Assistent Lid Secretariaat - Brussels, België - Federale Politie

Federale Politie

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

3 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Studieniveau- Hoger secundair
- Graad- Assistent- Plaats van tewerkstelling- CG - DIENST INTERNE WERKING
- Koningsstraat 202 A, 1000 Brussel- Uiterste inschrijvingsdatum Referentienummer /S6T**Jobomschrijving**:
Het beheer van de administratieve steun aan de commissariaat-generaal (in
- en uitgaande briefwisseling, agenda, telefonische contacten,).
- Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.- De dossiers met betrekking tot zijn bevoegdheidsdomein of informatie in verband met die dossiers ontvangen;
- Dossiers voorbereiden en samenstellen die aan het diensthoofd Personeel of aan de directeurs moeten worden voorgelegd en/of aan DRP moeten worden toegezonden;
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen;
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden;
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is;
- De vastgestelde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels;
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures;
- Een conclusie betreffende het vervolg van de behandeling van het dossier formuleren;
- Een conclusie in het dossier formuleren en aan het bevoegde beslissingsorgaan voorleggen;
- Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier.

Als helpdesk, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.- Het probleem bepalen in de situatie die de verzoeker uiteenzet in het kader van gespecialiseerde P-materies;
- De contactpersoon zijn voor de beheerders in de antennes om vragen te beantwoorden die het personeelsbeheer betreffen;
- De contactpersoon zijn voor zowel de lokale als de federale provinciale politiediensten;
- De bekende procedures voor probleemoplossing toepassen;
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken.

Als planningsdeskundige, de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.- De inkomende en uitgaande briefwisseling (papier, mail) beheren (invoering in RIO, verspreiding aan de betrokken personen);
- Helpen bij de praktische organisatie van de vergaderingen ten bate van de dienst Personeel;
- Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen;
- Vergaderingen plannen, de uitnodigingen sturen, de zaal vastleggen, alsook eventueel het informaticamateriaal en de catering;
- In logistiek materiaal voor de dienst voorzien en het reserveren;
- De lokalen openen en afsluiten.

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten;
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten;
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen bezorgen aan de personen/diensten die hierom verzoeken;
- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen;
- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven;
- Aan de klanten uitleg geven, analyseren en structureren;
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.