Project Coördinator Administratie - Destelbergen, België - Organise it

Beschrijving

Functieomschrijving

Ondersteuning bij projectadministratie voor klanten, met onder andere:

- Administratieve ondersteuning bij projecten (ook in-house bij klanten)
- Coördinatie en administratie rond bestellingen voor klanten (kantoormateriaal, lectuur, stock,)
- Hulp bij de invulling van verschillende types databases
- Ondersteuning bij opzoekingswerk
- Occasioneel: onthaal en telefonie,
- Coördinatie en communicatie via administratieve mailboxen van klanten
- Spilfiguur tussen klant en derde partijen
- Zorgen voor maximale ontzorging van klanten door pro-actief taken te spotten en op te nemen

Financiële ondersteuning bij klanten
- Verwerken en doorsturen van inkomende en uitgaande facturen naar finance tool
- Opzoeken van documenten voor de boekhoudingen

Marketing en sales support bij klanten
- Occasioneel helpen bij het aanpassen van webpagina's aan de hand van bronmateriaal

Voorbereiden van mailings

Profiel

Knik je bij alle onderstaande punten, dan ben jij wie we zoeken
- Je bent enorm service minded - de proud-to-help-out mentaliteit spreekt je hierin aan
- Je hebt reeds een ervaring in de admistratie om op terug te vallen
- Je staat open voor het leren kennen en uitpluizen van nieuwe software
- Je begrijpt het belang van workflows
- Administratie is geen noodzakelijk kwaad maar net een uitdaging waar je graag voor gaat
- Je Nederlands is professioneel (geschreven en gesproken) en Engels schrikt je niet af, Frans is een pluspunt
- Werken in een klein team in familiale sfeer schrikt je niet af
- Werken in een divers team zie je helemaal zitten

Jobgerelateerde competenties
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Digitaal denken
- Diversiteit
- Zelfstandigheid
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Vast contract
- Maaltijdcheques
- Ecocheques
- Mogelijkheden tot thuiswerken
- Groei en ontwikkelen van administratieve skills en coordinatieskills
- Werken in een klein team in familiale sfeer

Plaats tewerkstelling

Organise it
HAENHOUTSTRAAT DESTELBERGEN
- Toon op kaart

Bijlage: 2023_Organise it_PROJECT COÖ
PDF

Vereiste studies
- Hoger onderwijs van 1 cyclus (HO1C - voorheen korte type)

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- HAENHOUTSTRAAT DESTELBERGEN