Financieel medewerker Uitgaande Facturenbureau - Sint-Agatha-Berchem, België - KU Leuven

Beschrijving

Binnen de KU Leuven staan de Centrale Financiële Diensten (CFD) in voor de financiële administratie, begrotingsopmaak en -opvolging, het thesaurie- en vermogensbeheer en de centrale financiële rapportering van de universiteit.

Je maakt deel uit van de dienst Financiële Planning en Beleid (FP&B) die bestaat uit 12 medewerkers. De dienst staat in voor de opvolging en verdeling van de overheidsfinanciering, de financiële beheerscontrole op verschillende niveaus, de coördinatie en de opvolging daarvan binnen het door KU Leuven gehanteerde kredietensysteem (d.i. de analytische boekhouding van de universiteit), de uitgaande facturatie en de ontwikkeling van financiële rapportering.

Binnen deze dienst ben je lid van het enthousiaste team van Fondsen- en Kredietbeheer en het Uitgaande facturenbureau dat o.a. instaat voor administratieve ondersteuning en de dagdagelijkse verwerking van de uitgaande facturen. Het team streeft naar een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienst- en adviesverlening m.b.t. uitgaande facturatie in nauwe samenwerking met de andere centrale en decentrale financiële medewerkers, fiscalisten, juristen, etc.
Functieomschrijving Na een inwerkperiode waarin je de nodige tijd krijgt om vertrouwd te raken met de KU Leuven processen via interne opleidingen en met ondersteuning van het team, neem je een eigen pakket aan verantwoordelijkheden op :

• Je stelt de centrale verkoopfacturen op. Dit betreft o.m. de facturatie van dienstverleningsovereenkomsten, doorrekeningen, detacheringen,... .
• Je staat in voor het centrale nazicht van facturen die opgemaakt worden door decentrale financiële medewerkers. Je gaat hierbij na of de facturen voldoen aan de BTW-regelgeving ter zake, checkt het gebruik van het juiste verkoopartikel, checkt of vooropgestelde interne procedures gerespecteerd worden, ... . Waar nodig geef je op basis van dit nazicht advies over de opmaak van en vereiste aanpassingen aan de facturen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de decentrale financiële medewerkers inzake opmaak van facturen (helpdesk functie).
• Je neemt een actieve rol op in het up-to-date houden van allerhande relevante documentatie (handleidingen, intranetpagina, procesbeschrijvingen,...).
• Je neemt een ondersteunende rol op in de registratie van de verhuurcontracten in SAP.
• Je denkt proactief mee om mogelijke procesverbeteringen te detecteren en uit te werken.

Je komt terecht in een gevarieerde, uitdagende job binnen een dynamische omgeving.Je rapporteert aan het diensthoofd Fondsen- en Kredietbeheer/Uitgaande facturenbureau Profiel

• Je behaalde bij voorkeur een professioneel bachelordiploma in een financiële richting of functioneert op een gelijkwaardig niveau door relevante werkervaring.
• Je hebt kennis van BTW-regelgeving en/of bent bereid je verder te verdiepen in dit domein.
• Je bent klantgericht en wil graag kwaliteitsvol werk afleveren.
• Je bent proactief en communiceert vlot met zowel je teamleden als jouw interne en externe klanten.
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands.
• Je kan vlot werken met MS Office toepassingen (in het bijzonder MS Excel). Kennis van SAP is een pluspunt.
• Je kan zelfstandig werken binnen een team dat de nodige ondersteuning biedt aan elkaar.

Aanbod Groepsverzekering Individuele hospitalisatieverzekering Eco Cheque We bieden een veelzijdige en afwisselende job in een unieke werkomgeving. Op een indirecte manier kan je mee je schouders zetten onder een project dat onderwijs en onderzoek op topniveau mogelijk maakt.
We bieden een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur. Deeltijdse tewerkstelling is bespreekbaar met een min. van 80%.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering, ecocheques, een aantrekkelijke verlofregeling, terugbetaling woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ... .Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de Jobsite.