Administratief Verantwoordelijke - Elsene, België - Vrije Universiteit Brussel

Vrije Universiteit Brussel

Geverifieerd bedrijf

Elsene, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**1 - Werken bij de VUB**:
Ben jij onze administratief verantwoordelijke die graag zijn tanden zet in administratieve en boekhoudkundige taken en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?
VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. Jij als individu, samenwerkend aan de VUB en een betere wereld.

De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo'n **3500 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

**2 - Functiebeschrijving**:
Als administratief verantwoordelijke werk je bij de Directie Infrastructuur op onze campus te Etterbeek. Samen met je collega's ben je verantwoordelijk voor de uitvoering en ondersteuning van zowel administratieve (60%) als boekhoudkundige (40%) taken:

- Je staat in contact met interne klanten, collega's binnen en buiten de directie infrastructuur en diverse leveranciers en bent verantwoordelijk voor het opvolgen en behandelen van mail-, telefoonverkeer en klassement.
- Je bent verantwoordelijk voor de procesflow rond offerteaanvragen (in SharePoint).
- Je behandelt de bestelorders (o.a. nazicht van de gegevens, controle van de procedures en wetgeving,...), verwerkt en controleert de betaling van facturen en behandelt de creditnota's.
- Daarnaast sta je in voor het verzamelen, controleren, corrigeren, invoeren, opslaan en opvolgen van gegevens in administratieve systemen en bedrijfsspecifieke applicaties.
- Samen met je collega's zorg je voor een efficiënte, professionele dienstverlening en permanentie tijdens de openingsuren van de Dienst Infrastructuur.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- We zoeken iemand met een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Kennis van MS Office is een vereiste (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint ).
- Je hebt goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands; kennis van Engels en Frans is een plus.
- Je hebt een affiniteit met cijfers/boekhouden en hebt bij voorkeur al enige ervaring met boekhoudkundige programma's of je bent bereid om dit te leren.
- Je bent leergierig, punctueel, flexibel, klantgericht en organisatorisch sterk.
- Als multitasker weet je precies hoe je prioriteiten stelt, ga je proactief te werk en haal je deadlines in drukke periodes.
- Je werkt goed zelfstandig, maar je bent ook een echte team player.
- Codes van integriteit, objectiviteit, gelijke behandeling en transparantie, uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen, zijn voor jou belangrijk.

**4 - Aanbod**:
Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 (min. € max. € 4586,42) of 6 (min. € 3426,57 - max.€ 4953,09).

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

- Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken [waaronder een smartphone & abonnement;] OF [een maandelijkse internetvergoeding van 20 euro*];
- Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
- Een kosteloze hospitalisatie
- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
- Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
- Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
- Kinderdagverblijf vlakbij de campus, korting op vakantiekampen;
- De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
- En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor

**5 - Geïnteresseerd?**:
Stel je dan kandidaat vóór 12/03/2023 via ****

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

- Stap 1**:CV-screening **door een van onze recruiters.
- Stap 2**:Een vergelijkende proef**, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en w