Technicien (e) en administration – Bureau de la Présidence-direction générale adjointe (PDGA) - Saint-Hubert, België - CISSS de la Montérégie-Centre

Beschrijving

Description

du poste : Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l'humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Le CISSSMC, c'est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l'épanouissement de ses employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d'une quarantaine d'installations, dont l'Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l'Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d'être un milieu d'apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l'Université de Sherbrooke et son lien d'affiliation avec l'Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l'emploi pour vous.

Nous sommes à la recherche d'un(e) technicien(ne) en administration pour un POSTE PERMANENT au sein de l'équipe de la direction générale. Le mandat d'assister la Présidente-directrice générale adjointe (PDGA) dans ses fonctions administratives.
Port d'attache : Centre administratif, situé au 3141 boul. Taschereau

Libellé du titre d'emploi :
En plus d'exercer l'ensemble de travaux administratifs de nature complexe, la personne titulaire du poste assume de façon autonome, au sein de la direction, des activités de coordination et de contrôle qualitatif d'un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l'organisation du travail de bureau ou de secteurs d'activité connexes.

Sommaire de la fonction :
La personne titulaire du poste joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l'organisation et des interfaces avec les différents partenaires. Elle s'implique dans divers dossiers d'enjeux majeurs, démontre un sens créatif et s'adapte rapidement de façon proactive et réactive afin d'apporter tout le soutien nécessaire. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à sa direction. Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels et autres.

La personne titulaire du poste réalise notamment les tâches suivantes :
·Assiste la PDGA dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps;
·Coordonne et contrôle les communications internes et externes et agis à titre de personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes;
·Gère et arbitre l'agenda en collaboration avec la PDGA; reçois les demandes, les inscrits et supervise l'organisation des réunions ou rencontres. De plus, elle en assure l'aspect logistique;
·Vois au respect des échéances de divers dossiers;
·Assure les liens avec les autres directions, les gestionnaires concernés dans leurs dossiers respectifs et avec les partenaires externes;
·Remplit et/ou assure la gestion de divers formulaires de remplacement, affichages de postes, demandes de congé, formations, etc., et les achemine aux directions responsables;
·Exécute des travaux complexes à caractère administratif en procédant à la cueillette et à l'analyse de données reliées aux différents mandats confiés;
·Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations;
·Assure la rédaction de certaines lettres signées par son supérieur immédiat. Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par sa direction;
·Planifie et organise les rencontres de différents comités : élabore l'ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique. Vois à la réservation des salles, de l'équipement audiovisuel et informatique;
·Révise les textes soumis pour la signature de la PDGA afin de s'assurer qu'ils respectent les normes graphiques et vérifie l'exactitude de la syntaxe, de l'orthographe et de la clarté du texte;
·Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés par la PDGA (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.), de même que leur diffusion;
·Assiste son supérieur immédiat dans les projets spéciaux;
·Assure la gestion des dossiers personnels de la PDGA : notes de frais et autres;
·Soutiens, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (congés et période de vacances);
·Maintiens un système de classement ordonné et fonctionnel des documents papier et électroniques;
·Rédige, transcrit ou photocopie la correspondance et les documents requis au bon fonctionnement de la direction (lettres, mémos, notes de service, formulaires, etc.);
·Effectue et maintien l'inventaire des fournitures de bureau;
·Reçoit, traite et distribue le courrier;
·Autorise la feuille de temps des gestionnaires et employés sous la responsabilité de la PDGA;
·Mets à jour des listes, tableaux, calendriers d'activités et organigrammes de sa direction;
·Traite diverses demandes (RH, informatique, de réparation, de peinture, de nettoyage, etc.) pour son supérieur immédiat;
·Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de la PDGA. Exigences : Connaissance(s) spécifique(s) :
·Maîtrise parfaite des logiciels utiles à la fonction et voir à être pro actif dans l'amélioration continue de ses compétences afin de créer et mettre en place les conditions de succès nécessaires à l'élaboration de stratégies de collaboration efficaces;
·Habiletés rédactionnelles supérieures et une maîtrise parfaite de la langue française, qualification en langue anglaise considérée comme un atout;
·Connaissance approfondie de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que de Teams;

Expérience :
Doit compter un minimum de 2 années d'expérience à titre de technicien(ne) en administration ou à titre d'adjointe à la direction au sein d'une équipe de direction, dans une organisation complexe, publique ou privée.

Compétences relationnelles et organisationnelles:
-Respecte le code d'éthique en vigueur dans l'établissement.
-Accueille avec courtoisie toute personne se présentant à elle.
-Fait preuve de discrétion et observe le secret professionnel et la confidentialité des dossiers.
-Fait preuve de diplomatie dans ses rapports avec les divers intervenants.
-Rapporte ses erreurs et ses oublis à la personne concernée, afin d'éviter toute conséquence fâcheuse.
-Affiche une apparence soignée et un langage approprié.
-Démontre un esprit d'équipe avec tout le personnel de la direction et favorise l'interdisciplinarité.
-Démontre un enthousiasme dans la réalisation de ses activités.
-Transmet la communication de ses activités au supérieur immédiat et lui fait part des difficultés rencontrées.
-Se montre ouvert à la critique constructive et applique les correctifs proposés par le supérieur immédiat.
-Apporte des suggestions ou commentaires pouvant améliorer la qualité des activités du secteur.
-Crée une ambiance agréable au sein de son équipe.

Doit détenir un diplôme d'études suivant:
·DEC techniques de bureautique
·OU autres DEC dans le domaine de l'administration pertinent à ce poste
·OU DEC combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent
·OU AEC pertinent de huit cents heures et plus combiné à de l'expérience pertinente au domaine visé
·OU un diplôme supérieur pertinent pourrait permettre l'accès au poste s'il est combiné à une expérience dans le secteur.

Doit réussir tests informatiques de classement.

Prendre note qu'à compétence égale les candidatures internes seront considérées dans un premier temps.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.