Administratief Medewerker Voor Gevarieerd - Leuven, België - V I B

Beschrijving

Functieomschrijving

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 14 dynamische onderzoeksgroepen en technology units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen.

Om het bestaande administratief team te versterken, zijn we op zoek naar een gedreven en enthousiaste administratief medewerker voor een voltijdse tewerkstelling. De succesvolle kandidaat zal ondersteuning bieden aan 2-3 onderzoeksteams, en een sleutelpositie innemen binnen de dagelijkse werking van deze teams.

Functie

Het takenpakket voor de ondersteuning aan onderzoeksteams ziet eruit als volgt:

- Je staat in voor de verwerking en opvolging van bestellingen en financiële verrichtingen via 2 ERP-systemen (SAP en ABW). Je bewaakt het overzicht over de kredieten en rapporteert hierover.
- Je neemt een deel van de financiële administratie op je, o.a. de verwerking van onkostennota's, visa transacties en interne doorrekeningen.
- Je neemt een brede waaier van administratieve taken op je: o.a. plannen van vergaderingen, organiseren van meetings, boeken van business trips en registreren van deelname aan conferenties, verwelkomen van nieuwe medewerkers, organiseren van het programma van bezoekers, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, klassement allerhande, up-to-date houden van publicatielijsten
- Je beheert de agenda van de groepsleider en behandelt het daar bijhorende telefoon

Als lid van de centrale administratie-eenheid fungeer je ook als back-up voor het reeds uitgebreide administratief team bij afwezigheden, en word je ingeschakeld bij het waarnemen van het centrale onthaal (receptiedesk).

Profiel
- We zoeken een enthousiaste professionele bachelor met een sterke administratieve en/of financiële focus die bereid is zich te engageren in ons center.
- Je hebt bij voorkeur 4-8 jaar ervaring in een gelijkaardige functie of je bent een gedreven en leergierige starter die via zelfstudie en opleiding snel is ingewerkt.
- Je werkt efficiënt en zeer nauwkeurig en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket. Kennis van SAP en financiële processen is een pluspunt maar geen must.
- Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
- Je bent positief ingesteld, stressbestendig en kan je vlot aanpassen aan wijzigende omstandigheden.
- Je bent loyaal en discreet;
- Je werkt graag zelfstandig en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband;
- Je bent vlot Nederlands
- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.

Jobgerelateerde competenties
- Kopieerwerk verrichten
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur
- Een boeiende job met een gevarieerd takenpakket in een dynamisch en enthousiast team
- Startdatum: de positie is onmiddellijk beschikbaar.

Plaats tewerkstelling

Herestraat LEUVEN
- Toon op kaart

Vereiste studies
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)

Werkervaring
- Minstens 5 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (goed)
- Nederlands (goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Herestraat LEUVEN