Verantwoordelijke Van de Dienst Onthaal en - Brussels, België - Woluwe1150

Woluwe1150

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Onderneming**:

- Het gemeentebestuur verbindt er zich toe de maatregelen ter bestrijding van discriminatie te eerbiedigen en een politiek van diversiteit te bevorderen._

Als gemeente met meer dan inwoners staat Sint-Pieters-Woluwe voor vele uitdagingen, die typisch zijn voor onze tijd en onze stedelijke omgeving. Deze uitdagingen vormen de stuwende kracht die ons aanzetten om elke dag te innoveren. Op alle gebieden: burgerdiensten, netheid, scholen, administratieve stappen, veiligheid, cultuur, stedenbouw, groene ruimten, sport, trottoirs en wegen, openbare verlichting.

Om deze projecten uit te voeren zijn we regelmatig op zoek naar bevoegde, gemotiveerde en enthousiaste medewerkers. Deelt u ons gevoel voor dienstverlening en algemeen belang? Word onze medewerker

**Functie**:
Overeenkomstig het charter "Opdrachten, Visies, Waarden" van het Gemeentebestuur van Sint-Pieters-Woluwe is het hoofd van de dienst Onthaal en Logistiek verantwoordelijk voor het onthaal, de begeleiding en de voorlichting van het publiek. Hij vertegenwoordigt het imago van de collectiviteit en de Gemeente bij de gebruikers.

Als verantwoordelijke van de dienst Onthaal en Logistiek geeft u leiding aan een team van 11 personen (4 leden van de interne schoonmaakploeg van het gemeentehuis, 5 leden van het onthaalteam, 1 persoon van de economaat en 1 conciërge)

Activiteiten:
Management:

- De activiteiten van de dienst plannen en organiseren: de personeelsplanning beheren en maatregelen nemen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen;
- Uw team leiden, coachen, opleiden en motiveren, zorgen voor efficiëntie en eventuele conflicten oplossen;
- De door de autoriteiten uitgevaardigde richtlijnen mededelen en toezien op de tenuitvoerlegging ervan binnen uw dienst;

Beheer van de dienst:

- **Deelnemen aan een voortdurende denkoefening om de procedures van de dienst te verbeteren.**
- De organisatie van het team van bodes superviseren zodat het onthaal van de burgers op de begane grond en op de eerste verdieping tijdens de openingsuren van het gemeentehuis (donderdagavond inbegrepen) gegarandeerd is en dat er een voortdurende aanwezigheid is bij bepaalde vergaderingen (CBS, stedenbouwkundig overleg, ) en de huwelijken en bruiloften.
- De organisatie superviseren op het vlak van de logistieke aspecten van de vergaderingen van het College van Burgemeester en Schepenen en van de Gemeenteraad (inrichting van de zalen, de dranken, enz.) en van de verschillende activiteiten die door de gemeentediensten worden georganiseerd (in alle gemeentegebouwen).
- Beheer van het technische gedeelte van overheidsopdrachten in samenwerking met de dienst Onthaal-Logistiek: omschrijving van de behoeften, beheer van de begroting, keuze van de inschrijvers, beheer van de uitvoering van deze opdrachten (bevoorrading en voorraden, en indien nodig:

- Fietskoerier
- Waterfonteinen
- Fruit voor het personeel
- Uniformen
- Schoonmaakproducten
- Papier/enveloppen, klein kantoormateriaal
- Dranken, chips, koekjes, koffie, melk, suiker, enz.
- Organisatie van A tot Z, zowel op logistiek als administratief vlak, van diverse evenementen waaronder:

- Onthaal van de nieuwe inwoners;
- Het jaarlijkse feest van de gepensioneerden.
- Ondersteuning bij de organisatie van de verkiezingen: dranken, ontvangst tijdens voorbereidende vergaderingen, enz.:

- Organisatie van de actieve deelname van het onthaalteam aan diverse evenementen (bruiloften, cocktailparty's, recepties, vernissages, enz.), ook op zaterdag.
- Superviseren en beheren van eenmalige aanvragen: verzoeken om chauffeurs, diverse bestellingen en leveringen;
- Organiseren van het in enveloppen stoppen van brieven en/of mailings voor verschillende diensten volgens de planning en prioriteiten;
- Zorgen voor de wettelijke aanplakking van informatiedocumenten (agenda van de gemeenteraad, bekendmakingen, enz.) voor de burgers en voor de informatieve aanplakking binnen de gemeente;
- Logistieke steun verlenen aan de computertoepassing voor het reserveren van voertuigen en fietsen voor gemeentediensten in het gemeentehuis;
**Profiel**:
**Vereiste professionele vaardigheden**:

- Beschikken over een diploma hoger onderwijs(bachelor);
- Tweetalig Frans/Nederlands zijn - schriftelijke en mondelinge kennis;
- Goed kunnen werken met de informaticatools (Microsoft Office);
- Over goede teammanagementvaardigheden beschikken;
- De diplomatieke betrekkingen kunnen beheren;
- Het vermogen om taken uit te voeren met aandacht voor alle elementen, hoe klein ook, en om een goed niveau van nauwkeurigheid en volledigheid in gegevens en procedures te bereiken met betrekking tot deadlines en verwachte kwaliteit;
- De kennis van de wetgeving inzake van overheidsopdrachten is een troef;
- Het vermogen om de taken te onderscheiden naar prioriteit, om ze te plannen, om de nodige middelen te definiëren in functie van hun beschikbaarheid, om zo de afgesproken of vastgelegde resultaten te bereiken binnen de gestelde termijn