- Je zorgt ervoor dat onderzoeksprojecten feilloos administratief worden opgevolgd bv. dat uitgaven correct worden geboekt, dat de timesheets en verslagen periodiek worden ingediend, je zorgt mee voor een tijdige rapportering en je organiseert meetings en online events.
- Daarnaast rekenen we ook op jou bij het aanvragen van onderzoeksprojecten bv. het verzamelen van CV's en andere informatie, invullen van kostentabellen.
- Je ontpopt je als een ware reisorganisator en zorgt ervoor dat binnen- en buitenlandse beroepsverplaatsingen tiptop georganiseerd worden (vluchten, treinreizen, hotelreservaties,...).
- Je ondersteunt de rekrutering en selectie van nieuwe medewerkers, onder meer door kandidaten te contacteren, sollicitatiegesprekken in te plannen.
- Je vangt nieuwe medewerkers op en maakt hen wegwijs in het departement. Je verwelkomt studenten (bv. Erasmus), bezoekers en buitenlandse collega's en treft de nodige voorbereidingen voor een aangenaam verblijf.
- Je bent de spilfiguur in het labo: bv. je zorgt dat alle medewerkers happy zijn (bv. dat er altijd koffie is), plant de teammeetings in en zorgt ervoor dat documenten worden elektronisch worden bijgehouden, zodat ze later makkelijk kunnen teruggevonden worden.
- Je krijgt van ons de mogelijkheid om je functie verder vorm te geven in het opnemen van bijkomende taken die jou interesseren en waar je goed in bent. Bv. websitebeheer (check), ontwerpen van posters (check), social media (dubbelcheck) voor de jou toegewezen onderzoeksgroepen.
- Je bent logistiek manusje van alles voor kleine tot middelgrote evenementen zoals studiedagen, lezingen, enz. Je zorgt voor de locatie, organiseert de registraties, voorziet aangepaste catering en bent creatief in het omgaan met onvoorziene obstakels of het oplossen van last-minute problemen. Gewenst profiel
- Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma, of hebt vanuit ervaring een gelijkwaardig niveau verworven.
- Onze ideale kandidaat heeft een technische achtergrond (bv. laboratoriumtechnoloog, technisch-wetenschappelijke opleiding...) en is daarna de administratie ingerold.
- Je hebt reeds enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie of met een soortgelijk takenpakket. Het team staat klaar om je van alle uitleg te voorzien en op je vragen te antwoorden. KU Leuven voorziet ook heel wat hands-on trainingen en opleidingen.
- Je bent sterk in plannen en organiseren en kan jongleren met verschillende opdrachten die op je af komen.
- Je bent leergierig en kijkt ernaar uit nieuwe vaardigheden te verwerven.
- Zin voor verantwoordelijkheid, initiatief en proactiviteit, dat kenmerkt jou ten voeten uit.
- Je communiceert vlot en professioneel, mondeling en schriftelijk, in het Nederlands en in het Engels (en ... af en toe eens checken in Google Translate of DeepL doen we allemaal).
- Je kan uiteraard goed werken met MS Office (Word, Excel, Outlook,...).
- Je kijkt ernaar uit deel uit te maken van ons team. Je hoeft niet echt een chocolade-addict of koffielover te zijn (al zijn de meesten hier dat wel, dus goede koffie en wat zoetigheid hier en daar gegarandeerd), maar we kijken vooral uit naar een fijne collega op wie we kunnen bouwen. Ons aanbod
Administratie- en organisatiekrak - Leuven, België - KU Leuven
Beschrijving
Omschrijving van de vacatureWerken aan KU Leuven is best uniek. Je vindt er telkens weer nieuwe uitdagingen, wordt gestimuleerd om je grenzen te verleggen en je ambities waar te maken. Je draagt, direct of indirect, bij aan kwalitatief, innovatief onderwijs en grensverleggend wetenschappelijk onderzoek. Voor het administratief team van het Departement Menselijke Erfelijkheid zijn we op zoek naar een expert in organisatie en administratie. Ben jij een administratieve en organisatorische straffe krak-in-het-vak en heb je heel veel 'goesting' om de onderzoeksactiviteiten van enkele laboratoria en professoren op organisatorisch en administratief vlak te ondersteunen? Stel je dan zeker kandidaat, want wij zoeken jou
Functie
Je ondersteunt professoren en hun onderzoeksgroep met veel gedrevenheid en toewijding en dat maakt je in geen tijd onmisbaar. Je takenpakket is heel gevarieerd:
Wij bieden een deeltijdse aanstelling van 60%, 70% of 80% (geef het gewenste percentage aan in je motivatiebrief) van onbepaalde duur. Heb je relevante ervaring en ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. Bovendien biedt KU Leuven heel wat extra legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, ecocheques,...
Je werkt samen met fijne collega's in een klein, hecht team en in een boeiende, dynamische en internationale omgeving op Campus Gasthuisberg in Leuven.