Responsable Des Accueils, Admissions, Polycliniques - Nivelles, België - Jolimont

Jolimont

Geverifieerd bedrijf

Nivelles, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**La société**:
Plus grand groupe hospitalier de Wallonie, HELORA, par la diversité des métiers qu'il réunit, comprend près de 7.000 collaborateurs.

Multi-sites, HELORA couvre 4 bassins de soins situés dans le Hainaut et Brabant Wallon.

L'approche universitaire, les projets d'infrastructures, les investissements médicaux ambitieux et le professionnalisme de ses collaborateurs permettent à HELORA d'offrir aux patients des soins en constante évolution, sécuritaires et de la plus haute qualité.

Vous souhaitez proposer vos talents et vos compétences auprès d'un hôpital en plein essor, venez vivre la #HELORA Expérience sur l'un de nos 7 sites.

**Fonction**:
**Missions**:

- Assurer l'encadrement et l'accompagnement des équipes d'accueil, admissions, téléphonie et poste opérateur des sites de Nívelles et Tubize en vue d'assurer le meilleur cheminement administratif possible du patient ambulant ou hospitalisé.
- Elaborer et gérer les plannings des équipes
- Etre le garant d'une démarche d'amélioration continue sur les deux sites

**Activités principales et responsabilités**:

- **Gestion opérationnelle des 2 sites**
- Mettre en œuvre l'organisation nécessaire au bon fonctionnement de l'accueil, de la téléphonie et du bureau des admissions afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés.
- Déterminer le travail et les tâches qui relèvent de chacun des collaborateurs compte tenu de leur affectation.
- Gérer des horaires dans le logiciel institutionnel et adapter les plannings existants aux besoins du service pour permettre la qualité et continuité du service.
- Servir de point de contact pour les équipes, les patients et les prestataires.
- Aider les collaborateurs à résoudre les problèmes complexes et répondre aux questions pratiques et de contenu.
- Se concerter et échanger des informations avec d'autres services et prestataires et rapporter cette information aux équipes.
- Au besoin, participer à l'exécution des tâches principales du service pour en assurer la continuité.
- **Assurer la qualité et la continuité du service**
- Etablir la répartition du travail adéquate
- Fixer des objectifs d'équipe et fédérer l'équipe autour de ceux-ci, élaborer le programme de travail, en assurer la coordination en vue de rationaliser la mise en œuvre des tâches et d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail.
- Tenir à jour des documents et procédures du service (ex. correction des données modifiées, adaptation des procédures conformément aux décisions de l'institution);
- Analyser les remarques exprimées par les patients et prestataires et directions et mettre en œuvre les actions dans le cadre d'un processus d'amélioration continue.
- Evaluer régulièrement les pratiques d'accueil patient, compte tenu des objectifs et orientations fixés par le service et la ligne hiérarchique.
- **Gestion et développement des équipes**
- Organiser des réunions d'équipe, donner des instructions et motiver les collaborateurs.
- Evaluer les tâches effectuées par l'équipe et les améliorer si nécessaire en expliquant et en accompagnant le collaborateur.
- Assurer le suivi administratif de la gestion de l'équipe (ex. maladie, demande de congé).
- Accompagner les nouveaux collaborateurs sur le terrain et veiller à leur intégration.
- Organiser le plan de formations des équipes en tenant compte des besoins en formation
- **Accompagner et développer les équipes**
- Evaluer et développer les compétences techniques et humaines de chaque collaborateur.
- S'assurer que la politique institutionnelle des Ressources Humaines et de la Communication est appliquée.
- Participer à la mise en place d'un modèle de management basé sur la prise d'initiatives, la responsabilisation et la confiance.
- Vivre et faire vivre les valeurs du Groupe.

**Profil**:
**Connaissances**:

- Disposer d'un diplôme de bachelier
- Disposer du permis de conduire type B
- Maîtriser les principes de l'orientation patient
- Avoir une expérience concluante en management d'équipe
- Avoir la capacité à se former et maîtriser les outils informatiques spécifiques
- Avoir conscience des missions de l'hôpital et de son organisation

**Compétences**:

- Disposer de compétences managériales et communicationnelles
- Avoir le sens du contact et l'orientation patient
- Faire preuve de rigueur, organisation et proactivité
- Etre capable de prendre des décisions et fixer les priorités
- Faire preuve d'équité et de neutralité
- Respecter la confidentialité et le secret professionnel
- Avoir un bon esprit de synthèse
- Collaborer avec les autres métiers de l'hôpital tout en faisant preuve d'autonomie pour la réalisation des tâches lui incombant

**Amélioration continue de la qualité**:
Etre en permanence attentif à la sécurité et au bien-être des patients et à celle de l'ensemble des collab