Zakelijk Coördinator 01-2023 - Sint-Joost-ten-Node, België - Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw

Beschrijving

**Zakelijk Coördinator M/V/X) | Voltijds | Onbep. duur**:
**Plaats van tewerkstelling**:
Bota75

**Reageren voor**:
12/02/2023

**Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw**:
**Bij Vluchtelingenwerk Vlaanderen zet je je mee in voor mensen op de vlucht. Ben je iemand die graag onze organisatie van binnenuit wil versterken en als motiverende coach het beste uit je team kan halen? Hou je ervan om interne processen te verbeteren en naar kwaliteitsvolle resultaten toe te werken? Heb je een financieel of HR-profiel en sta je open voor de opvolging van IT, logistiek en administratie? Dan ben jij de collega die we zoeken**

**Taakomschrijving**:
We zoeken een gedreven coördinator die verantwoordelijk is voor de financiën, HR, IT, logistiek en de (personeels)administratie van Vluchtelingenwerk Vlaanderen. Je stuurt en motiveert een team van een vijftal medewerkers en ondersteunt de andere teams in hun taken. Je bent lid van het coördinatieteam van Vluchtelingenwerk Vlaanderen, werkt samen met dit team de strategische lijnen uit en bent medeverantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Je innoveert de organisatie met een proactieve blik op beheer en procedures binnen alles wat financiën, HR, IT, logistiek en administratie betreft.

De huidige personeelssamenstelling laat toe dat we een zakelijk coördinator aanstellen die ofwel bijzondere expertise heeft inzake financiën ofwel inzake HR.

De kandidaat-coördinator met een financieel profiel kan rekenen op de bijstand van een extern boekhoudkantoor en heeft zelf het financieel inzicht dat toelaat om de organisatie juiste strategische beslissingen te laten nemen. Je werkt nauw samen met de directeur en licht de financiële aspecten van de organisatie toe aan het bestuursorgaan.

De kandidaat-coördinator met een HR-profiel staat in voor de voorbereiding, coördinatie en evaluatie van een actief HR- en personeelsbeleid.

JOUW TAKENPAKKET

Je stuurt en coacht je team dat instaat voor de financiën, HR, IT, logistiek en administratie en haalt het beste uit je collega's naar boven.
Je neemt wekelijks deel aan het coördinatieoverleg en werkt samen met dit team de strategische lijnen uit (jaarplan, meerjarenplan) en bent medeverantwoordelijk voor de uitvoering ervan.

Voor de coördinator met financieel profiel:
Je staat in voor de financiële coördinatie en strategiebepaling, de masterbegroting en de opvolging van de liquiditeit en financiële toelichting naar het bestuursorgaan toe;
Je bewaakt de analytische toewijzing van kosten en inkomsten en draagt zorg voor de correcte en tijdige behandeling van de verschillende subsidiabele, wettelijke, fiscale en andere verplichtingen van de organisatie;
Vluchtelingenwerk laat zich bijstaan door een extern boekhoudkantoor en een sociaal secretariaat. Tevens wordt elk jaar de financiële werking geauditeerd door een revisor. Je staat in voor het vlot verloop van deze samenwerkingen;
Je behoudt het overzicht op lopende projectoproepen en hun financiële vademecums, de ingediende budgetten en aankomende kansen. Je bewaakt sterk de coherentie in de aanpak van projectbudgetten en de samenhang tussen projectbudgetten en de masterbegroting;
Je controleert, ondersteunt en vormt de projectmedewerkers bij de financiële rapporteringen van de projectsubsidies en waakt over de aanverwante administratieve processen.

Voor de coördinator met HR-profiel:
Je zorgt voor de opvolging van de evaluatiecycli binnen de organisatie;
Je maakt een duurzaam VTO-beleid op en zorgt voor de uitvoering van dit beleid;
Je bouwt het stage
- en vrijwilligersbeleid van Vluchtelingenwerk uit en zorgt voor de uitvoering van dit beleid;
Je staat in voor de opmaak en update van interne documenten en policies betreffende de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden;
Je staat in voor de kwaliteitszorg en de inclusiviteit van interne processen;
Je staat in voor de uitwerking en zorgt voor de uitvoering van het diversiteits
- en welzijnsbeleid;
Je vormt het aanspreekpunt voor de personeelsvertegenwoordiger en vertrouwenspersoon en staat in voor de kennisborging en communicatie over het personeelsoverleg;
Je zorgt voor actuele functiekaarten zodat de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk zijn.

**Profiel**:
**WIJ ZOEKEN**
- iemand met een hart voor mensen op de vlucht;
- iemand die zich als een vis in het water voelt bij dagdagelijks people management;
- iemand die financiële of HR expertise ter beschikking stelt van zijn/haar team en de hele organisatie en zo helder coacht in inzichten en vaardigheden;
- iemand die weet structuur te brengen, processen beheert, bewaakt en waar nodig optimaliseert en een zeker relativeringsvermogen heeft;
- iemand die oog voor nauwkeurigheid en detail combineert met een alomvattend beeld van de werking van de organisatie;
- voor de coördinator met financieel profiel, iemand voor wie het opstellen van een jaarrekening en het concept analytische boekhouding geen geheimen heeft;
- iemand die zeer vlot gangbare so