Administratief Medewerkers - Hamme, België - SPOOR 56

SPOOR 56

Geverifieerd bedrijf

Hamme, België

2 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Functieomschrijving

Hou jij van een gevarieerd takenpakket? En hou je van administratieve taken? Dan ben jij misschien de persoon die we zoeken in onze organisatie? Wij zoeken administratief medewerkers.

vzw Spoor 56 is een organisatie voor bijzondere jeugdzorg. De opdracht van Spoor 56 is het aanbieden van ondersteuning en begeleiden van kinderen/jongeren en hun gezinnen waar er een verontrustende opvoedingssituatie aanwezig is.

De administratief medewerker staat in voor een goede werking van de algemene administratie en een specifiek aandachtsdomein. Daarnaast neemt 1 van de administratief medewerkers ook de taak op van interne preventieadviseur niveau 3. Voor de VZW gebonden taken functioneer je onder rechtstreekse leiding van de algemeen directeur. In de uitvoering van taken gebonden aan de cluster val je onder de bevoegdheid van de clusterverantwoordelijke.

De taakopdrachten van de administratief medewerker kunnen de volgende zijn (niet-limitatief):

- _Onthaal_: je ontvangt en verbindt telefoons door die centraal toekomen en ontvangt bezoekers die zich aanmelden in één van onze drie voorzieningen
- _Verzorgen van cliëntadministratie_: je zorgt voor een correcte verwerking van cliëntgegevens en cliëntadministratie: aanmaken van een dossier voor de cliënt, opvolgen van mutualiteitsgegevens, dossiers bijzondere kosten, maandelijkse leef
- en zakgeldadministratie, opvolgen ongevallen en verzekeringsdossiers, opvolgen van individuele uitgaven van jongeren, bijhouden van overzichten bezetting, benutting, contexturen
- _Verzorgen van de personeelsadministratie en loonverwerking_: je ondersteunt de personeelsverantwoordelijke met de uitvoering van een aantal ondersteunende taken.
- _Algemene administratieve taken_: je geeft aan alle medewerkers van de betrokken cluster ondersteuning in administratieve taken: interne postverdeling, elektronische berichtgeving, uittypen verslagen, opmaken van specifieke Excel of Word sjablonen, opzoeken informatie, plaatsen van bestellingen
- _Verzorgen van de boekhouding_: je ondersteunt de verantwoordelijke van de boekhouding bij de opvolging van individuele kassen van begeleiders en de algemene administratiekas
- _ICT-ondersteuning en ICT - veiligheidscoördinator_: je beantwoordt eenvoudige informaticavragen en lost eenvoudige informaticaproblemen op. Je signaleert grotere problemen aan de externe firma die het algemeen beheer van de ICT-infrastructuur opneemt. Je beheert de website en sociale media.
- _Preventieadviseur_: je verzekert de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake het welzijn van de medewerkers bij de uitvoering van hun werk.Dit laatste domein in zeer nauwe samenwerking met een gemeenschappelijke preventiedienst die met een preventieadviseur niveau 1 hier ondersteuning in biedt.

Profiel

Wat moet jij hebben?

Bij voorkeur een bachelordiploma, minimum een ASO of TSO diploma in een relevante richting en enkele jaren administratieve werkervaring. Je komt terecht in een team waar nog 7 medewerkers (verspreid over de 3 locaties) werken. Zij praten je helemaal bij over de procedures en werkwijzen die gevolgd worden.

Je hebt kennis van Office 365 pakket (Sharepoint, Teams ) en kan vlot om met de courante toepassingen: Word, Excel, Outlook
Je hebt notie van het pakket eCQare of bent bereid je hierin bij te scholen.

Je beschikt over een recent uittreksel uit het strafregister (model 2)

Wat moet jij kunnen?
- je hebt van nature een klantgerichte omgang met cliënten, personeel en bezoekers.
- je kan snel informatie verwerken
- je bent integer en gaat op een correcte manier om met gevoelige en persoonsgebonden informatie
- plannen en organiseren, dat is voor jou geen opgave maar een uitdaging
- je neemt verantwoordelijkheid en kan zelfstandig werken, maar bent ook een teamspeler en communiceert klaar en duidelijk met je leidinggevende en in uitbreiding met alle medewerkers binnen de organisatie
- je bent computervaardig (Word/Excel/Outlook) en je verdiepen in nieuwe software schrikt je niet af (eCQare, Sharepoint )
- je hebt een positieve werkattitude, bent flexibel en past je vlot aan binnen een uitdagende werkomgeving
- je bent zorgvuldig in de taken die je uitvoert

Jobgerelateerde competenties
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Brieven, verslagen, nota's,... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen,... organiseren en opvolgen
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke o