Un-e Assistant-e de Direction à La Faculté de - Brussels, België - Université libre de Bruxelles

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Brussels, België

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Sophie Dubois

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Beschrijving

offre d'emploi 2023/155

Le secrétariat du Décanat de la Faculté de Lettres, Traduction et Communication recrute:
Un-e secrétaire du Décanat

Pour un CDI statutaire à temps plein

**Contexte**:
La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l'ULB en 2015. Elle est présente sur le site du Solbosch, répartie au sein de 3 bâtiments : le A, le U et le D. La Faculté est constituée des Départements de Langues et Lettres, des Sciences de l'Information et de la Communication et de l'École de Traduction et Interprétation ISTI — Cooremans.

Nous formons des spécialistes des langues, des littératures et des cultures, des traducteurs et des interprètes, des linguistes, des journalistes et des communicants exigeants et formés aux savoirs et compétences de pointe dans leurs domaines respectifs. Nous gérons ainsi la carrière de nos enseignants et favorisons le développement de la recherche par l'intermédiaire de nos 4 centres de recherche (Tradital, Philixte, LaDISCO et ReSIC ), de nos formations doctorales et de notre appui aux chercheurs dans leur recherche de financement.

La personne recrutée sera amenée à travailler sous la responsabilité opérationnelle (RO) de la Doyenne ou du Doyen de la Faculté (Décanat) et dépendra hiérarchiquement (SH) de la Directrice de l'administration facultaire (DAF).

Le télétravail est organisé dans notre Faculté à raison d'un jour par semaine (2 jours par semaine durant certaines périodes déterminées), en concertation avec la personne recrutée. Les congés doivent être pris obligatoirement durant des périodes bien déterminées de manière à pouvoir garantir la continuité du service et l'accueil de notre public.

**Mission**:
1.Planification de l'année académique facultaire, gestion de l'emploi du temps de la Doyenne ou du Doyen et de la Vice-Doyenne ou du Vice-Doyen c.à.d. le Décanat. (+/- 25%)

Planification, en amont de l'année académique, du calendrier des réunions facultaires, de l'échéancier des dossiers facultaires, des réunions et commissions facultaires (permanentes et ad hoc) et des Comités de Concertation de Base (CoCoBa) - Commissions Paritaire Locale (CoPaLoc) dans le respect des calendriers institutionnels et des dispositions règlementaires institutionnelles et facultaires
Organisation des rendez-vous et réunions de coordination, de préparation et de suivi des dossiers du Décanat et rôle d'anticipation et d'initiative en la matière avec, selon les sujets, le ou les interlocuteurs facultaires et institutionnels concernés

**Gestion et organisation de l'agenda personnel du Décanat**: horaires des cours, des examens et des défenses de mémoire et demandes de RDV ponctuelles
Envoi des ordres du jour et diffusion des documents relatifs aux différentes réunions

2. Gestion complète de toute la communication entrante et sortante du Décanat et de la Faculté. (+/- 25%)

Dépouillement et premier examen de tout le courrier (postal et électronique) adressé au Décanat et redirection vers les services et personnes appropriés
Préparation du courrier avant transmis (établissement de la documentation appropriée au sujet ; recherche des dossiers utiles ; travail de mise en forme et de vérification, etc.)
Rédaction et relecture de toute la communication sortante
Création et mise à jour des groupes de destinataires pour l'expédition aux membres du personnel académique, scientifique et administratif de la Faculté de même qu'aux instances extérieures
Suivi du travail relatif aux éloges des professeurs honoraires en vue de la cérémonie d'hommage organisée à l'Université par le service des cérémonies

**3.Assistance dans la gestion des dossiers du Décanat**: préparation, traitement, suivi et classement. (+/- 25%)

Préparation de tous les dossiers avec un rôle d'initiative attendu, avant analyse et traitement par le Décanat qui doit disposer de tous les éléments utiles à ses prises de décision
Vérification du bon aboutissement des demandes du Doyen et de la DAF : lettres en attente, documents à réceptionner, etc.
Compilation et mise à jour des différents mandats (électifs ou de représentants) facultaires et composition de toutes les Commissions facultaires renouvelées chaque année ou tous les 2 ans
Gestion de l'archivage électronique et papier de l'ensemble des réunions et commissions facultaires présidées par le Décanat

4. Rôle d'interface avec tous les services de la Faculté, tous les services de l'Université, désireux d'entrer en contact avec le Décanat ou en demande d'informations diverses et tous les interlocuteurs extérieurs. (+/- 25%)

Accueil des nombreuses personnes désireuses de s'entretenir avec le Décanat et suivi approprié
Evaluation des demandes et proposition d'aide directe
Organisation des rendez-vous
Filtrage des communications téléphoniques, transmission, orientation ou réo