Dossierbeheerder (M/v/x) - Brussels, België - Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Onderneming**:
**De Stad Brussel telt ongeveer 4000 medewerkers en beheert ook nog eens een uitgebreid onderwijsnet. Dat zorgt ervoor dat de Stad een van de grootste werkgevers van het Brussels Gewest is. En toch ben je bij ons geen nummer Onze dagelijkse inzet voor de Stad zorgt ervoor dat we ons met elkaar verbonden voelen. Samen zetten we ons in voor de duizenden inwoners, bezoekers en gebruikers van de hoofdstad**

De dienst **Stadsvernieuwing** coördineert en controleert de administratieve, budgettaire en operationele aspecten van stadsvernieuwingsprogramma's (Duurzame Wijkcontracten, Stadsvernieuwingscontracten, Schoolcontracten, Ascontract, Striproute, EFRO, enz.).

**Functie**:
Binnen de dienst Stadsvernieuwing zorg je voor de cross-functionele administratieve ondersteuning van de projectcoördinatoren voor de verschillende programma's die door het team worden beheerd: Duurzame wijkcontracten, Stadsvernieuwingscontracten, Schoolcontracten, Ascontract, Striproute, enz.

In samenwerking met twee andere administratieve medewerkers ben je verantwoordelijk voor de financiële administratie van het team en voor het samenstellen en bijwerken van controletabellen van subsidies om tijdige rapportage te garanderen.

Je biedt logistieke ondersteuning voor de activiteiten en evenementen waarmee het team belast is.

**Belangrijkste taken**

**ADMINISTRATIEF BEHEER**
- Je behandelt de administratieve aspecten van de dossiers binnen de door de subsidiërende overheden vastgestelde termijnen en volgt de overeenkomsten op.
- Je bent verantwoordelijk voor het bijwerken van de tabellen in verband met het goede gebruik van de aan de verschillende projecten toegewezen budgetten en het innen van subsidies ten behoeve van vzw's en partnerdiensten.
- Je beheert contactlijsten voor alle programma's.
- Je bent verantwoordelijk voor het klasseren en archiveren van documenten zoals bewijsstukken die worden verwacht door de subsidiërende overheden (Gewest, URBAN, EFRO, Perspective, enz.).
- In samenwerking met het team ontwikkel en beheer je databanktabellen zoals Excell, Power BI, Query, enz.
- Je blijft op de hoogte van de geldende regelgeving binnen de OE (ordonnantie stedelijke herwaardering, gemeentewet, overheidsopdrachten, enz.).
- Je geeft personen die daarom vragen informatie over de activiteiten van de dienst (algemene en niet-technische inlichtingen).

**FINANCIËLE CONTROLE**
- Je controleert de financiële middelen die voor elk project beschikbaar zijn, de boekhouding van de dienst en die van de partner vzw's volgens de geldende overeenkomsten.
- Je werkt mee aan het opstellen van de gewone en buitengewone begroting van de dienst en start de betaalprocedure van de facturen in overeenstemming met de procedures van de Stad.

**LOGISTIEK**
- Je bent verantwoordelijk voor de logistiek en het organiseren van externe vergaderingen.
- Je biedt logistieke ondersteuning aan het hele team afhankelijk van de behoeften.

**REDACTIE**
- Je stelt verslagen op voor het College en de Gemeenteraad, nota's, mailings, activiteitenverslagen, enz.
- Je controleert en vertaalt in het Frans en Nederlands verslagen voor de gemeenteraad, uitnodigingen en flyers van de dienst.

Je deelt de nuttige informatie mee aan de adjunct-directrice (voortgang van dossiers, projecten, planningstabel, enz.) en stelt regelmatig verslagen op.

**Profiel**:
Je beschikt over een **bachelor diploma **dat relevant is voor de functie.
- Je werkt binnen een dynamisch team graag mee aan het thema stadsvernieuwing ten behoeve van de wijken van de stad Brussel.
- Je houdt van een afwisselende job en kunt gemakkelijk omgaan met onverwachte wendingen. Je staat open voor feedback en bent bereid om voortdurend te leren.
- Je hebt ervaring met het administratief beheer van facturen en budgetten in verband met subsidies.
- Je kunt op een cross-functionele manier samenwerken.
- Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in je eerste taal (NL of FR) en een goede mondelinge en schriftelijke kennis van je tweede taal.
- Je bent nauwgezet en ordelijk, creatief en oplossingsgericht en respecteert de deadlines die door de subsidiërende overheden zijn vastgesteld.
- Je hebt een sterke analytische geest met een focus op het vinden van oplossingen.
- Je hebt goede interpersoonlijke vaardigheden en werkt graag met een breed scala aan mensen.
- Je werkt graag met cijfers en schrijft gemakkelijk, met een goede spelling.
- Je hebt een goede beheersing van het Nederlands en het Frans en kunt je in beide talen goed uitdrukken en schrijven. Kennis van het Engels is een troef.
- Kennis van overheidsopdrachten is een troef.
- Je bent handig met IT-tools (MS Office).
- Noties van het programma Power BI, Query is een troef.

**Aanbod**:

- Een voltijds contract van **onbepaalde duur**:

- Maandelijks brutoloon: minstens 2693,98 euro (en eventueel hoger rekening houdend met eerdere beroepservaring, de gezinssituatie en het succesvol afleggen van de