Desk Operator - Neder-Over-Heembeek, België - MSF Supply

Beschrijving

**RESPONSABILITES**:

- Il doit connaître et appliquer les contraintes des pays afin garantir le bon traitement de la commande :les spécificités des produits utilisés par MSF Supply (psychotropes, produits dangereux, précurseurs, Keep Cool)

les règles d'importation de chaque pays dont il responsable.
les procédures internes et externes en vigueur
les outils utilisés
Pour les pays en guerre, il rassemble à la demande, les informations nécessaires via les partenaires locaux et les correspondants supply, sur le terrain et les partage en interne.
- Gérer les commandes des clients de manière à ce que les missions reçoivent à temps les produits demandés en tenant compte des contraintes liées à l'importation des produits.
- Réceptionner les commandes envoyées par les missions MSF et autres clients humanitaires de son portfolio.
- Vérifier que la commande a bien été établie selon les règles en vigueur (adresse, mode de transport, incoterms, tarif client, contraintes d'importation) et introduire les corrections/modifications nécessaires.
- Vérifier la bonne attribution des codes des produits et si nécessaire transférer les informations aux pharmaciens / techniciens (Assurance Qualité) pour obtenir le code adéquat.
- Prendre contact en anglais/en français avec le client afin de l'informer de la bonne réception de la commande et en cas de doute, de s'assurer qu'elle corresponde bien à ses besoins et de lui transmettre l'information sur l'évolution de ses demandes.
- Garantir la bonne répartition des produits dans différentes commandes selon leur statut (article stocké ou article affecté (acheté sur demande)) et leurs caractéristiques intrinsèques (produits dangereux, produits température contrôlée, stupéfiants, psychotropes, précurseurs,).

Pour les articles stockés :Analyser la pertinence des demandes. En cas de souci, faire valider la commande par le Supply Manager Mission et/ou proposer une autre solution
Répondre au mieux à la demande des clients en analysant la disponibilité des produits et en tenant compte de la capacité de production du magasin (négociation avec le service planification des commandes).
S'assurer que le montant alloué à la commande correspond à celui repris dans la commande initiale de la mission et en cas de non-respect l'en informer.

Pour les articles affectés (articles non stockés) :Analyser la pertinence des demandes. En cas de souci, faire valider la commande par le Supply Manager Mission et/ou proposer une autre solution
Transférer vers le service procurement les demandes afin d'obtenir un délai de livraison et un prix.
S'assurer que le montant alloué à la commande correspond à celui repris dans la commande initiale de la mission et en cas de non-respect l'en informer.
- En collaboration avec le service planification du magasin et selon l'urgence de la commande, définir une date de préparation physique de la marchandise (date Ready-To-Ship) selon la disponibilité des articles stockés, les dates de livraison des articles commandés.
- Rester en contact avec le département des expéditions afin d'organiser au mieux la planification commande tout en tenant compte de leurs prévisions de transport.
- Classer et archiver l'ensemble des documents et informations liés au traitement des commandes à fin de garder l'historique de la commande.
- Tenir le client au courant de sa situation budgétaire en fin d'année et en cas de dépassement budgétaire, trouver une solution avec le client.
- En cas de claim, fournir les informations nécessaires au quality officer.
- Travailler en binôme par groupe de pays et assurer le back-up en cas de nécessité
- Fournir une expertise technique aux clients - Cellule - OpérationsA la demande d'un client / d'un SCO /, donner un appui sur l'analyse du processus de traitement des commandes et formuler des recommandations.

En cas de demande particulière de produit de la part d'un client, transférer la demande au technicien adéquat afin de trouver la solution la plus adéquate et en faire part au client.
Mettre en place et suivi des Services Level Agreement (SLA) en collaboration avec le SCO reprenant les contraintes et obligations des différentes partenaires.
Participer au comité de projet organisé par l'OCB et apporter son expertise pour proposer des solutions permettant de résoudre les problématiques abordées. Il partage les décisions en interne.

**RAISON D'ETRE**:
Assurer la bonne réception et le bon traitement des commandes internationales en vue de garantir leur réalisation/traitement complet tout en essayant de répondre au mieux aux exigences des clients (qualité, délais, respect des prix) dans le respect des procédures.

**PROFIL**:

- Niveau d'étude : bachelor ou équivalent par expérience
- Nombre d'années d'expérience : 3 ans dans le supply et minimum 1 an d'expérience en mission.
- Compétences linguistiqu