2023-0466 - Gestionaris Van de Organisatie Van de - Sint-Gillis, België - Commune de Saint-Gilles

Commune de Saint-Gilles

Geverifieerd bedrijf

Sint-Gillis, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Presentatie**

De Gemeentelijke Administratie van Sint-Gillis is op zoek naar een manager voor de organisatie van de Vergaderdienst van de Afdeling Algemene Zaken.

Onze Brusselse lokale overheid werkt met allerlei soorten profielen van medewerkers, verdeeld over verschillende diensten.

Ze heeft de wens om het beheer van haar personeel te optimaliseren, zowel met het oog op loopbaanontwikkeling als verbetering van de dienstverlening aan de bevolking.

De Administratie werkt momenteel aan haar modernisering en wil daarbij proactieve medewerkers aannemen die openstaan voor verandering.

**Missie van de afdeling**

De afdeling Algemene Zaken omvat sleuteldiensten die ondersteuning bieden aan alle takken van de gemeentelijke administratie.

Haar missies hebben een transversaal doel: juridische zaken, Nederlandstalige zaken, archieven, informatica en digitale strategie, vergaderingen en burgerparticipatie, logistiek, overheidsopdrachten, gemeentelijke administratieve sancties, administratieve vereenvoudiging.

**Functie**

De manager voor de organisatie van de Vergaderingen (m/v/x) heeft als voornaamste taak het verzamelen, verwerken en coördineren van de benodigde informatie voor de administratieve werking van vergaderingen (College van Burgemeester en Schepenen/Gemeenteraad).

Belangrijkste taken:

- Plannen en organiseren van de bijeenkomsten van de besluitvormende organen van de gemeente, en het opvolgen van deze vergaderingen (codering BOS, aanwezigheden, publicatie van uittreksels, handtekeningen, enz.);
- Opvolgen van verzoeken van verschillende diensten met betrekking tot de werking van gemeentelijke organen;
- Analyseren en actualiseren van bestaande procedures voor het beheer en de opvolging van gemeentelijke vergaderingen;
- Opstellen van een controleproces voor dossiers die zijn opgesteld in het kader van vergaderingen van de besluitvormende organen van de gemeente (met name met betrekking tot de naleving van taalwetten) en het doorsturen ervan naar de regionale toezichthoudende instantie (indien van toepassing);
- Zorgen voor de actualisering en opvolging van dossiers van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en vzw's waarin de gemeente vertegenwoordigd is;
- Medewerkers van de gemeente opleiden en bewust maken van het gebruik van het BO-secretariaatstool;
- Actief deelnemen aan de ontwikkeling van het BO-Secretariaatstool en de Tutelle Xchange en het toezicht houden op de analyse en implementatie van een Elektronisch Documentbeheer (EDM);
- Uitvoeren van wetgeving op het gebied van transparantie en actieve publiciteit van administratieve documenten (verklaring aan de Rekenkamer, publicatie op internet, enz.);
- Werk organiseren en verdelen tussen medewerkers op basis van hun vaardigheden;
- Samenwerken met de juridische dienst wanneer vragen van wettelijkheid rijzen (werking van gemeentelijke organen, verdeling van bevoegdheden college/raad, toezichtopvolging, enz.).

**Profiel**

Vereisten voor de functie:

- In het bezit zijn van een Bachelor / Graduaat in een relevant vakgebied
- Als u uw diploma buiten de Benelux heeft behaald, kunt u deelnemen aan de selectie op voorwaarde dat u een diploma-equivalent heeft behaald dat is afgegeven door de Franse of Vlaamse Gemeenschap. Voeg het diploma-equivalent toe aan uw sollicitatie.

Extra troef:

- Ervaring binnen een openbare dienst is een pluspunt.

Technische vaardigheden
- Algemene kennis van de werking van een gemeentelijke administratie;
- Begrip van de werking van het College en de Raad, de omgeving en het management van diensten.
- Kennis van IT-tools zoals Excel, Word, etc.

Taalvaardigheden
- U beheerst beide nationale talen. Het Selor-brevet is een pluspunt.

Gedragsvaardigheden
- Nauwkeurigheid, autonomie, flexibiliteit en teamgeest;
- Gemakkelijke communicatie met het publiek;
- Gericht op oplossingen
- Assertiviteit;
- Vaardigheid in conflictbeheer;
- Goed stressmanagement;
- Veelzijdigheid en beschikbaarheid (mogelijkheid om af en toe 's avonds of in het weekend vrij te nemen afhankelijk van de behoeften van de dienst);
Aanbod
- Een voltijds vervangingscontract (37 uur/week), verlengbaar
- Een salaris op barema B: €31.607,94 bruto geïndexeerd zonder anciënniteit.
- Waardering van jaren ervaring in dezelfde functie: tot 6 jaar voor de privésector (in een gerelateerde functie) en onbeperkt voor de publieke sector.
- Eindejaarspremie en vakantiegeld.
- Taalpremie (onder voorbehoud van het Selor-brevet).
- Vergoeding van transportkosten (STIB-abonnement) en zachte mobiliteit (fiets, step).
- Maaltijdcheques (waarde €8).
- Voorkeurstarief in de ziekenhuizen IRIS Zuid.
- Hospitalisatieverzekering (uitgebreide formule).
- Aanvullend pensioenregeling.
- Ruime mogelijkheid tot opleidingen.
- Dynamische, diverse en ondersteunende werkomgeving.
- Aandacht voor een goede balans tussen werk en privé.

Uiterste datum om te solliciteren:
** **

De gemeente Sint-Gillis selecteert kandidaten op basis van hun vaardigheden en maakt