Administratief Bediende - Brussels, België - IN·ZO

IN·ZO

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

JOBTITEL:
Supervision Assistant.

FUNCTIE:
Het in goede banen leiden van de administratieve opvolging van de cel Supervision en assistentie geven aan het Management van Infrastructure Projects.
De cel Supervision is hoofdzakelijk samengesteld uit site-coördinators die de aanleg of bouw van de installaties opvolgen (Pipelines en Stations).
Voornaamste taken:

- Je begeleidt voor een groot deel de Supervision Officer (verantwoordelijke van de cel Supervision) in zijn dagelijkse taken en bent bereid om in team te werken.
- Je voert administratieve taken uit zoals het opmaken van uitvoeringsbonnen, de bestellingen van de PBM's en de opvolging van de prestaties van de werftoezichters (derden).
- Je stelt interne vergaderingsverslagen op en organiseert de diverse agenda's.
- Je volgt regelmatig de planning van het personeel bij Supervision (afwezigheden, verlofperiodes, opleidingen). Je organiseert en registreert in samenspraak met de betrokken departementen van het bedrijf de technische opleidingen.

PROFIEL:

- Je bent Bachelor (A1) in een technisch-administratieve richting of je kan een gelijkwaardige ervaring voorleggen.
- Je bent proactief, georganiseerd en gaat op een gestructureerde en nauwgezette manier te werk en je hebt goede communicatieve vaardigheden.
- Je beheerst de Franse en/of Nederlandse taal en hebt een goede kennis van de tweede landstaal.
- Je beheerst het geheel van MS office en je bent bereid nieuwe programma's aan te leren. Je lost graag probleem op en werkt altijd proactief.

WERKPLAATS:

- Kantoor in Brussel. Mogelijkheid om thuiswerk te doen (2 dagen per week) i.f.v. de noden van de dienst en in samenspraak met de Supervision Officer.

TITRE DE L'EMPLOI:
Assistant(e) Supervision.

FONCTION:
Votre rôle est d'assurer de bout en bout le suivi administratif de la cellule Supervision et donner de l'assistance au Management d'Infrastructure Projects.
La cellule Supervision est composée principalement de coordinateurs de chantiers qui suivent la construction ou l'adaptation des installations (Pipelines et Stations).
Voici un résumé des tâches à réaliser dans le cadre de cette mission:

- Vous assistez principalement le Supervision Officer (responsable de la cellule Supervision) dans ses tâches journalières et êtes disposé(e) à travailler en équipe.
- Vous effectuez des tâches administratives telles que la rédaction de bon d'exécution, la commande des EPI, le suivi des prestations du personnel chantier (tiers).
- Vous rédigez les rapports de réunions internes et organisez l'agenda de ces réunions.
- Vous suivez intensivement le planning de la Supervision (absences, congés et agendas de formations du personnel). Vous organisez et enregistrez en collaboration avec les départements concernés la tenue des formations pour le personnel.

PROFIL:

- Vous êtes Bachelier (A1) dans une orientation technicoadministrative ou avez une expérience assimilée.
- Vous avez le contact facile, êtes organisé, proactif et flexible.
- Vous êtes un as de la communication et faites preuve d'une écoute active.
- Vous maîtrisez le français et/ou le néerlandais et avez une bonne connaissance de la deuxième langue nationale.
- Vous maîtrisez l'ensemble de MS office et êtes disposé à apprendre de nouveaux logiciels. Vous aimez solutionner les problèmes et travaillez toujours en anticipant au plus possible les problèmes.

LIEU DE TRAVAIL:

- Bureau à Bruxelles.
- Possibilité de faire du Homeworking jusqu'à 2 jours par semaine en fonction des demandes du management.