Legal Administrative Assistant - Bruxelles Etterbeek, België - Axis

Axis

Geverifieerd bedrijf

Bruxelles Etterbeek, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Description**
- Coordonner et maintenir des procédures de bureau efficaces et un flux de travail efficient ; se conformer aux politiques et procédures établies par l'employeur ; établir et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les superviseurs, les collègues et les clients, etc.
- Travailler en tant que membre efficace de l'équipe de secrétariat désignée ; assurer la relève en cas d'absence, répondre aux appels téléphoniques pour le groupe, etc. et se porter volontaire pour des tâches supplémentaires lorsque le temps le permet.
- Assumer la responsabilité du maintien du plus haut niveau de confidentialité de toutes les informations, dossiers et fichiers des clients et du cabinet, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du cabinet.
- Gestion quotidienne de l'agenda des avocats ; planification des réunions, organisation des itinéraires professionnels et coordination des déplacements.
- Communiquer efficacement avec les clients, passer et prendre des appels selon les besoins. Sur demande, trier et lire les courriels et les documents reçus des clients pour les avocats en leur absence et les classer de manière appropriée pour les actions nécessaires.
- Taper et composer de la correspondance générale, des documents, des mémos, des rapports, des présentations PowerPoint, etc. à partir de diverses sources (par exemple, manuscrites et notes) en utilisant les modèles et les ressources de rédaction du cabinet. Il est responsable de l'exactitude et de la clarté de la copie finale et veille à ce que tous les travaux soient rendus en temps voulu.
- Saisir régulièrement les feuilles de temps des avocats concernés dans 3E et s'assurer que toutes les entrées de temps sont finalisées conformément aux délais mensuels du cabinet.
- Gérer le processus de facturation pour les avocats concernés, notamment en assurant la liaison avec les coordinateurs de la facturation, le cas échéant.
- Organiser avec le département des comptes les demandes de remboursement des dépenses personnelles. Il demande également le paiement des factures ou des chèques à tirer sur les numéros de clients/affaires appropriés.
- Tenir à jour une version des notes de transfert du secrétariat pour chaque avocat désigné.
- Assume toute autre tâche administrative ou de secrétariat ad hoc, selon les besoins.

**Profile**
- Anglais très courant (écrit et parlé)
- La connaissance du français/néerlandais serait un avantage.
- Excellent esprit d'équipe et faire preuve de coopération pour aider les autres.
- Faire preuve d'assiduité et de ponctualité.
- Conscience de la nécessité de fournir un service de qualité et de procéder à une auto-évaluation précise du travail entrepris.
- Capacité à entretenir des relations professionnelles et efficaces avec les clients.
- Capacité à organiser et à hiérarchiser efficacement la charge de travail afin de respecter les délais.
- Flexibilité pour travailler des heures supplémentaires selon les besoins.
- Expérience de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Une expérience d'Intapp, 3E, ChromeRiver et de la facturation serait un avantage.

**Offer**

Un contrat permanent à Bruxelles pour un rôle varié dans un environnement stimulant.