Administratief Deskundige/polyvalente Medewerker - Sint-Gillis, België - Werkenvoor / Travailler

Werkenvoor / Travailler

Geverifieerd bedrijf

Sint-Gillis, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Code de sélection**:

- ANG24069**Langue**:

- Néerlandais**Diplôme**:

- Bachelier**Type de contrat**:

- Statutaire**Niveau de fonction**:

- B**Type de recrutement**:

- Recrutement externe**Durée**:

- Durée indéterminée**Lieu de travail**:

- 1060 Saint-Gilles**Temps plein/temps partiel**:

- À temps plein**Samenvatting**:
**Jobinhoud**:

Houd jij van administratief werk en wil je deel uitmaken van een dynamisch team en een betrokken organisatie?
Dan ben jij de persoon die wij zoeken
Je bent de **administratieve ondersteuner** en **praktische organisator** van de dienst en je verleent administratieve en logistieke ondersteuning aan de dienst op vraag van en in samenwerking met de dossierbeheerders. De taken beslaan een brede waaier van activiteiten, van ondersteuning bij opleidingen en studiedagen over het maken van verslagen tot het voorbereiden van een dossier voor een adviesaanvraag bij een overheidsinstelling.
- Voorbeelden van taken:_

Je organiseert vergaderingen met externen en leden van het Instituut, bij het Instituut zelf, online of op een externe locatie, al dan niet met simultaanvertaling door externe tolken.

Je bent aanwezig op overlegmomenten en maakt het PV of verslag op.

Je bereidt administratieve documenten voor zoals het rapport van de directie en de nota van de raad van bestuur, binnen de vooropgestelde deadlines en volgens de toepasselijke procedures.

Je bereidt een studiedag/werkgroepen/opleidingen praktisch voor door andere organisatorische taken uit te oefenen zoals de opmaak van deelnemerslijsten, badges voor de deelnemers, mappen met documentatie, en verzorgt het onthaal op de dag van het evenement zelf.

Je maakt bestelbonnen op.

Je maakt informatiedossiers en documentatiemappen op, op basis van de instructies van de teamcoördinatoren of de dossierbeheerders.

Je stelt standaardantwoorden op voor vragen van derden, in overleg met de teamcoördinatoren of dossierbeheerders.

Je bent de **contactpersoon en gegevens
- en/of documentatiebeheerder **en je ondersteunt de afdeling/dienst bij het beantwoorden van een brede waaier van vragen of klachten van klanten. Je klasseert dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie volgens de dossiers en voorschriften
- Voorbeelden van taken:_
- Je beantwoordt de telefoon en verbindt indien nodig door naar de gespecialiseerde personen of diensten.
- Je beantwoordt vragen om inlichtingen van klanten telefonisch of via mail of verwijst door.
- Je neemt berichten aan of geeft ze door.
- Je schrijft standaardbrieven/mails en gepersonaliseerde brieven/mails voor de dienst/afdeling.
- Je volgt, op administratief vlak, de uitvoering van dossiers verder op.
- Je koppelt proactief terug naar de dossierbeheerder bij administratieve problemen van de uitvoering, stelt oplossingen voor, en ageert proactief..
- Je helpt de teamcoördinatrices op het vlak van het registreren en archiveren van de gegevens en bij de opvolging van dossiers

**Heb je vragen over de jobinhoud?**

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

**Werkgever**:
Momenteel is er **1 functie vacant **op de **afdeling operaties **binnen **het Instituut voor gelijkheid van vrouwen en mannen** (Victor Hortaplein 40, 1060 Brussel).**

Voor eventuele aanwervingen binnen andere afdelingen wordt er een reserve aangelegd.

Er zijn vier afdelingen op het Instituut: de directie en haar stafdiensten, de afdeling communicatie, onderzoek, vorming en vertaling, de afdeling operaties en de afdeling ondersteuning.

**Afdeling operaties**

Deze afdeling bestaat uit 2 teams: het team individuele juridische ondersteuning en het team beleidsanalyse & -ondersteuning. Als administratief deskundige binnen deze dienst sta je onder de leiding van het afdelingshoofd onder andere in voor de administratieve ondersteuning van deze 2 teams.

Het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen (IGVM) draagt door het beschermen en bevorderen van de gendergelijkheid bij aan de inclusieve samenleving. Werken bij ons, is dus werken voor de gelijke behandeling van alle mensen.

Het Instituut is een federale Instelling van Openbaar Nut met een raad van bestuur (type B). We combineren de functie van een onafhankelijk interfederaal gelijkheidsorgaan (_Equality Body_) met opdrachten in het kader van het federale gendergelijkheidsbeleid. Het Instituut heeft vier grote werkdomeinen:

- Analyseren en ondersteunen van het beleid;
- Aanbieden van individuele juridische ondersteuning;
- Uitvoeren van onderzoek, sensibilisering en vorming;
- Bouwen aan een gemeenschap rond gendergelijkheid.

In het snelgroeiende Instituut willen we een aangename werkplek creëren, waar inclusie en welzijn centraal staan. Je kan genieten van heel wat voordelen en van een heel makkelijk te bereiken locatie vlak aan het station Brussel-Zuid. Je komt bij ons terecht in een jonge en dynamische ploeg met een hart voor gelijkheid en inclusie.

**Procedure**:
**In het kort**:

- We screene