Administrative Assistant - Ukkel, België - Orpea

Orpea

Geverifieerd bedrijf

Ukkel, België

4 uur geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Société**:

- Pour notre siège social basé à Uccle, nous sommes actuellement à la recherche _**_d'un(-e) Administrative Assistant_**_. _

En tant qu'Administrative Assistant, vous rapportez directement au Directeur Real Estate et lui apportez, ainsi qu'à l'équipe de maintenance et énergie, un soutien dans la gestion administrative journalière.

**Fonction**:
**L'Administrative Assistant a pour mission d'épauler l'équipe Real Estate et d'apporter un soutien administratif dans la réalisation des différentes étapes dans la maintenance et les travaux sur sites.**

**Vos responsabilités**:

- Vous assurez le contrôle des factures émises par le(s) fournisseur(s) suite au démarrage d'un contrat, leur encodage et leur validation et ce, en étroite collaboration avec le service comptabilité et Achat. Vous êtes chargée de préparer ses diverses factures pour signature et pour envoi au service comptabilité.
- Vous assurez la gestion administrative des contrats OPEX (réception, classement, archivage) et la communication des nouveaux contrats auprès des différentes parties (fournisseur et site).
- En collaboration avec les Projects Leaders, vous créez et mettez à jour la base de données communes afin d'avoir une vue générale et complète des contrats et des fournisseurs tout en assurant un reporting régulier.
- Vous rédigez divers documents et en assurez la mise en page (rapports, contrats, bons de commandes, factures etc.)
- Vous assurez la gestion des commandes via l'outil Navision
- Vous vous assurez de la mise à jour des données chiffrées liées à l'activité:

- Vous tenez un fichier Excel à jour concernant la situation budgétaire du service,
- Vous contrôlez et suivez les KPI liée au service énergie et maintenance,
- Vous suivez et analysez les compteurs et les énergies. Vous assurez le comptage manuel par rapport aux relevés des compteurs des divers sites.
- Vous participez aux diverses réunions internes
- Vous traitez les mails, réceptionnez les appels téléphoniques et assurez les rappels de paiements en cas de nécessité.

**Profil**:

- Vous êtes titulaire d'un diplôme en bureautique/secrétariat administratif et/ou comptabilité et avez au moins un an d'expérience dans un poste similaire.
- **Vous avez une excellente connaissance du français et du néerlandais tant à l'oral qu'à l'écrit. La connaissance de l'anglais est un atout.**:

- Vous êtes rigoureux(se) et ordonné(e), vous savez suivre des procédures, vous avez de bonnes compétences rédactionnelles et administratives.
- Votre regard analytique vous permet d'identifier les anomalies et de trouver la solution selon la situation. Vous avez une certaine affinité avec les chiffres et êtes orienté résultat.
- Vous êtes polyvalent, dynamique, sociable, doté(e) d'un bon relationnel et savez rapidement gagner en autonomie.
- Vous maitrisez les outils informatiques notamment Excel (++++), Powerpoint et Word.
- Vous êtes capable de fixer les priorités ainsi que de respecter un flux de validation et de communication.

**Offre**:
**Pourquoi nous rejoindre?**

Nous vous offrons un contrat **à durée indéterminée à temps plein **avec un salaire attractif assortis de divers avantages sociaux, une équipe dynamique et une ambiance de travail collaborative et fun, un cadre de travail moderne et professionnel, une certaine flexibilité au niveau des horaires tant que les obligations sont respectées.

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