Employé Administratif Polyvalent Junior - Brussels, België - APCO Worldwide

APCO Worldwide

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

6 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Principales responsabilités**:
**Administration générale**
- Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe Admin pour assurer le bon fonctionnement du bureau.
- Répondre aux besoins des clients externes et internes en effectuant des tâches administratives générales, y compris l'impression, la reliure, la photocopie, la réservation de coursiers et de taxis, et toutes demandes ponctuelles, etc.
- Organiser les réunions, préparer les salles de réunion et vérifier les systèmes de conférence (Zoom/Teams) pour assurer leur bon fonctionnement
- Soutenir de manière proactive l'organisation et la planification d'événements internes et externes ; négocier et assurer la liaison avec les espaces loués, envoyer les invitations et rassembler les listes de participants, imprimer les documents
- Travailler en partenariat avec les autres membres de l'équipe admin pour assurer la réception pendant les heures de bureau
- Répondre rapidement et de manière proactive aux demandes de renseignements adressées à l'équipe admin et assurer la liaison avec les collègues pour faire progresser efficacement les tâches attribuées
- Commander et gérer les fournitures de bureau
- Soutien au Travel Manager

**Soutien à l'équipe finance**
- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe finance pour traiter les dépenses mensuelles liées aux cartes de crédit et créer des bons de commande
- Fournir des informations relatives aux factures fournisseurs, collecter et archiver les documents
- S'assurer que les bons de commande des fournisseurs sont créés conformément à la politique d'APCO
- Démontrer sa capacité à suivre clairement les procédures
- Gérer la caisse

**Soutien IT**
- Gérer les abonnements des téléphones mobiles et la configuration des i-phones des collaborateurs
- S'assurer du bon entretien des équipements informatiques
- Assurer la liaison avec le service informatique pour commander du matériel informatique
- Installer l'équipement informatique et s'assurer qu'il fonctionne correctement
- Être le point de contact IT pour les collaborateurs

**Soutien au service RH**
- Veiller à ce que les nouveaux employés ont leur équipement IT et les accueillir le premier jour.
- Aider à la mise à jour des congés dans le système de gestion RH (jours fériés, etc.)
- Aider à recueillir les documents pertinents auprès des employés
- Expérience en administration
- Orienté(e) clients
- Français courant et excellente communication écrite et verbale en anglais,
- Excellentes compétences en communication, en organisation et en résolution de problèmes
- Capacité à apprendre et à réfléchir rapidement au travail, résister au stress et à prendre des initiatives
- bonne maitrise de la suite MS Office (en particulier d'Excel) et intérêt pour la technologie
- Capacité à traiter des informations sensibles et à préserver la discrétion et la confidentialité
- Attitude enthousiaste, flexible avec une approche positive.
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- À l'aise avec les chiffres

**Salary**: €32, €35,000.00 per year

**Benefits**:

- Cell phone reimbursement
- Commuter assistance
- Eco vouchers
- Food allowance
- Hospitalization insurance
- Internet reimbursement
- Work from home

Schedule:

- Monday to Friday

Supplemental pay types:

- Bonus pay
- Vacation money

Work Location: Hybrid remote in 1000 Brussels