Directiesecretaris - Brussels, België - BRAVVO
Beschrijving
FunctieomschrijvingDe vzw BRAVVO is op zoek naar een directiesecretaris (m/v/x) die in de eerste plaats fungeert als rechterhand van de algemeen directeur, maar evenzeer de adjunct-directeurs bijstaat.
De directiesecretaris organiseert zijn werk naargelang de prioriteiten van de directie. De focus van de functie ligt grotendeels bij de ondersteuning van de directeur, de opvolging van het directiesecretariaat en het verlenen van administratieve en organisatorische bijstand aan de dienst.
Taken:
Beheer van diverse specifieke aspecten:
- De documenten voor de raad van bestuur voorbereiden en de bijhorende stukken archiveren;
- De gegevens in verband met de contracten, overeenkomsten enz. van de vzw ordenen en archiveren;
- Specifieke dashboards opmaken op vraag van de directie;
Agendabeheer van de directeur:
- De agenda opmaken en de directeur herinneren aan afspraken;
- Op vraag van de directie of ter ondersteuning van andere afdelingen vergaderingen organiseren over lopende zaken en evenementen;
- Notities nemen en notulen opmaken van de bijgewoonde vergaderingen;
De externe contacten in goede banen leiden:
- De officiële correspondentie en brieven opstellen;
- De in
- en uitgaande correspondentie verwerken, de post doornemen, afstempelen en verdelen met oog voor het vertrouwelijke karakter;
- Samenwerken met de externe partner voor de vertaling van documenten en teksten van de verschillende afdelingen;
- Bezoekers verwelkomen en de afspraken van de directie bijhouden;
Beheer van buroticamateriaal en documentatie:
- De inventaris van het buroticamateriaal updaten;
- De bibliotheek en kranten beheren (persreviews).
Profiel
Opleidingsniveau - diploma
Bachelor, bij voorkeur Directieassistent.
- _ Indien u een diploma behaalde in een land buiten de Benelux, kunt u eveneens naar deze functie solliciteren, op voorwaarde dat u een gelijkwaardigheidserkenning van uw diploma kunt voorleggen, afgeleverd door de Franse of Vlaamse gemeenschap. Gelieve in dat geval de gelijkwaardigheidserkenning van uw diploma als bijlage bij uw kandidaatstelling te voegen._
Technische vaardigheden
- Kennis van kantoorautomatisering (Microsoft Office);
- Vertrouwd zijn met informaticatools, snel nieuwe software kunnen toepassen;
- Een zeer vlotte pen;
- Uitstekende schrijfvaardigheid, zeer grondige kennis van het Frans (spellingregels);
- Kennis en nauwgezetheid in de opmaak van documenten en powerpointpresentaties.
Gedragscompetenties
- Discreet en voorkomend;
- Open persoonlijkheid, gericht op consensus;
- Planmatig, nauwgezet en reactief;
- Stressbestendig;
- De taken zelfstandig kunnen organiseren;
- Bereid tot flexibele werktijden (occasioneel avondwerk tijdens vergaderingen).
Taalvaardigheid
U beheerst minstens één van beide landstalen (NL of FR) perfect en heeft een goede kennis van de tweede taal.
Ervaring
Minstens 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
Jobgerelateerde competenties
- Kopieerwerk verrichten
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
Aanbod
- Een voltijds contract van onbepaalde duur;
- Een loon volgens de barema's van de Stad Brussel (niveau B - € 2.912,15 bruto/maand voor 5 jaar ervaring);
- Relevante ervaring wordt in rekening gebracht;
- Extralegale verlofdagen;
- Onkostenvergoeding voor het openbaar vervoer;
- Pensioenverzekering tweede pijler;
- Maaltijdcheques van € 8;
- Gezondheidszorgvoordelen in de ziekenhuizen van de stad;
- Een opleidingsplan;
- Een dynamische werkomgeving.
Plaats tewerkstelling
1000 BRUSSEL
Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten
Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring
Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk
Plaats tewerkstelling
- 1000 BRUSSEL
Meer banen van BRAVVO
-
assistant administratif
Brussels, België - 6 dagen geleden
-
Animateur de Rue
Brussels, België - 1 week geleden
-
Chargé de Projet Vista
Brussels, België - 1 week geleden
-
Administratief bediende
Brussels, België - 1 week geleden
-
Coordinateur Centre de Jeunes
Brussels, België - 1 week geleden
-
Assistant de Direction
Brussels, België - 1 week geleden