Administrative Support Officer - Asse

Over de rol · Meliopus is op zoek naar een Administrative Support Officer die instaat voor de dagelijkse operationele ondersteuning van onze ondersteunende domeinen (finance, HR, fleet, …). · Je bent een betrouwbare spilfiguur achter de schermen en zorgt voor een tijdige en nau ...

Functieomschrijving

Over de rol
Meliopus is op zoek naar een Administrative Support Officer die instaat voor de dagelijkse operationele ondersteuning van onze ondersteunende domeinen (finance, HR, fleet, …).
Je bent een betrouwbare spilfiguur achter de schermen en zorgt voor een tijdige en nauwkeurige realisatie van de administratie rond finance, HR en algemene werking.
Je werkt nauw samen met en rapporteert aan de Finance & HR verantwoordelijke en fungeert als centraal aanspreekpunt voor collega's bij praktische vragen.

Deze rol is essentieel voor de efficiënte & mensgerichte werking binnen Meliopus. Je standplaats is Asse, met een verwachte aanwezigheid van 3 à 4 dagen per week.

Wat je zal doen als Administrative Support Officer
Bij Meliopus geloven we dat goede ondersteuning het verschil maakt. Jij draagt hier concreet aan bij door:

Algemene ondersteuning
Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partners
Beheren en verwerken van interne tickets
Administratief beheer van IT-licenties
Opvolging van GDPR-verplichtingen
Diverse administratieve taken ter ondersteuning van de organisatie

Finance
Inboeken, controleren en verwerken van inkomende facturen
Beheren van de finance-mailbox en prioriteiten signaleren
Opvolgen van freelancecontracten en maandelijkse facturatievoorstellen
Plaatsen en opvolgen van bestellingen
Ondersteunen bij financiële opvolging van projecten

HR
Administratieve onboarding van nieuwe medewerkers
Opvolging van opleidingen en inschrijvingen
Dagdagelijkse personeelsadministratie
Voorbereiding en opvolging van de maandelijkse loonafsluiting
Behandelen van vragen van medewerkers

Fleet
Operationele ondersteuning bij het beheer van het wagenpark
Organiseren van wagenwissels
Opvolgen van schadegevallen

Wie jij bent
Je beschikt over een bacheloropleiding (of gelijkwaardig door ervaring), met affiniteit voor administratie, finance en HR.
Je bent administratief sterk en haalt energie uit ontzorgen
Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en autonoom
Je gaat discreet en correct om met vertrouwelijke informatie
Je bent proactief, communicatief en oplossingsgericht
Je schakelt vlot tussen verschillende taken en prioriteiten
Je voelt je comfortabel in een ondersteunende rol binnen een groeiende organisatie

Kennis en vaardigheden
Zeer goede kennis van MS Office
Basiskennis boekhouding en HR is een duidelijke plus
Affiniteit met digitale tools en systemen
Je communiceert vlot in Nederlands en kan je goed uitdrukken in Frans en Engels
Rijbewijs B

Zo pas je bij Meliopus
Je kan niet wachten om mensen verder te helpen met hun vragen. Je beschikt over een groot empathisch vermogen en anticipeert naadloos op de behoeften van klanten. #Mensenmens
Je hebt een heldere visie en kan die vlot vertalen naar verbeterpunten. #Visionair
Autonomie is key. Je hebt voldoende ervaring om zelfstandig taken op te volgen, binnen duidelijke afspraken en overlegmomenten. #Doener

Waar kan je bij Meliopus op rekenen?
Een marktconforme verloning gelijkgesteld aan je ervaring en competenties. Daarnaast krijg je de vrijheid om – in lijn met het cafetariaplan – zelf je pakket aan extralegale voordelen samen te stellen.
Een inspirerende werkomgeving waar je voluit de kans krijgt om mee aan ons verhaal te schrijven.
Continue bijscholing met onder meer opleidingen, beursbezoeken en abonnementen op boeiende vakliteratuur.
De nodige menselijke en digitale support die je job zoveel mogelijk faciliteren. Ons team staat paraat om je te ondersteunen met raad en daad.
Jij bent baas over je eigen agenda en plant flexibel je werkuren in.
Work hard, play hard We komen iedere maand met het hele team samen voor een gezellig drankje en eventueel een hapje. Zo nu en dan organiseren we ook uitgebreidere teambuildings.

Over Meliopus
We zijn een agency met focus op workplace design, operational facility management & facility consulting. Onze visie? We geloven dat een gezonde en gelukkige mens in een gezonde werkomgeving aan de grondslag ligt van elke succesvolle organisatie. En dat geldt natuurlijk ook voor ons eigen team, waar collegialiteit en integriteit centraal staan.

Heb je een mensgerichte en duurzame mindset? Ben je wel fan van een feedbackcultuur en communiceer je graag op een directe en transparante manier? Hou je van een sporadisch drankje na de werkuren? Dan ben jij helemaal welkom

Voel je de match met Meliopus? Stuur dan zeker je motivatiebrief en cv naar