Un-e Assistant-e Administratif-ve - Brussels, België - Université libre de Bruxelles

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Brussels, België

1 maand geleden

Sophie Dubois

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Sophie Dubois

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Beschrijving
offre d'emploi 2023/22CR

La Faculté de médecine - Laboratoire de Gastroentérologie Expérimental et Endotools - recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve pour un contrat de remplacement à mi-temps

**Contexte**:
Le poste est à pourvoir dans un laboratoire de recherche translationnelle en gastroentérologie.

La mission des groupes de recherche est d'effectuer des recherches biomédicales dans le domaine des maladies métaboliques et inflammatoires. À cette fin, ils utilisent des échantillons humains, des modèles murins de maladies et des modèles cellulaires. Les expériences sont principalement axées sur la biologie moléculaire et cellulaire.

La fonction s'articulera autour de 3 missions principales, telles que décrites ci-dessous.

**Fonction**:
**Mission 1**: Administration du laboratoire - 50%

Organiser les POs/bons de commande et bons de livraison
Organiser la feuille de temps du personnel pour les projets de recherche
Demander les badges et accès aux différentes installations du Campus pour les nouveaux membres du laboratoire
Gérer le courrier interne/externe
Contacter le service technique pour les réparations dans le laboratoire
Contacter le service informatique pour la maintenance des ordinateurs
Organiser le lavage des blouses de laboratoire
Contacter l'administration centrale pour les crédits facultaires et le transfert d'argent
Gérer le nettoyage et les procédures de nettoyage spécifiques pour les salles de culture cellulaire (salle des cellules souches)

**Mission 2**: Commandes - 30%

Créer des bons de commande officiel dans SAP (software) pour les réactifs, les consommables, les équipements, etc.
Mettre à jour le prix sur Quartzy (software)
Ajouter les articles achetés dans les bases de données du laboratoire (avec la date de commande, le numéro de commande, la description et la référence de l'article, la quantité, le prix HTVA, le prix TVAC, l'OTP, les remarques sur la commande, le cas échéant)
Contacter les fournisseurs pour vérifier l'état de la commande et la date de livraison (en cas de retard)
Passer les commandes de bouteilles d'eau, d'azote liquide, des cahiers de laboratoire etc. auprès des magasins généraux de l'ULB
Approuver les factures dans SAP
Créer les différents bons pour payer les services internes
Demander des devis aux fournisseurs, si nécessaire
Contacter la Direction Administrative Facultaire (DAF) concernant les problèmes avec le PO

**Mission 3**: Soutien aux subventions et aux conférences - 20%

Remplir et suivre les feuilles de temps du personnel de l'ERC
Fournir un soutien pour les rapports financiers et de recherche (FNRS, ERC, JDRF, WELBIO, etc.)
Fournir un soutien pour la soumission de subventions
Remplir les documents pour les subventions de voyage, l'organisation de conférences
Apporter une aide administrative pour les publications/journaux

**Profil**:
Etre titulaire d'un diplôme de bachelier ou d'un CESS en secrétariat-bureautique

**Connaissances et compétences générales**:
Secrétariat-bureautique
Comptabilité
Informatique
Maîtrise du français
La connaissance de l'anglais est un plus

**Connaissances et compétences spécifiques à la fonction**:
Maîtrise des outils bureautiques (SAP, Word, Excel, PowerPoint, etc.)

**Qualités requises**:
Bien organisé
Fiable
Méticuleux
Indépendant
Flexible
Ouvert à l'apprentissage
Ouvert à travailler avec des chercheurs internationaux

**Politique d'égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Décision administrative

Postuler

**Type contrat**: Contrat de remplacement

**Temps de travail**: Temps partiel

**Campus**: Erasme

**Date de parution**: 22/02/2023

**Date limite de réception**: 22/03/2023
[Référence 2023/22CR]
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