Administratief Medewerker in Brussel - Schaarbeek, België - VER VOOR ALCOHOL EA DRUGPROBLEMEN

Beschrijving

Functieomschrijving

Eerste aanspreekpunt voor deelnemers, sprekers en vormingenteam en verzorgen administratie en praktische zaken voor de vormingen en studiedagen die wij organiseren. Daarnaast bied je ondersteuning bij de loon
- en personeelsadministratie voor een 50-tal medewerkers. Dit in samenwerking met het sociaal secretariaat. Je maakt deel uit van het team ondersteunende diensten.

De opdracht vertaalt zich in de volgende werkdomeinen:
1. Administratie en ondersteuning van VAD-vormingen en studiedagen
- Kenbaar maken van ons aanbod via website, nieuwsbrief en andere relevante kanalen;
- Ondersteunen van het volledig administratieve proces en praktische zaken: van planning over opvolging inschrijvingen en aanwezigheden tot facturatie;
- Regelen locatie, vergelijken offertes, maken van praktische afspraken en coördinatie taakverdeling voor de jaarlijkse studiedag en andere vormingsevenementen;
- Rapportage, verzorgen administratieve verplichtingen van accreditering en Vlaams opleidingsverlof en opvolgen van subsidieregelingen en maatregelen gericht op vorming;
- Deelname aan stafvergaderingen en overleg met het vormingenteam.

2. Ondersteuning loon
- en personeelsadministratie (25%)
- Aanspreekpunt voor dagelijkse vragen van medewerkers binnen dit domein;
- Voorbereiding en afwerking loon
- en personeelsadministratie i.s.m. Acerta;
- Invullen en aanvragen van allerhande sociale documenten;
- Helpen bij implementatie van wijzigingen in CAO's en sociale wetgeving.

Profiel
- Bachelor-diploma
- Wij communiceren enkel in het Nederlands. Je beheerst deze taal prima, zowel op papier als mondeling;
- Klantgericht en proactief. Tegelijkertijd flexibel omgaan met onverwachte gebeurtenissen (spreker ziek, treinstaking, etc.).
- Microsoft Office goed onder de knie (draaitabellen, formules, mailmerge). Andere toepassingen zoals Access en WordPress schrikken je niet af.
- Een eerste ervaring met loonadministratie en sociale wetgeving zijn een plus. Je deinst niet weg van het opvolgen van de arbeidswet en CAO's. Bereid de nodige opleidingen te volgen;
- Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Nauwkeurig en oog voor detail;
- Teamspeler.

Jobgerelateerde competenties
- Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen,...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten,...)
- Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
E-mails behandelen
- De activiteiten van een team coördineren
- Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
Documenten doorsturen en klasseren
- Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
- Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
- Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen,...)

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Digitaal denken
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een leuke job en toffe collega's in een organisatie met een maatschappelijk relevant doel;
- Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur (80% bespreekbaar);
- Verloning op basis van diploma en relevante werkervaring volgens paritair comité 331 GID, extra anciënniteitstoeslag na 3 jaar dienst;
- Balans tussen privéleven en werk (flexibele werktijden, thuiswerk, 9 tot 45 extra dagen verlof boven op de wettelijke vakantiedagen):

- Vernieuwd gebouw met ruime tuin op wandelafstand van het station Brussel-Noord; heel vlot en snel bereikbaar met de trein;
- Gratis woonwerkvervoer (openbaar vervoer) en/of fietsvergoeding;
- Ruime ontwikkelings
- en opleidingsmogelijkheden;

Plaats tewerkstelling

VER VOOR ALCOHOL EA DRUGPROBLEMEN
Vanderlindenstraat SCHAARBEEK
- Toon op kaart

Bijlage: VAD_vac adm mdw_payroll en
PDF

Vereiste studies
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Vanderlindenstraat SCHAARBEEK