Office Manager - Zaventem, België - ALPEGA GROUP

ALPEGA GROUP

Geverifieerd bedrijf

Zaventem, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Functieomschrijving

Wat meer over Alpega Group?

Alpega Group is een snelgroeiend en toonaangevend softwarebedrijf dat oplossingen biedt aan bedrijven om de logistieke processen van begin tot eind zo efficiënt mogelijk te beheren. Daarbij ondersteunen we ze ook om de ecologische voetafdruk te verkleinen, daar Alpega Group zeer veel belang hecht aan onze groenere toekomst.

We zijn op zoek naar iemand die gemotiveerd, georganiseerd, verantwoordelijk en oplossingsgericht is om wat leven en organisatie te brengen in ons kantoor te Diegem, België

Wat houdt de functie in?
- Toezicht houden op het algemeen kantoorbeheer
- Inkomende oproepen behandelen en onze bezoekers onthalen, registreren en wegwijs maken
- Voorbereiden van vergaderingen en zorgen dat de vergadering op de meest vlotte & aangename wijze verlopen
- Beheren en opvolgen van de kantoorbenodigdheden
- Identificeren hoe we onze kantoorinrichting kunnen verbeteren en dit omzetten in concrete acties
- Rapporteren en coördineren facilitaire problemen en geplande onderhoud
- Voorbereiden, verwerken en sorteren van briefwisseling en pakketten
- Deelnemen aan ad hoc projecten en taken (bv. Events, bedrijfsfeestjes, )

Profiel

Hebben we een match?
- Relevante ervaring in office management bij voorkeur in een administratieve rol.
- Oplossingsgericht, proactief en een goede planner.
- Leergierig, positieve mind-set, betrouwbaar en discreet
- Anderen helpen en ondersteunen zit in je DNA
- Goede kennis van Office 365
- Vlot in Nederlands, Frans en Engels, zowel geschreven als mondeling

Jobgerelateerde competenties
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Brieven, verslagen, nota's,... opstellen en redigeren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Samenwerken

Aanbod
- Je maakt deel uit van een toonaangevende speler in SaaS-oplossingen voor transportbeheer.
- Een internationale en ruimdenkende omgeving met collega's uit verschillende delen van de wereld
- Een samenwerkende en ondersteunende werkomgeving
- Een parttime functie (dagelijkse fysieke aanwezigheid van uur)

Plaats tewerkstelling

1831 DIEGEM

Vereiste studies
- Prof. bach. Office management
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (goed)
- Frans (goed)
- Nederlands (goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds - 20 uren per week, te presteren in 5 dagen
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 1831 DIEGEM