Secrétaire (M/F/x) de Département Pour La - Charleroi, België - CHU de charleroi

CHU de charleroi

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Charleroi, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**HUmani recherche une SECRETAIRE DE DEPARTEMENT**
**(M/F/X) POUR LE DEPARTEMENT RESTAURATION**

**1.**Votre mission**:

Dans le cadre des directives fixées par la Direction, le titulaire a pour mission d'apporter le support optimum et efficient en termes de travail administratif, d'organisation, de gestion du temps, de suivi de dossiers et de projets pour l'ensemble de la Direction du département restauration. Il assure également un rôle de relais entre sa hiérarchie et les autres départements/services/directions de l'institution.

**2.**Vos tâches**:

- Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer, donner les renseignements d'ordre courant et transférer les appels si nécessaires ;
- Se charger de la correspondance : trier et classer la correspondance entrante, la documenter, traiter la correspondance standard, rédiger les divers courriers et mails, réceptionner et envoyer les recommandés,
- Accueillir les visiteurs, les membres du personnel, les orienter et répondre à leurs questions ;
- Dactylographier des textes sur base de notes, d'un dictaphone suivant les directives données ;
- Gérer l'agenda de la Direction, assurer le suivi des rendez-vous et gérer les priorités ;
- Assurer l'organisation de réunions internes et externes sur les affaires courantes à la demande de sa hiérarchie (réservation de salle, envoi des invitations, réalisation de l'ordre du jour, rédaction des présentations,) ;
- Participer aux réunions, aux groupes de projets et établir les compte-rendu qui peuvent avoir un caractère technique ou spécifique au département restauration ainsi qu'assurer le suivi administratif selon les directives de sa hiérarchie ;
- Collaborer et participer à la mise en place de projet, selon les directives de sa hiérarchie ;
- Rédiger et réaliser une communication adéquate de procès-verbaux, de notes de service, de présentations, de procédures, processus et d'autres documents divers via différents canaux ainsi que via les autres directions ou autres services ;
- Relayer l'information de la direction vers les autres directions ou les autres services nécessaires à la gestion quotidienne ;
- Gestion de documents propres au département (traçabilité, tenue et mise à jour des statistiques, des tableaux de suivi, classement et archivage,) ;
- Promouvoir les contacts internes avec les différents services de l'institution ;
- Aider et réaliser l'encodage des données concernant les prestations (pointages, corrections, congés,) ;
- Participer à l'organisation des évènements internes ou externes ;
- Organiser les déplacements de sa hiérarchie ;
- Gérer l'économat du service (photocopieuse, clés, cartes d'accès, fournitures de bureaux,).
- La liste n'est pas exhaustive car la secrétaire de direction doit accomplir d'autres tâches en fonction des compétences qu'elle détient et des tâches qui lui sont confiées par sa hiérarchie et en lien avec sa fonction._

**3.**Votre profil**:

- Etre titulaire d'un bachelier utile à la fonction est requis.
- Maitriser les outils informatiques utiles à la fonction.
- Avoir des connaissances en langues (anglais, néerlandais,).

**4.**Informations complémentaires**:
**?**Contrat à durée déterminée de 6 mois
1Régime de travail : Temps plein
2Le processus de sélection se déroulera le 18 décembre 2023 et comportera deux étapes:

?Une épreuve écrite portant sur les compétences rédactionnelles et orthographiques, ainsi que sur l'utilisation d'Excel.
1Un entretien oral.

**Ce poste vous intéresse?