Management en Facilitaire departement/assistent - Antwerp, België - Daoust

Beschrijving

Omschrijving vacature

Je staat zowel de COO als de Facilitair manager bij in de dagelijkse werkorganisatie.

Taak omschrijving

Voor de COO:

•je staat in voor het beheer van de lopende zaken én komt tegemoet aan de talrijke onvoorziene vragen van je baas, van het bedrijf of van elders.

•Je ontvangt en filtert brieven, e-mails, faxen, telefoontjes, en je volgt ze op. Je stelt zelfstandig correspondentie op. Je vertaalt naar verschillende talen.

•Je organiseert vergaderingen en conferenties, je bereidt ze voor en notuleert.

•Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van bepaalde dossiers en neemt de nodige acties indien noodzakelijk.

Voor de Facilitair Manager:

•je staat bij in de dagelijkse werkorganisatie.

•Je staat in voor de dagelijkse interventieaanvragen bij de leveranciers die per mail toekomen vanuit de winkel.

•Je staat in voor het beheer van de lopende facilitaire zaken en voegt deze toe aan ons facilitair programma (Excel).

•Buiten de facilitaire zaken, komen hier :

• de verzekeringsdossiers bij. Jij zal hier in eerste instantie het spreekpunt zijn met de winkels/klanten en met onze makelaar.
• de auto-vloot; waaronder follow-up van PV's, tankkaarten, autoverzekering en natuurlijk ook de bestelwagens van de winkels.
• het mobiele telefoongebeuren; met name gsm's en abonnementen valt onder dit departement.

Uw profiel

Je bent in het bezit van een bachelor diploma in de richting van secretariaat talen of management assistent met minimum 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.

Competenties

•Een ervaring in de facilitaire wereld/verzekeringen is zeker ook een pluspunt

•Je hebt kennis van MS-office

•Je bent een administratieve duizenpoot, beheer oproepen, beheer agenda, memo's opmaken, verwerken en rapporten uitvoeren

•Je hebt een perfecte kennis in de Nederlandse taal en een zeer goede kennis in het Frans.

•Je bent communicatief sterk

Specifieke competenties voor de job:

•Bureauticamateriaal gebruiken

•Efficiënte opzoekingen op inter- en intranet maken

•Een softwarepakket voor tekstverwerking gebruiken

•Rekenbladpakket praktisch toepassen en zeer goed mee kunnen werken

•Goed kunnen werken met macro's

•Dactylografie

•Gegevens verzamelen, registreren, klasseren en beheren

•Dossiers samenstellen en opvolgen

•Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Frans vlot hanteren

Je beschikt over de volgende vaardigheden:

•Discreet

•Zelfstandig werken

•Klantgericht zijn

•Analytisch denken

•Flexibel zijn

•Innoveren

•Organiseren

•Planmatig werken

Aanbod klant

• Interim met optie vast.

•Voltijd, 4/5e bespreekbaar

•Aantrekkelijke salaris en extralegale voordelen.