Zakelijk Medewerker - Leuven, België - HUELGAS ENSEMBLE

Beschrijving

Functieomschrijving

Het doel van de functie van zakelijk medewerker is e en vlotte en efficiënte administratief-organisatorische werking verzekeren van het Huelgas Ensemble.

Op operationeel niveau werk je nauw samen met de algemeen directeur en de artistiek directeur; op bestuurlijk niveau werk je samen met het dagelijks bestuur van de vereniging.

Je bent verantwoordelijk voor alle zakelijke en administratieve belangen van het ensemble. Dit impliceert een brede algemene verantwoordelijkheid op de niet-artistieke domeinen zoals financiën, samenwerking met de boekhouder, het juridische, het verzekering-technische, het opvolgen van de contracten van alle medewerkers.

Je draagt bij aan de financiële optimalisatie van de werking van het ensemble. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de begroting en het opvolgen van de cashflow. Daartoe hoort het opmaken van facturen, het uitvoeren en opvolgen van betalingen, en het bijhouden van gegevens in Excel.

Je leidt alle administratieve taken in goede banen. Je onderneemt alle acties die nodig zijn voor een correcte uitvoering van de loonadministratie en je biedt ondersteuning bij boekhoudkundige activiteiten. Je maakt de contracten op van het personeel en de musici, je volgt dit op en berekent de vergoedingen op basis van hun prestaties.

Je bent verantwoordelijk voor het beheer en het aanmaken van de subsidiedossiers en het correcte en nauwgezette indienen van subsidieaanvragen en verantwoordingsdossiers.

Je zorgt voor alle nodige verzekeringen en volgt de optimale oplossingen voor het ensemble op. Je volgt alle belangen in verband met belastingen, registraties, financiële attesten enzovoorts op. Je zorgt voor alle belangen van het kantoor en bent verantwoordelijk voor een adequaat IT equipment voor alle medewerkers.

Je ondersteunt het team van het Huelgas Ensemble en je bent een belangrijk aanspreekpunt van de musici en het personeel inclusief vrijwilligers. Je bent verantwoordelijk voor het informeren van de leden van het Huelgas Ensemble (algemeen directeur, artistiek directeur, productie manager en vrijwilligers), de voorzitter van het Bestuur en het Bestuur /AV van het Huelgas Ensemble, de administratie van de Vlaamse Overheid, de stad Leuven enzovoorts. Je coördineert de vergaderingen van het Bestuur / AV en neemt de functie van verslaggever ter harte.

Je onderhoudt het zakelijke en administratieve archief (digitaal en fysiek) en het fysieke artistieke archief op kantoor volgens het archiefplan.

Profiel

Jonge starters zijn evenzo welkom als ervaren werknemers.

Interesse in de cultuursector; zo mogelijk aantoonbare ervaring op dat gebied.

Jobgerelateerde competenties
- Activiteiten uitvoeren: Relatiebeheer met de leveranciers, de fiscale diensten en de financiële tussenschakels (banken, verzekeringen,...)
- De begroting van de organisatie opstellen, voorleggen aan de leidinggevende instanties en aanpassingen uitvoeren
- De evolutie van de financiële resultaten van de organisatie opvolgen
Het financieringsplan opstellen

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Digitaal denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit

Aanbod
- Deeltijdscontract van onbepaalde duur: 18 uren per week, te presteren in drie werkdagen.
- Looncategorie B (PC 304).
- Meenemen van anciënniteit mogelijk (tot maximum 10 jaar).
- Maaltijdcheques.
- Flexibele werkregeling, met mogelijkheid van maximum één dag per week thuiswerk.
- Dynamische en diverse culturele omgeving van een internationaal ensemble.
- Een open werksfeer met ruimte voor initiatief.
- Werkplek in Unesco Werelderfgoed (Groot Begijnhof, KU Leuven).

Plaats tewerkstelling

HUELGAS ENSEMBLE
Groot Begijnhof LEUVEN
- Toon op kaart

Bijlage: vacature zakelijk
PDF

Vereiste studies
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Niet van belang

Talenkennis
- Engels (zeer goed)
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds - 18 uren per week, te presteren in 3 dagen
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Groot Begijnhof LEUVEN