivage, une participation active au Projet E-volve (mise en place d'un archivage électronique des dossiers du Personnel Enseignant et Scientifique. Cette fonction implique également l'encadrement d'un membre du personnel à besoin spécifique.

**Secrétariat du service**: tenue de l'agenda de la cheffe de service, commandes de matériel de bureau, gestion des notes d'honoraire
Etablissement de courriers standardisés.

**Profil**:
Être titulaire d'un diplôme de bachelier ou CESS avec expérience dans le domaine administratif.

**Connaissances et compétences générales**:
Intérêt pour la gestion administrative des dossiers.
Parfaite maîtrise du français et bonne orthographe.
Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft office 365).
La connaissance de l'anglais constitue un atout.
Capacité d'analyse de dossiers et de données.
Rigueur et respect des procédures.
Grandes compétences organisationnelles.
Capacités rédactionnelles.
Capacité à travailler de façon autonome et aptitude à travailler en équipe.

**Connaissances et compétences spécifiques à la fonction**:
Capacité d'allier la technicité de la matière à l'aspect humain.
Capacité à gérer des dossiers dans un environnement complexe.
Une expérience dans le domaine de l'administration en lien avec les questions de pension est un atout.
Une documentation et une formation seront prévues sur la partie plus technique de la fonction.

**Qualités requises**:
Orienté-e service et axé-e solution.
Proactivité et sens des responsabilités.

Résistance au stress.
Très bonne organisation, capacité à gérer plusieurs tâches en même temps.
Profil facilitateur-trice, tout en étant capable de maintenir une position et de l'exposer clairement.
Capacité à prendre de la distance, calme et persévérance.
Empathie, a ssertivité et discrétion.

**Politique d'égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Décision administrative

Postuler

**Type contrat**: CDI contractuel;Contrat de remplacement

**Temps de travail**: Temps plein

**Campus**: Solbosch

**Date de parution**: 11/04/2023

**Date limite de réception**: 14/05/2023
[Référence 2023/57]