Eventmedewerker - (Startersjob) (M/v/x) - Brussels, België - Werkenvoor

Werkenvoor

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

5 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Jobinhoud**:
Sta je open voor een unieke werkervaring en heb je echt zin in een nieuwe professionele uitdaging, dan interesseert deze jobaanbieding in het kader van het EU Voorzitterschap 2024 jou ongetwijfeld.

In de eerste helft van 2024 neemt België nl. het roulerend voorzitterschap van de Raad van de EU op. Het is de derde keer dat ons land dit voorzitterschap opneemt.

In dat kader organiseert de FOD BOSA een 15-tal evenementen rond 4 thema's: digitale transformatie, telecommunicatie, openbaar ambt en begroting. Sommige evenementen vinden op ministerieel niveau plaats wat betekent dat België de Europese ministers van deze sectoren en hun delegaties ontvangt. Andere evenementen zitten dan weer op het niveau van de Europese experts.

Alle evenementen vinden plaats in Vlaanderen, Brussel en Wallonië en dit in de periode februari tot midden juni 2024. Een nauwgezette voorbereiding en een hecht team zijn de sleutels tot het succes van deze evenementen.

Het is in deze context dat de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) op zoek gaat naar twee eventmedewerkers om het EU2024.BE-team bij te staan in de periode van 1 juni 2023 tot en met 30 juni 2024.

Als eventmedewerker bied je administratieve en logistieke ondersteuning bij de organisatie van vergaderingen (van ministers of deskundigen), officiële diners en andere evenementen in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie. Meer concreet mag je je aan deze taken verwachten:

- Prospecteren van potentiële locaties, contacten leggen en bezoeken ter plaatse afleggen voor evenementen.
- Meewerken aan het opstellen van offerteaanvragen, het opvolgen van aanbestedingsdossiers en het opstellen van bestelbonnen.
- Contacten onderhouden met leveranciers en dienstverleners (technici, hostessen, cateringbedrijven, enz.) die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen.
- Alle administratieve stappen (formaliteiten, overeenkomsten, registratie van documenten op Sharepoint, enz.) met betrekking tot de evenementen regelen en ervoor zorgen dat alles tijdens de evenementen op administratief en logistiek vlak vlot verloopt.
- Tijdens de evenementen (die overal in België plaatsvinden) ter plaatse gaan om er de verschillende taken en leveranciers te coördineren, samen met je collega's van het EU2024.BE-team.
- Omgaan met onvoorziene gebeurtenissen en daarbij deadlines respecteren
- Spontaan verslag uitbrengen aan de internationale coördinator die verantwoordelijk is voor het project EU2024.BE.

Om deze taken en verantwoordelijkheden te kunnen vervullen is het belangrijk dat je:

- graag opdrachten _in the field_ doet die meerdere contacten met verschillende partijen vereisen.
- proactief en autonoom denkt en werkt.
- contacten onderhoudt en communiceert met de ondersteunende diensten van de FOD BOSA (technische en logistieke teams, communicatiedienst, IT Servicedesk).

**Werkgever**:
De **FOD Beleid & Ondersteuning (BOSA)** is een horizontale federale overheidsdienst die ondersteuning biedt aan de andere federale organisaties op vlak van IT, HR, organisatiebeheersing, integriteitsbeleid en overheidsopdrachten. Voor enkele andere domeinen, zoals begroting en boekhouding, heeft de FOD BOSA een controlerende rol.

**Competenties**:
**Deelnemingsvoorwaarden**
- We zoeken eventmedewerkers op zowel bachelorniveau als op masterniveau. In functie van het door jou behaalde diploma dat aanleunt bij de functie, bieden we jou een contract van bepaalde duur aan op niveau B voor houders van een bachelordiploma, op niveau A voor houders van een masterdiploma.
- Deze tewerkstelling kadert binnen een Startbaanovereenkomst. Een Startbaanovereenkomst (of Rosettacontract) is een contract van bepaalde duur bedoeld voor jongeren minder dan 26 jaar oud die hen op die manier professionele werkervaring wil laten vergaren. Studeer je in juni af als Bachelor of Master, dan kan je deelnemen aan de selectieprocedure. Indiensttreding is op voorwaarde van het behalen van je diploma.

**Gedragscompetenties**
- In team werken : je creërt en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen met anderen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
- Servicegericht handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier.
- Inzet tonen: je zet je ten volle in voor het werk door steeds het beste van jezelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en te blijven doorzzetten, ook bij tegenwerking. Je werkt daarbij op een autonome manier.

**Technische competentie**
- Mondelinge communicatievaardigheden : Je bent in staat om in een meertalige werkomgeving te functioneren en om je op een heldere en verstaanbare manier uit te drukken. We verwachten een minimum taalniveau B (Zelfstandige gebruiker
- B1/B2: gevorderd) zowel in het Nederlands, het Frans als het Engels. Dat betekent dat je de taal zodanig beheerst dat je je ook in meer bijzondere situaties goed kunt redden. Als je niveau B2 hebt bereik