Administration Officer - Antwerpen, België - VOPAK CHEMICAL TERMINALS BELGIUM

VOPAK CHEMICAL TERMINALS BELGIUM

Geverifieerd bedrijf

Antwerpen, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Functieomschrijving

Vopak is 's werelds meest toonaangevende onafhankelijke tankopslagbedrijf. We slaan vitale producten met zorg op. Met meer dan 400 jaar geschiedenis en een focus op duurzaamheid, zorgen we voor veilige, schone en efficiënte opslag en behandeling van vloeibare bulkproducten en gassen voor onze klanten.

De wereldwijde energietransitie, de groeiende wereldbevolking en alle nieuwe mogelijkheden van opkomende technologieën zijn belangrijke veranderingen waar wij ons als organisatie mee bezighouden. We zijn vastbesloten om belangrijke infrastructuur oplossingen te ontwikkelen voor de veranderende energiesystemen van de wereld, terwijl we tegelijkertijd investeren in digitalisering en innovatie.

Spreekt deze internationale werkomgeving jou aan? Solliciteer dan vandaag nog om ons Vopak team te komen versterken.

Wij zoeken een Administration Officer

Vanuit jouw rol als Administration Officer ben je verantwoordelijk voor de serviceverlening naar onze klanten. Welke melding er ook binnenkomt, jij gaat met positieve energie achter de oplossing aan. Je zorgt voor interne organisatie van de orders en documentenflow van gevaarlijke producten. Daarnaast zoek je contact met de juiste partijen om antwoorden op te halen en ben je een ster in verwachtingen managen.

Bij het laden en lossen van de verschillende grondstoffen van onze klanten, ontstaan er regelmatig vragen. Jij biedt snel en servicegericht antwoord op al deze vragen. Je zorgt voor het doorgeven van zowel de kwaliteitseisen als de werkorders aan de operatoren. Dit doe je als volgt:

- Je maakt transportdossiers en vrachtdocumenten op volgens zowel de klanten instructies als de Vopak procedures.
- Je behartigt de belangen van de klant en zorgt voor een optimale serviceverlening.
- Je plant orders efficiënt in voor zowel klant als terminal.
- Je onderhoudt dagelijks contact met agenten, vervoerders, rederijen, controleurs.
- Je staat constant in contact met de operationele dienst over de planning en de levering van diverse diensten.
- BHTLca

Profiel

Je bezit een ongelooflijke grote dosis klant
- en servicegerichtheid in combinatie met sterke communicatievaardigheden. Daarnaast schrikt administratief werk je niet af en ga je met plezier aan de slag voor onze klanten en de terminal. Je brengt positieve energie mee waar zowel klanten als collega's blij van worden. Ook ben jij zorgvuldig, heb je oog voor detail en draag je veiligheid altijd hoog in het vaandel.

Ben jij iemand die verantwoordelijkheid durft nemen? Uitstekend
- Bachelor denk
- en werkniveau of gelijkgesteld door ervaring.
- Zeer goede beheersing van het Nederlands en Engels. Spreek je ook nog een woordje Duits en/of Frans, dan heb je een streepje voor.
- Kennis van de logistiek en reglementering van gevaarlijke stoffen.
- Werken met MS Office en snel onder de knie krijgen van interne programma's en automatiseringen.
- Bereid zijn om te werken tussen 7u 's ochtend en 20u15 's avonds.

Jobgerelateerde competenties
- De facturering van transit
- of douaneactiviteiten voorbereiden, opvolgen of controleren (betaling leveranciers, douaneheffingen, aangifte van uitwisselingen van goederen,...)
- Specifieke dossiers behandelen of ze aan de betreffende dienst overmaken (geschillen,...)
- Transportdocumenten van goederen verzamelen
Een dossier van de activiteit samenstellen (transit, douane,...)
- Een klanten
- of prospectenbestand uitwerken
- Onderhandelen over de transportvoorwaarden met luchtvaartmaatschappijen, scheepvaartmaatschappijen, binnenscheepvaartbedrijven, wegtransportbedrijven,...
- Een plan opstellen voor het transport of natransport van goederen (dienstverleners, reserveringen, combinatie van transportwijzen,...)
- Klanten informeren en adviseren over de formaliteiten voor internationaal goederenverkeer (wettelijke bepalingen, belastingen, waarborgen,...)
- De administratieve formaliteiten vervullen voor een transportdienst (vervoerdocument), luchtvrachtbrief (luchttransport), BL (zeetransport), CMR (wegtransport), CIM (spoortransport,...)
- Documenten voor internationaal goederenverkeer opstellen en controleren (douanefactuur, unieke administratieve aangifte, kredietbrief,...)
- Het transport van goederen opvolgen
De klant informeren over het verloop
Oplossingen voorstellen bij problemen
- De activiteiten van een team coördineren
- Goederen coderen op basis van de door de klant verstrekte beschrijving

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

Wat heeft Vopak je te bieden
- Een uitdagende job met vast contract bij een stabiel bedrijf;
- Vakantiegeld, maaltijdcheques, ecocheques en een bonus (gebaseerd op een aantal groepsdoelstellingen);
- Extra vakantiedagen;
- Verschillende extralegale voordelen: hospitalisatieverzekering, tandheelkundig plan, groepsverzekering, verzekering gewaarborgd inkom