Assistant(E) de Secrétariat - Brussels, België - CEBioS - Capacités pour la Biodiversité et le Développement Durable

Beschrijving

**Assistant(e) de secrétariat temps-plein - Convention premier emploi moins de 26 ans (M/F/x)**

**Contexte**

Le programme est hébergé et mis en œuvre à l'Institut royal des sciences naturelles de Belgique (IRSNB) à Bruxelles, où il appartient à la Direction opérationnelle "Nature". CEBioS fait partie du groupe "BIOPOLS" de l'IRSNB et est étroitement lié au point focal national belge pour la Convention sur la diversité biologique (CDB).

Le programme CEBioS est financé par la Direction Générale de la Coopération au Développement (DGD) par le biais d'un protocole de coopération entre le Ministère de la Coopération au Développement et le Ministère de la Politique Scientifique.

L'assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) travaillera principalement pour CEBioS (>10 personnes). En outre, le membre du personnel effectuera également des tâches pour le point focal national de la CDB (3 personnes) et, à l'occasion, pour le groupe de coordination BIOPOLS en accord avec le coordinateur de CEBioS.

**DIPLÔME**

**COMPÉTENCES TECHNIQUES**

Les compétences techniques sont les suivantes:

- Objectif du poste : fournir une multitude de tâches administratives exécutives différentes afin de soutenir le le programme ;
- Domaines de résultats essentiels:
(1) Fournir une assistance administrative au coordinateur et aux gestionnaires de programmes, préparer et classer les dossiers, gérer l'agenda, organiser et planifier les réunions ;
(2) Accueillir les visiteurs, répondre en personne, par téléphone ou par courrier électronique aux demandes de renseignements simples et/ou de routine des partenaires externes et internes, les orienter vers les personnes et/ou les services compétents, fournir les documents ou les brochures nécessaires, demander les informations nécessaires et/ou examiner les documents afin d'aider davantage le partenaire ;
(3) rédiger des lettres standard ou personnalisées pour le service, éventuellement des travaux de traduction mineurs, traiter la correspondance entrante et sortante, rédiger des rapports de réunions internes, s'occuper du matériel nécessaire, répondre au téléphone, faire des réservations de salles ;
(4) être responsable de l'organisation pratique de stages, réunions, d'événements, de colloques, d'activités et de rassemblements afin qu'ils se déroulent de manière professionnelle et efficace. Cela comprend les tâches suivantes : élaborer le planning, organiser des réunions avec les parties concernées, établir la liste du matériel/des membres, contacter les fournisseurs, réserver l'hébergement et le transport (taxis, billets d'avion), préparer la salle ; être responsable de la logistique des voyages et de l'hébergement des stagiaires étrangers et agir en tant que contact principal ;
(5) En outre, le collaborateur devra être en mesure d'assurer la gestion du classement des documents, ainsi que l'encodage des données dans diverses bases de données.

**COMPÉTENCES GÉNÉRIQUES**
- Excellente maîtrise du néerlandais, du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit (communication) ;
- Compétences sociales, orientation vers les solutions, facilité à traiter avec toutes sortes de publics.
- Intérêt pour le travail dans un environnement multiculturel, la coopération au développement et un institut scientifique fédéral ;
- Indépendant et proactif ;
- Esprit d'équipe, fiabilité et sens du service ;
- Efficacité dans le respect des délais ;
- Compétences en matière de planification, d'organisation et de logistique
- Agilité dans l'emploi des programmes Office (word, powerpoint, excel).

**Offre**
- Convention premier emploi (-26 ans) à temps plein jusque juillet 2024, éventuellement renouvelable.
- Une rémunération conforme à l'échelle légale en tant qu'Expert administratif avec l'échelle salariale correspondante (B1).
- Gratuité des transports en commun ou indemnité de bicyclette.

**Solliciter**

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Aide au transport quotidien
- Indemnité kilométrique vélo
- Jours de congés supplémentaires
- Ordinateur de fonction
- Remboursement des frais de voyage
- Travail à domicile

Programmation:

- Lun-Ven
- Travail de jour

Lieu du poste : Hybrid remote (1000 Bruxelles)

Date de début prévue : 02/10/2023