Fleet and Office Assistant - Brussels, België - CERTISYS

CERTISYS

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Functieomschrijving

CERTISYS is een deskundig controleorgaan in duurzame certificeringen (BIO, Cosmos, Rainforest Alliance,...), pionier in biologische certificering in België, al meer dan 30 jaar actief in de Benelux. Wij maken deel uit van de Ecocert-groep, de wereldleider op het gebied van certificering van biologische levensmiddelen en cosmetica, wat een internationale dimensie toevoegt aan onze echt lokale wortels.
- Wij zijn momenteel op zoek naar _een Fleet & Office Assistant (m/v/x)_ om ons team te versterken._

UW MISSIE

U zorgt voor een warm onthaal van onze bezoekers in Bolinne en voor een vlotte organisatie van de verschillende Certisys-kantoren. U beheert onze verschillende wagenparken (fietsen, auto's, IT) en biedt waardevolle administratieve ondersteuning.

In detail betekent dit dat, onder de coördinatie van de Executive Assistant
- U bent operationeel beheerder van het wagen-, fiets
- en IT-park van Certisys. U bent daarbij de contactpersoon voor leasemaatschappijen en chauffeurs, u volgt facturen op en verzorgt het dagelijks beheer van het wagenpark.
- U organiseert de actualisering van en de toegang tot werkmateriaal voor alle medewerkers (IT, telefonie en andere apparatuur)
- U draagt bij tot het behoud van een aangename werkomgeving
- U beheert de verschillende operationele sites (Bolinne, Brussel en Gent) op het vlak van organisatie, bevoorrading en onderhoud (opvolging van de externe schoonmaakploeg, opvolging van het onderhoud van de verwarmingsketels, enz.)
- U bent verantwoordelijk voor de ontvangst van bezoekers in Bolinne en voor bepaalde administratieve taken: beheer van externe documentatie, post, klassement en archivering.

Profiel
- U hebt een bachelorsdiploma directiesecretariaat of gelijkwaardige relevante ervaring
- U spreekt vloeiend Frans en hebt een goede basis voor interactie in het Nederlands en Engels. U bent gemotiveerd om je taalvaardigheid te verbeteren
- U bent vertrouwd met het Office-pakket (Word, Excel, PowerPoint)
- U wordt erkend voor uw organisatorische vaardigheden en uw nauwgezetheid.
- U bent vindingrijk en vindt oplossingen om je missie te volbrengen.
- U respecteert procedures in een geest van voortdurende verbetering
- U wilt bijdragen aan de ontwikkeling van ons bedrijf, geëngageerd in een sector die zinvol is

Jobgerelateerde competenties
- De activiteiten en het administratieve beheer van het personeel opvolgen en controleren
- Leveranciers of dienstverleners selecteren
Onderhandelen over contractvoorwaarden
De geleverde diensten of producten controleren
- De opvolggegevens van de activiteiten registreren (reparatie, gebruik, verbruik,...)
- De toewijzing van voertuigen plannen en opvolgen (beschikbaarheid, duur, modellen,...)
- De activiteiten van het personeel plannen en de werkposten verdelen
- Het reglementair gebruik van voertuigen opvolgen en controleren (technische controles, verzekeringen,...)
- Personeel opleiden in procedures, technieken, werkmethodes, gebruik van materieel en toepassing van de voorschriften
- Bevoorradings
- en uitrustingsbehoeften bepalen en bestellingen plaatsen (gereedschap, reserveonderdelen, brandstoffen,...)
- De nood aan reparatie, onderhoud, specifiek gebruik,... vaststellen en interventies of aangepaste acties bepalen (soort, duur, kosten, voorwaarden,...)
- Het onderhoud, reparaties, technische controles of de ontvangst van voertuigen plannen en controleren
- Contracten met onderaannemers beheren (outsourcing, prestaties,...)
- Afwijkingen, storingen en klachten vaststellen en corrigerende of preventieve acties ondernemen (reparaties, controles,...)
- De nood aan vernieuwing, uitbreiding of evolutie van het wagenpark bepalen
- De kosten voor het gebruik van de voertuigen opvolgen en analyseren (beheer, optimalisatie, verbruik, outsourcing,...)
- Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren

Aanbod
- Een vast contract voor onbepaalde duur
- Een uitgebreid opleidingsplan om u in staat te stellen uw missie in de beste omstandigheden uit te voeren
- Een aantrekkelijk salarispakket: salaris in lijn met de sector, maaltijdcheques, 13e maand, ecocheques, enz.
- U zo snel mogelijk bijvoegen bij uw bijna 60 nieuwe collega's
- Komen werken in een snelgroeiende en opwindende sector, voor een dynamisch en snel bewegend bedrijf
- Een gevarieerde en stimulerende baan met uitdagingen en verantwoordelijkheden
- Een luisterend oor voor uw goede ideeën

Plaats tewerkstelling

5310 BOLINNE

Vereiste studies
- Ac. bach. Oosterse talen en culturen
- Graduaat Bedrijfsorganisatie
- Graduaat Meertalig secretariaat

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (in beperkte mate)
- Frans (zeer goed)
- Nederlands (goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 5310 BOLINNE