Un-e Assistant-e Administratif-ve - Gosselies, België - Université libre de Bruxelles

Université libre de Bruxelles

Geverifieerd bedrijf

Gosselies, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

offre d'emploi RC2023/036CDD

Le Centre pour la microscopie et l'imagerie moléculaire (CMMI) de l'ULB/UMons recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve

pour un CDD à temps plein renouvelable en vue d'un CDI

**Contexte**:
Le Centre pour la microscopie et l'imagerie moléculaire (CMMI) est un centre d'imagerie préclinique cogéré par L'ULB et l'UMONS. Ce centre, qui a vu le jour grâce au support financier de l'union européenne et de la Région wallonne, a pour vocation d'offrir divers services d'imagerie à des institutions publiques et privées et est basé sur le site du Biopark Charleroi Brussels South, à Gosselies, dans la région de Charleroi.

Afin de venir en support à l'équipe de direction du CMMI (ULB et UMONS), nous recherchons un-e Office Manager / Management Assistant à temps plein sur le site de Gosselies.

**Fonction**:
**1. Gestion des aspects administratifs**:
Organiser les réunions, visites et évènements, prendre des rendez-vous.

Préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de l'équipe de direction (inclus : prise de notes et rédaction du procès-verbaux).

Gérer la production, la diffusion et l'archivage des informations (courrier, comptes rendus, documents comptables, dossiers techniques, données des sociétés, etc.).

Gestion du courrier (poste et courriels) entrant et sortant, classement, gestion des recommandés en collaboration avec notre assistante administrative.

Gérer l'agenda de la direction, planification et organisation de déplacements.

Accueil et réponses téléphoniques.

**2. Management de la cellule administrative**:
Suivi des budgets et gestion des entrées et sorties financières.

Gestion des aspects administratifs des marchés publics.

Gestion des aspects administratifs des projets de recherche (du dépôt à la clôture).

Appui administratif lors des audits.

Gestion et archivage des divers contrats.

Supervision des tâches d'une assistante administrative.

**Profil**:
Être titulaire d'un bachelier en secrétariat/office management ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.

Une expérience de minimum 5 ans en secrétariat de direction/office management est préférable mais pas obligatoire.

**Compétences**:
Maîtrise du français et de l'anglais (B2 minimum) et capacité rédactionnelle dans les deux langues.

La connaissance du néerlandais sera considérée comme un atout.

Connaissance en comptabilité est un plus.

Aisance par rapport aux textes administratifs ou de nature réglementaire.

Maîtrise de la suite bureautique MS-Office (Outlook, Word & Excel).

**Qualités**:
Sens de l'organisation, précision, proactivité, intérêt pour l'amélioration de processus.

Bonne gestion des priorités.

Orienté-e solution.

Goût pour la polyvalence.

Un intérêt pour le monde de la recherche scientifique et l'innovation en santé sera considéré comme un atout.

Un intérêt pour la communication et le marketing est un plus.

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial.

Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire.

Une formation permanente.

Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment).

Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l'expérience acquise.

Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement ).

Une institution avec des valeurs sociétales fortes.

**Politique d'égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Recherche contractuelle

Postuler

**Type contrat**: CDD recherche contractuelle

**Temps de travail**: Temps plein

**Campus**: Gosselies

**Date de parution**: 31/10/2023

**Date limite de réception**: 20/11/2023
[Référence RC2023/036CDD]