Dossierbeheerder Wita - Brussels, België - Travaillerpour

Travaillerpour

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

4 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Code de sélection**:

- ANG23120**Langue**:

- Néerlandais**Diplôme**:

- Bachelier**Type de contrat**:

- Statutaire**Niveau de fonction**:

- B**Type de recrutement**:

- Mobilité interne (marché interne)
- Recrutement externe

**Durée**:

- Durée indéterminée**Lieu de travail**:

- 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**:

- À temps plein**Samenvatting**:
**Jobinhoud**:
Ben je een administratieve duizendpoot en krijg je energie van achter de schermen alles goed te beheren en te organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou

We bieden jou een interessant takenpakket binnen een unieke omgeving. Binnen deze functie zal je vooral werken voor de **Kunstwerkcommissie** en voor de **Federale Adviesraad voor Ouderen (FAVO)**:

- Je behandelt** **één of meerdere opeenvolgende stappen van een dossier.
- Je behandelt een brede waaier van vragen of klachten van klanten.
- Je neemt de rol op van gegevens
- en/of documentatiebeheerder.
- Je** **verzorgt administratieve, organisatorische en faciliterende taken.
- Je bent verantwoordelijk voor de verwerking, opvolging en de rapportering van de uitgaven.
- Je verspreidt content op sociale media** **en bent verantwoordelijk voor het onderhouden van de website.

De 3 laatste taken moeten niet door elke dossierbeheerder opgenomen worden. In functie van de affiniteiten, interesses en competenties, zullen deze verdeeld worden over de teamleden.

Binnen deze functie zal je vooral werken voor de **Kunstwerkcommissie** en voor de **Federale Adviesraad voor Ouderen (FAVO).**

Je behandelt voor de Kunstwerkcommissie **één of meerdere opeenvolgende stappen van een dossier **volgens de geldende reglementering of procedures:

- Je beheert een dossier ter voorbereiding van de commissie.
- Je analyseert en beoordeelt de samenhang en consistentie van een dossier, rekening houdend met verschillende procedures, regels of voorschriften en trekt de nodige conclusies.
- Je neemt een voorstel van beslissing in een dossier op basis van een evaluatie van verschillende vastgestelde keuzes, om deze voor de volgende stap af te ronden.
- Je werkt (of leert werken) met nieuwe tools (sharepoint,...).
- Je neemt deel aan de vergaderingen van de Kunstwerkcommissie, je maakt een verslag op en je volgt de genomen beslissingen op.

Je behandelt als **contactpersoon** een brede waaier van vragen of klachten van klanten, je situeert ze in hun context en past bestaande alternatieven aan de concrete situaties aan. Je ondersteunt de klanten maximaal in het vinden van een antwoord op hun vraag of klacht:

- Je beantwoordt mondelinge en schriftelijke vragen van kunstwerkers met betrekking tot de Kunstwerkcommissie, het sociaal statuut van de kunstenaarskunstenaars of hun dossiers.
- Je staat samen met je collega's in voor de telefonische permanentie.
- Je beheert en volgt de binnenkomende contactformulieren/mails van de Kunstwerkcommissie op.

Je neemt de rol op van **gegevens
- en/of documentatiebeheerder**. Je klasseert de dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie volgens de procedures of voorschriften. Je voert gegevens in databanken in of past ze aan. Je zorgt ervoor dat de organisatie over gestructureerde informatie beschikt.
- Je verzamelt documentatie en houdt deze up-to date.
- Je controleert de in de teksten gebruikte woordenschat en hun vertaling.
- Je zorgt ervoor dat de contactlijsten steeds bijgewerkt zijn.

Je** verzorgt** **administratieve, organisatorische en faciliterende taken** voor verschillende commissies en raden (vooral Kunstwerkcommissie en FAVO):

- Je verzorgt het secretariaat van de Kunstwerkcommissie en de FAVO:

- Je organiseert de vergaderingen/commissies: Vergaderzaal reserveren, uitnodigingen op maken en rondsturen, agenda voorbereiden, tolken bestellen, aanwezigheidslijsten voorbereiden, kostenstaten voor presentiegelden voorbereiden.
- Je stelt notulen op en zorgt voor de follow-up.
- Je stelt de gemotiveerde beslissingen op van de Kunstwerkcommissie.
- Je stelt ontwerpadviezen op voor de FAVO.
- Je assisteert de overige administratieve medewerkers.
- Je neemt deel aan teamvergaderingen en rapporteert over de problemen die je tegenkomt.
- Je bereidt het werk van de juristen voor en zorgt voor de opvolging ervan.

Je bent verantwoordelijk voor de **verwerking, opvolging en de rapportering van de uitgaven** van de verschillende commissies. Je zorgt ervoor dat je op elk ogenblik een correcte en waarheidsgetrouwe stand van zaken van de boekhouding kan voorleggen:

- Je maakt in overleg met de verantwoordelijken een raming op van de te verwachten uitgaven voor het volgende jaar.
- Je doet de nodige aanvragen tot vastlegging.
- Je verifieert in samenspraak met de verantwoordelijken van de commissie of de prestaties effectief geleverd zijn zodat je je goedkeuring kan geven voor de betaling van de facturen door de stafdienst B&B.
- Je actualiseert het opvolgingsbestand constant zodat steeds de juiste stand van zaken van het budget kan weergeg