Administratief Bediende - Brussels, België - IN·ZO

IN·ZO

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

JOBTITEL:
Management Assistant/Administrative Assistant Procurement.

MANAGEMENT ASSISTANT 2/5:
Je verzorgt het secretariaat van het departement Procurement & General Services, dit houdt in:

- het beheer van de agenda van het departementshoofd;
- de organisatie van interne en externe vergaderingen;
- het onthaal van de bezoekers;
- de organisatie van allerlei activiteiten binnen het departement (bijv. teambuilding, enz.);
- het onthaal van de bezoekers;
- de registratie van de opleidingen van de medewerkers van het departement en/of van door het departement georganiseerde opleidingen;
- de organisatie van zakelijke reizen en seminars;

ADMINISTRATIVE ASSISANT 3/5:
Het departement Procurement staat in voor het bevoorradingsproces van alle goederen en diensten voor de onderneming.
Het bepaalt, in overleg met de andere departementen, de meest geschikte aankoopstrategie om te beantwoorden aan de interne behoeften op grond van criteria zoals kwaliteit, prijs, leveringstermijn en hoeveelheid en van de aanbestedingsprincipes.
Je levert administratieve bijstand aan het departement Procurement; Hiertoe:

- werk je nauw samen met de aankopers en stel je offerteaanvragen en bestellingen op; Je zorgt ook voor de opvolging en invoering ervan in SAP/Coupa;
- analyseer je de ontvangen offertes kritisch;
- regel je eventuele geschillen over bestellingen met de leveranciers;
- controleer je de contractuele documenten en volg je Europese aanbestedingen op na de opleidingsperiode;
- stel je verslagen op, bereid je coördinatievergaderingen voor en optimaliseer je administratieve procedures;

TITRE DE L'EMPLOI:
Management Assistant/Administrative Assistant Procurement.

MANAGEMENT ASSISTANT 2/5:
Vous assurez le secrétariat du département Procurement & General Services, ce qui implique que vous vous chargez de:

- la gestion de l'agenda du responsable de département ;
- l'organisation de réunions internes et externes ;
- l'accueil des visiteurs ;
- l'organisation d'activités diverses au sein du département (ex. teambuilding, etc.) ;
- l'enregistrement et le suivi des formations des collaborateurs du département ainsi que l'enregistrement des formations organisées par le département ;
- l'organisation des voyages d'affaires et séminaires ;

ADMINISTRATIVE ASSISANT 3/5:
Le département Procurement est responsable du processus d'approvisionnement de tous les services et du matériel pour l'entreprise.
Il définit, en collaboration avec les autres départements, la stratégie d'achat la plus appropriée pour répondre aux besoins internes en tenant compte des critères de qualité, de prix, de délai de livraison, de quantité et des principes d'ouverture du marché.
Vous assistez le département Procurement sur le plan administratif ; A cet effet:

- vous travaillez en étroite collaboration avec les acheteurs et rédigez les demandes d'offre et les commandes ; Vous en assurez également le suivi et l'encodage dans SAP/Coupa ;
- vous analysez les offres reçues de manière critique ;
- vous réglez les éventuels litiges liés aux commandes avec les fournisseurs ;
- vous contrôlez les documents contractuels et êtes en charge du suivi des adjudications européennes ;
- vous produisez des reportings, préparez des réunions de coordination et optimalisez des procédures administratives ;
- vous participez activement à l'efficience du département.