Employé(E) D'administration - Marche-en-Famenne, België - Ville de Marche-en-Famenne

Beschrijving

**DESCRIPTIF DE FONCTION**

Le (la) secrétaire du service de l'enseignement communal exerce sa fonction au sein des écoles communales ou de l'administration communale. Elle a pour responsables hiérarchiques directs, le Collège de direction de l'enseignement, qui se compose des directions, de la Cheffe de Division Education Enfance, coordinatrice des écoles communales et de l'Echevin de l'enseignement.

Son travail est essentiel au bon fonctionnement des écoles et permet la liaison entre tous les intervenants sur place ainsi qu'avec les parents ou les autres services. La bonne collaboration avec le service des ressources humaines, le secrétariat général et les autres services de l'administration communale est indispensable.

Le (la) secrétaire doit être polyvalent(e) et avoir une vision d'ensemble du personnel et des dossiers des différentes écoles et des différentes tâches du secrétariat. Il (elle) a un rôle de facilitateur dans la mise en place des actions, des outils partagés, dans un objectif d'optimisation du travail, d'uniformisation des procédures (outils informatiques, courriers) selon les besoins du Collège de directions.

Il (elle) sait assurer le remplacement de ses collègues secrétaires en cas de congés ou autre absence (polyvalence).

Il (elle) prépare et assure le suivi de différents types de dossiers et projets:

- Aide administrative aux directions des écoles pour les différents projets en lien avec la vie de l'école (gestion des dossiers des élèves (inscription, classement, ), facturation, évènements, activités extrascolaires, organisation, courriers, marchés publics, etc ) ;
- Préparation et suivi des dossiers à présenter au Collège communal, au Conseil communal, à la FWB, aux personnes de référence, suivi des décisions et délibérations ;
- Gestion des communications téléphoniques ou autres canaux de communication ;
- Gestion et suivi des courriers entrants et sortants ;
- Respect impératif des échéances, gestion des priorités.

**PROFIL / CONDITIONS**
- Vous êtes ressortissant ou non de l'Union européenne. Pour les ressortissants hors Union européenne, être en règle en matière d'autorisation de travail au sens de l'AGW du 16 mai 2019 relatif à l'occupation de travailleurs étrangers ou pouvoir présenter une annexe 15 ou une carte A électronique portant la mention « marché du travail » ;
- Vous jouissez des droits civils et politiques et êtes de conduite répondant aux exigences de la fonction ;
- Vous justifiez de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction ;
- Vous devez satisfaire durant toute votre carrière aux conditions visées aux points ci-dessus ;
- Vous êtes âgé(e) de 18 ans au moins ;
- **Vous êtes titulaire d'un diplôme Bachelier « Gestion des Ressources Humaines » ou « juridique » ou « secrétariat de direction », ou vous êtes titulaire d'un autre bachelier et justifiez d'une expérience probante dans une fonction similaire de minimum 1 an (secrétariat de direction, gestion du personnel)** ;
- Vous êtes titulaire du Permis B et disposez d'un véhicule.

**PROFIL / COMPÉTENCES TECHNIQUES**
- Capacité à respecter les échéances ;
- Facilité à comprendre des circulaires, des réglementations, à pouvoir les synthétiser, en assurer le suivi ;
- Être multitâches et savoir gérer les priorités ;
- Facilité, aisance et efficacité dans la pratique des tâches administratives et bureautiques au quotidien ;
- Avoir un très bon niveau d'orthographe et de rédaction (PV, rapports, courriers et courriels) ;
- Avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique (bureautique, création d'outils, logiciels internes et externes (Plone, CREOS, etc.) ;
- Avoir une communication aisée, régulière et constructive avec tous les interlocuteurs internes et externes (autres secrétaires du service, administration centrale, hiérarchie, FWB, CECP, etc.) ;
- Posséder une bonne connaissance de Marche-en-Famenne et de sa région (tissu économique, associatif, activités, etc.) et des institutions présentes sur le territoire.

**PROFIL / COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES**
- La proactivité, la rigueur, la capacité à prendre des initiatives ;
- La polyvalence, la flexibilité, la disponibilité ;
- La capacité d'adaptation au changement, à acquérir de nouvelles connaissances ;
- L'esprit d'équipe, communication, partage et suivi des informations;
- Être ouvert, accueillant, souriant ;
- Volonté d'apprendre, curiosité, recherche d'informations ;
- Le respect de l'ensemble des acteurs du service, de la ligne hiérarchique ;
- La capacité d'écoute, bienveillance, communication constructive
- Le devoir de réserve, la déontologie, la loyauté ;
- Le respect des réglementations ;
- Le traitement des citoyens, des collègues avec considération, empathie et souplesse ;
- Véhiculer une image positive et dynamique de l'administration co