Management Assistant - Brussels, België - Axis

Axis

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Travailler avec le superviseur dans le cadre d'une équipe de gestion pour fournir un soutien complet en matière de secrétariat et de gestion, en assumant la responsabilité et en veillant à ce que le travail soit exécuté de la manière la plus efficace et la plus appropriée, fournir un soutien...
**Description**
- Travailler avec le superviseur dans le cadre d'une équipe de gestion pour fournir un soutien complet en matière de secrétariat et de gestion, en assumant la responsabilité et en veillant à ce que le travail soit exécuté de la manière la plus efficace et la plus appropriée, fournir un soutien ;
- Gestion des dossiers ; organisation et ouverture des dossiers, fermeture des dossiers, archivage et garantie que tous les documents pertinents sont classés électroniquement et sur papier, le cas échéant ;
- Gérer le processus de facturation à l'aide d'Elite. Assister les avocats en assurant la liaison avec les autres parties pour établir les factures. Assurer la liaison avec d'autres bureaux internationaux afin de suivre les procédures pertinentes, en gérant les avocats pour qu'ils complètent tous les enregistrements de temps nécessaires ou pour saisir leurs enregistrements de temps en leur nom ;
- Réviser, corriger les projets de facturation sur une base mensuelle et les soumettre aux avocats pour examen et approbation ;
- Traiter les demandes de mise à jour des dossiers, comme les changements d'adresse, les demandes de rabais, etc ;
- Classer les informations relatives aux clients sur une base régulière ;
- Rassembler les informations provenant de divers logiciels et assurer une correspondance parfaite ;
- Travailler en étroite collaboration avec le département des finances pour assurer le suivi des comptes en souffrance ;
- Créer des factures, des décaissements, créer et modifier des narratifs ainsi que demander des notes de crédit et des factures interservices, et assurer la liaison avec les bureaux internationaux si nécessaire ;
- Remplir les rapports financiers requis pour les systèmes internes, en mettant en évidence les gains en suspens à facturer, et en informant le client si nécessaire ;
- Gérer de manière proactive et tenir à jour les agendas des chargés d'affaires ; coordonner les réunions avec les clients internes et externes, s'assurer que toutes les activités de travail sont programmées de manière efficace, y compris l'identification et la résolution des problèmes potentiels ;
- Gérer la réservation des salles de réunion, des installations de conférence et de vidéo ; assurer la liaison avec les participants si nécessaire, et s'assurer qu'ils reçoivent une expérience d'hospitalité de première classe ;
- Traiter les appels téléphoniques externes et internes et les demandes de renseignements de manière professionnelle et transmettre les messages à la personne concernée ;
- Organiser et gérer les préparatifs de voyage ; préparer les documents clés, notamment les visas, la correspondance (lettres d'invitation), les factures et les notes de frais ;
- Modifier et reformater les documents, le cas échéant, en veillant à ce que les documents terminés soient livrés avec précision et selon des normes élevées ;
- Préparer des présentations et des documents de réunion, y compris la production d'imprimés ;
- Gérer les contacts du groupe et des avocats pour s'assurer qu'ils sont à jour ;
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**Profile**
- Diplôme de licence ou de maîtrise
- Au moins 2 - 5 ans d'expérience dans un rôle administratif
- Très bonne connaissance du néerlandais, de l'anglais et du français
- esprit proactif, pratique et positif

**Offer**

Notre client est actif dans le secteur juridique.

Nous vous proposons un contrat à durée indéterminée assorti d'un large éventail d'avantages extralégaux.

En tant que consultant, vous effectuerez diverses missions chez nos clients dans un environnement de travail professionnel où l'initiative est valorisée.