Collaborateur Event - Brussels, België - Werkenvoor

Werkenvoor

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Contenu de la fonction**:
Vous êtes à la recherche d'une expérience professionnelle particulière ou à la recherche d'un nouveau défi professionnel, alors la proposition que nous faisons devrait vous intéresser.

Au cours du 1er semestre 2024, la Belgique assurera la **présidence tournante du Conseil de l'UE**. C'est la 3ème fois que notre pays prendra en charge cette présidence et, à chaque fois, il s'agit d'un nouveau défi à relever.

Dans ce cadre, le SPF BOSA organisera une quinzaine d'événements autour de 4 thèmes : la transformation digitale, les telecommunications, la fonction publique et le budget. Certains événements seront au niveau ministériel. Cela veut dire que nous accueillerons les ministres européens de ces filières et leurs délégations. D'autres sont au niveau des experts européens.

Les événements auront lieu en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie entre début février et mi-juin 2024. Une préparation méticuleuse et une équipe soudée seront les clés de réussite de ces événements.

Dans ce cadre, le SPF Stratégie et Appui (BOSA) est à la recherche de deux collaborateurs events pour la période du 1er juin 2023 au 30 juin 2024.

En tant que collaborateur event, vous fournissez du soutien administratif et logistique pour l'organisation de réunions (ministérielles ou d'experts), diners officiels et autres événements dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l'Union européenne. De manière plus concrète, vos tâches sont les suivantes:

- Rechercher des lieux potentiels, prendre des contacts et effectuer des visites sur place en vue de l'organisation d'événements.
- Collaborer à la rédaction des demandes de prix, effectuer le suivi des dossiers de marchés publics et établir les bons de commandes.
- Assurer le lien avec les fournisseurs et prestataires de services (techniciens, hôtesses, entreprises de catering ) impliqués dans l'organisation des événements.
- Régler toutes les étapes administratives (formalités, accords, enregistrement des documents sur Sharepoint ) relatives aux événements et faire en sorte que tout se déroule correctement au niveau administratif et logistique lors des événements.
- Être sur le terrain et coordonner différentes tâches et fournisseurs, avec vos collègues de l'équipe EU2024.BE, lors des événements qui ont lieu partout en Belgique.
- Respecter les délais imposés et faire face aux imprévus.
- Rapporter spontanément au coordinateur international, chargé du projet EU2024.BE

Pour remplir ces missions:

- Vous êtes à l'aise lors de missions sur le terrain impliquant des contacts multiples.
- Vous réfléchissez et travaillez de manière pro-active et autonome.
- Vous communiquez et échangez avec les services de soutien du SPF BOSA (les équipes techniques et logistiques, le service de communication, IT Servicedesk)

**Employeur**:
**Le SPF Stratégie et Appui (BOSA)** est le partenaire fédéral en matière de RH, budget et comptabilité, transformation numérique, marchés publics et soutien stratégique. BOSA s'adresse en priorité au gouvernement, aux organisations de la fonction publique fédérale et à leurs membres du personnel. Il offre également certains produits et services aux citoyens (par exemple, la publication d'offres d'emploi au sein de l'Administration) et aux entreprises (par exemple, la mise à disposition d'une plateforme pour la numérisation des marchés publics), et coopère avec d'autres niveaux de pouvoir (Régions, Communautés, communes...).

**Compétences**:
**Conditions de participation**
- Nous cherchons des collaborateurs events tant au niveau bachelor qu'au niveau master. En fonction de votre diplôme, nous vous offrons un contrat à durée déterminée au niveau B pour les titulaires d'un diplôme bachelor, au niveau A pour les titulaires d'un diplôme master.
- Cette fonction s'exerce dans le cadre d'une **Convention Premier Emploi**. Une Convention Premier Emploi (ou contrat Rosetta) est un contrat à durée déterminée destiné aux jeunes de moins de 26 ans qui offre la possibilité d'acquérir de l'expérience professionnelle. Si vous terminez votre bachelier ou master en juin, vous pouvez participer à la procédure de sélection. L'entrée en service sera à condition d'avoir obtenu votre diplôme.

**Compétences comportementales**
- Travailler en équipe : vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
- Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes de manière transparente, intègre et objective. Vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
- Faire preuve d'engagement : Vous vous impliquez entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même, en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévéra