Assistant - Membre Du Département Personnel Et - Grez-Doiceau, België - Federale Politie

Federale Politie

Geverifieerd bedrijf

Grez-Doiceau, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Niveau d'études- Secondaire supérieur
- Degré- Assistant- Lieu d'embauche- ZP ARDENNES BRABANCONNES
- Chaussée de Wavre 107, 1390 Grez-Doiceau- Date limite d'inscription Régime de travail- Contrat de remplacement
- 12 mois
- Temps plein- Nombre maximum d'inscriptions- 30- Tests- Pas de test central au DPRS- Numéro de référence /P6F**Description d'emploi**:
L'assistant(e) est gestionnaire de tâches relatives à la logistique, essentiellement des tâches **comptables** et liées aux **marchés publics**. Occasionnellement, il/elle assumera des tâches dans le domaine du personnel. Il/elle travaille sous l'autorité directe du Directeur DPL.
- Les principales missions des membres du service « Logistique » sont les suivantes:
- La gestion du charroi, du mobilier, de la radiocommunication ou encore du patrimoine de la zone de police ;
- La gestion du patrimoine immobilier (assurances, travaux, énergie, ) ;
- L'établissement et le suivi du budget (comptes, modification budgétaire, ) ;
- La gestion de l'équipement et du matériel individuel et collectif des collaborateurs ;
- La gestion des différents marchés publics ;
- La gestion des bons de commandes et des factures ;
- La gestion des finances de la zone de police en collaboration étroite avec le comptable spécial (émission des mandats, encodage des traitements,...);
- Fournir un appui ponctuel aux autres départements ou services.

Il/elle sera en charge de tâches effectuées dans le domaine de la gestion de la logistique:
- Contrôle et suivi de l'infrastructure des bâtiments occupés par les services de la zone de police ;
- Gestion du charroi de la zone (dont les leasings);
- Inventaire et suivi du matériel ;
- Suivi des entretiens et des contrôles techniques (prise de rendez-vous et relais de l'information auprès du service concerné) ;
- Gestion et suivi des réparations ;
- Préparation et suivi des dossiers à transmettre à l'assurance en cas de sinistre ;
- Suivi de l'évolution kilométrique des véhicules et back-up des données ;
- Gestion et suivi des cartes carburant et de la consommation de carburant ;
- Veiller aux différents approvisionnements nécessaires (imprimantes, fontaines à eau, sanitaires, etc.) ;
- Gestion et suivi de la collecte des déchets (trajets à la déchetterie) ;
- Déplacements divers ;
- Classement et tenue des archives ;
- Encodage, référencement et distribution du matériel individuel et collectif ;
- Gestion et réapprovisionnement du stock ;
- Effectuer des petits achats divers ;
- Demander des offres de prix ;
- Gérer les contacts avec certains partenaires, fournisseurs, etc. ;
- Suivi du matériel nécessitant un entretien, un étalonnage, une réparation, etc. ;
- Accueillir et gérer différents corps de métier (accompagner, fournir les informations nécessaires, etc.);
- Traitement du courrier entant et sortant (encodage des factures,) ;
- Travail rédactionnel, notamment en matière de marchés publics (cahier des charges, bons de commande,) ;
- Relire et corriger divers textes ;
- Synthétiser certaines matières ;
- Organisation du classement fonctionnel de tous les documents ;
- Comptes-rendus de réunions (prise de notes, rédaction, mise en forme et diffusion) ;
- Tenir la documentation du service à jour ;
- Gérer et encoder les dossiers qui lui sont conférés d'une façon autonome ;
- Prêter main forte aux autres départements en cas de nécessité.

Pour les marchés publics, l'assitant(e) doit pouvoir gérer un dossier de la manière suivante:

- Détecter et déterminer les besoins avec le service/la personne concerné(e)
- Estimer le montant du marché
- Déterminer la procédure à suivre et les différentes démarches à effectuer
- Rédiger le Cahier spécial des charges si nécessaire
- Préparer les dossiers à présenter au Collège/Conseil
- Désigner les firmes à consulter ou procéder à la publication du marché
- Rédiger et assurer le suivi des courriers/formulaires de demande d'offres (envoi, analyse, demande d'informations complémentaires, etc.)
- Analyser et comparer les offres en rédigeant un rapport ou un tableau de comparaison suivant la procédure
- Respecter la procédure des trois feux verts et demander l'avis Conseiller en prévention quand c'est nécessaire
- Réaliser le dossier d'attribution (délibération du Collège de police, courrier, notification, informations des soumissionnaires non-retenus, etc.)
- Procéder aux commandes et engagements (envoi bon de commande ou courrier)
- Suivre la réception et vérifier la livraison ou l'exécution du marché
- Accepter ou non la réception du matériel ou des prestations fournies (par le Collège de police quand c'est nécessaire)
- Effectuer le suivi de la facture, de l'inscription au patrimoine, etc. (voir finances)
- Intégrer les éléments complémentaires aux dossiers (souscription d'un assurance, d'un contrat d'entretien, etc.)