Administratief Medewerker Cluster Techniek - Sint-Niklaas, België - A&S Solutions

A&S Solutions

Geverifieerd bedrijf

Sint-Niklaas, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Functieomschrijving**:
Om al onze diensten optimaal te laten werken hebben we een sterk team administratieve medewerkers nodig. Ben je een administratieve duizendpoot met sterke computer skills en een grote nauwkeurigheid? Wil jij onze diensten komen ondersteunen met jouw kennen en kunnen?

Schrijf je dan snel in en bouw mee aan onze stad van morgen.

Op dit moment hebben we vrije plaatsen bij:
**Team overheidsopdrachten**

Het team overheidsopdrachten behandelt de aankoopdossiers van de hele organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor aan jou toebedeelde aankoopdossiers van A tot Z onder begeleiding van je leidinggevende.

Een dossier voeren betekent dat we met de interne klanten de noden bespreken, hiervan een dossier maken en daarna de offertes van de externe klanten controleren en vergelijken. Je neemt actief deel aan vergaderingen en maakt verslagen op. Je zorgt voor een goed dossier dat je administratief opvolgt.

Bij je start krijg je de nodige opleiding over de wetgeving en gebruikte systemen.

Ben jij nauwkeurig en werk je graag projectmatig, dan is dit de functie voor jou.

**Team databeheer**

Je zal deel uitmaken van het contactpunt techniek, waar burgers en interne diensten terecht kunnen met hun vragen en meldingen. Je zorgt voor de correcte verdeling van de meldingen naar alle technische diensten en handelt de dienstoverschrijdende meldingen af.

Je bent het aanspreekpunt voor vragen over verschillende facilitaire toestellen (kopieertoestellen, waterbars, ) waarvoor het team organisatiebreed verantwoordelijk is. Je volgt werkaanvragen van nutsmaatschappijen op. Je bemant de infobalie van het techniekhuis, waar je bezoekers ontvangt en doorverwijst, en beheert de agenda van de vergaderzalen.

Je communicatieve en probleemoplossende skills komen in deze job zeker van pas.

**Dienst Logistiek - team feestelijkheden**

Het team feestelijkheden verzorgt de logistieke ondersteuning van stedelijke evenementen en verhuurt het stedelijk feestmateriaal. Dit materiaal wordt in vele gevallen geleverd door het team. Het team zorgt dat de vlaggen en aankondigingsborden op tijd en op de juiste plaats hangen.

Als administratieve medewerker beheer jij het administratieve gedeelte van het team.

Je bent het eerste aanspreekpunt, via alle communicatiekanalen. Je informeert en ondersteunt klanten bij de verwerking van hun aanvraag. In de reserveringssoftware Recreatex verwerk je de gegevens, de aanvragen, de brieven, de facturatie en ook last-minute aanvragen voor feestmateriaal. Zowel front
- als backoffice werk je in Recreatex. Je ondersteunt het teamhoofd, de ploegbazen en medewerkers bij de dagelijkse werking. Je volgt de algemene mailbox van het team op, opvolging van de plaatsing van de aankondigingsborden, organiseren van vergaderingen, verslagen opmaken, bijhouden van statistieken, opvolgen schadedossier, bijhouden inventaris, personeelsadministratie, boekhouding, dossieropvolging,... zijn typische taken die horen bij de job.

Ben je klantvriendelijk, nauwkeurig, een teamspeler, flexibel en een krak in officetoepassingen zoals Word en Excel? Dan is dit de job voor jou.

**Dienst beheer gebouwen - tijdelijke vacature**

Je doet de algemene administratieve ondersteuning voor de verschillende ateliers (ateliers schrijnwerkers, loodgieters, elektriciteit, schilders, polyvalenten en team techniek) en de administratieve ondersteuning voor de teamcoördinator.

Je maakt de bestelbons op voor de onderhoudsmannen van verschillende andere gebouwen (sporthalen, bibliotheek, museum, ). Sporadisch wordt er ook contact opgenomen met externe firma's in verband met de facturatie.

Je lijst en volgt de budgetten en het verlofsaldo van medewerkers op en geeft de ziektes van de medewerkers door aan de personeelsdienst.

In het programma aphrodite kijk je de dagexcepties na en geef je werkuren in in facilsyn en ben je back-up voor facilsyn werkopdrachten dispatchen.

Invoeren en archiveren van leverbons, nakijken van facturen voor goedkeuring, opmaken van veiligheidsinstructiekaarten voor nieuwe machines en doorgeven van de documenten voor 'gevaarlijk werk' aan de juiste diensten, up to date houden van interne nota's, archiveren dagverslagen horen tot je takenpakket.

Ben je nauwkeurig, discreet en cijfermatig aangelegd? Dan is dit de job voor jou.

Er wordt één werfreserve aangelegd voor alle huidige en toekomstige vacatures voor administratief medewerker in cluster techniek met een bindende rangschikking van de geslaagde kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores.

**Profiel**:
Op dinsdag 7 februari 2023 voldoe je aan alle voorwaarden gesteld in het rechtspositiebesluit (inclusief de taalwetgeving):

- je bent tot het wettig verblijf in België en tot de Belgische arbeidsmarkt toegelaten of leerplichtig in België (voor contractuele aanstelling)
- je bent onderdaan van een EU-lidstaat, van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER) of van Zwitserland (voor statutaire aanstelling)
- je