Dossierbeheerder Personeel - Aalst, België - Stadsbestuur Aalst

Stadsbestuur Aalst

Geverifieerd bedrijf

Aalst, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Functie**:
Heb je interesse in de verschillende domeinen van HR? Werk je nauwkeurig en ben je klantgericht? Ben je stressbestendig en flexibel? Lees dan snel verder

**Profiel**:
Het stadsbestuur streeft ernaar Aalst uit te bouwen tot een aantrekkelijke, charmante en sociaalvoelende woonstad waar mensen graag wonen, werken en zich ontspannen.

Het organogram toont de organisatiestructuur van stad Aalst, die een modeldienst
- en hulpverlener wil zijn voor onze bevolking en waar een blijvende investering in toegankelijke en kwaliteitsvolle dienst
- en hulpverlening als vanzelfsprekend wordt aanzien.

De organisatie telt ruim 1800 gedreven medewerkers.

Als interne dienstverlener zet de dienst Personeel en Organisatie acties op om het welzijn, de betrokkenheid, de prestaties en opleidings
- en ontwikkelingsmogelijkheden van alle medewerkers te verhogen. De dienst zorgt ervoor dat alle administratieve HR-processen doorheen de loopbaan (aanwerving, opleiding, beoordeling, ontwikkeling, verlofstelsels, uitstroom,) ontworpen en uitgevoerd worden.

De dienst Personeel en Organisatie (+/- 40 VTE) maakt deel uit van het thema dienstverlening.

Je maakt als dossierbeheerder deel uit van een multidisciplinair dienst
- adviesverleningsteam. Dit zijn multidisciplinaire teams die de dienstverlening van klantensegmenten (diensten binnen thema Ruimte en Mens of thema Zorg en Dienstverlening) verzekeren op vlak van o.a. allerhande personeelsvragen, personeelsadministratie, vormingsnoden, evaluatie, rekrutering en selectie,

Als dossierbeheerder ondersteun je het dienst
- en adviesverleningsteam op administratief vlak.

**Jobinhoud**

**Jouw belangrijkste uitdagingen**:

- Je bent verantwoordelijk voor het uitwisselen van informatie en het beantwoorden van diverse vragen met als doel klanten en andere (interne en externe) betrokkenen correct te informeren.
- Je verzamelt, vervolledigt en verwerkt administratieve gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
- Je verifieert en controleert documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
- Je neemt actief deel aan vergaderingen en werkgroepen. Je rapporteert daarbij over de stand van zaken.
- Afhankelijk van de noden in het dienst
- en adviesverleningsteam zal je ofwel worden ingeschakeld voor personeels
- & loonadministratie ofwel werving & selectie.

**Jouw belangrijkste uitdagingen op vlak van personeels
- en loonadministratie**:

- Je staat in voor de correcte verwerking van de individuele personeels-en loonadministratie van de medewerkers van de organisatie.
- Je registreert alle persoons
- en loopbaangegevens (vb. opname verlofstelsel, onkostenvergoedingen,) in het payrollprogramma, met het oog op een correcte verloning.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers (van indiensttreding tot en met uitdiensttreding) i.v.m. praktische, administratieve vragen rond thema's als verminderde prestaties, ouderschapsverlof, aanstellingen en bevorderingen, deeltijds werken, groeipakket, vergoedingen, arbeidsovereenkomst, verlof,...
- Je verzamelt, vervolledigt en verwerkt allerhande gegevens met als doel personeelsdossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.

**Jouw belangrijkste uitdagingen op vlak van werving & selectie**:

- Je bent een eerste aanspreekpunt voor sollicitanten. Je wisselt informatie uit en beantwoordt diverse vragen met als doel sollicitanten (o.a. verloop van selectieprocedures, resultaat selectieprocedures,) en andere (interne en externe) betrokkenen tijdig en correct te informeren rond lopende selectieprocedures.
- Je publiceert vacatures, controleert of sollicitaties voldoen aan de gevraagde voorwaarden en bewaart het overzicht door het opmaken van Excel-lijsten, aanvullen van rapporten, databanken,
- Je bent verantwoordelijk voor de logistieke organisatie van selectieprocedures (reserveren van zalen, toezicht houden bij selectieonderdelen, nodige documenten afdrukken/ kopiëren,).

**Jij...**
- hebt een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
- bent snel beschikbaar en hebt interesse in een contract van bepaalde duur.
- hebt interesse om je te verdiepen in HR-materies.
- bent goed in het plannen van je eigen werk zodat je deadlines kan halen.
- communiceert op een klantvriendelijke wijze met sollicitanten, medewerkers, interne of externe partners. Je hebt dus geen angst bij het leggen van nieuwe contacten (persoonlijk / telefonisch).
- komt al eens in een stressvolle situatie terecht. Je blijft kalm bij piekmomenten, onverwachte wendingen of moeilijke situaties en behoudt het overzicht.
- gaat om met en lost zelfstandig problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
- bent sterk in samenwerken, zowel binnen het eigen team als met andere stadsdiensten en externe organisaties. Je deelt je kennis en inzichten met je collega's.

**Aanbod**:
**Stad Aals