Secrétaire de Direction Ag - Neder-Over-Heembeek, België - OFFICE CENTRAL D'ACTION SOCIALE ET CULTURELLE AU PROFIT DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ MILITAIRE

Beschrijving

**Description de l'entreprise
**L'OCASC est un organisme d'intérêt public fédéral sous le contrôle du Ministre de la Défense.

L'OCASC est responsable de l'accompagnement social et culturel des militaires et civils actifs et pensionnés de la Défense et de leur famille. Les vétérans sont également bénéficiaires de ses services.

Ses tâches centrales sont l'aide via le service social, la garde d'enfants via les Maisons d'Enfants, la location de logements et le secteur des Vacances.

L'OCASC gère également un webshop d'avantages (réductions magasins, parcs d'attractions,...) pour ses bénéficiaires.

L'administration centrale se situe à Neder-Over-Heembeek à l'Hôpital Militaire, Quartier Reine Astrid - Rue Bruyn,1 - Bloc F0 mais a également des services régionaux sur tout le pays.

**Description de la fonction
**Votre principale mission est d'assister le fonctionnaire dirigeant - administrateur général (AG) : vous assurez la coordination et la gestion des différentes tâches administratives liées au secrétariat du service de l'administrateur général. Vous apportez un support aux collaborateurs internes et aux personnes externes au service pour obtenir et donner les informations demandées.

Très concrètement, vous êtes responsable du secrétariat du fonctionnaire dirigeant.
Vous êtes le point de contact en interne et en externe.

***Tâches***:

- la gestion des agendas électroniques : proposer des dates et planifier des rendez-vous et les déplacements; envoyer des invitations et les documents ad hoc via Outlook, réserver des salles de réunion et les moyens de transport ;
- la gestion des informations : transmettre de la correspondance (lettres et courriels IN et OUT) aux destinataires ad hoc et assurer le suivi du traitement de cette correspondance ;
- la coordination du processus de réponse aux questions parlementaires (orales et écrites) au niveau de l'OCASC ;
- l'organisation de réunions (plénières ou virtuelles) pour le Comité de direction, Comité de gestion, comité de concertation de base: établir des ordres du jour, envoyer des invitations, composer et distribuer de la documentation, réserver des salles, accueillir les participants ; rédiger et amender les compte-rendu et assurer le suivi des points d'action des réunions;
- l'inventaire et l'archivage de la documentation et de la correspondance. En même temps, vous créez un système d'archivage électronique/papier transparent (structure des dossiers informatiques et papier).
- l'élaboration et la communication des procédures interne au secrétariat de l'administrateur général et de faire des suggestions d'amélioration dans ce domaine.
- la transmise des décisions communes et les rapports de réunion.
- l'orientation des personnes intéressées par les services de l'OCASC vers la bonne personne.

**Description du profil
**Nous sommes à la recherche d'un employé qui a déjà d'expérience professionnelle (minimum 5 ans) dans une fonction de secrétaire de direction. Un diplôme d'enseignement secondaire supérieur est une condition qui doit être remplie.

Il est un atout que vous avez une connaissance de l'autre langue nationale, vu que nous travaillons dans un environnement bilingue (FR-NL).

Un contrat à durée déterminée à partir du **1er avril 2023 **(ou le plus vite possible après cette date) **jusqu'au 30 juin 2023 **sera offert. Après une évaluation positive, une prolongation du contrat est possible.

**Avantages du poste**
- Large offre en matière de formation ainsi que des perspectives en matière de développement et de carrière
- Horaire flottant et souple réglementation en matière de congés et d'absences en fonction des besoins de service
- 26 jours de congé + 5 jours de congé supplémentaire à prendre en tenant compte des besoins du service
- Possibilité de télétravail (si le service le permet)
- Récupération entre Noël et nouvel an des jours fériés qui tombent le week-end
- Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
- Assurance hospitalisation gratuite et formule avantageuse pour les membres de la famille
- Soins médicaux gratuits et contribution en matière de médicaments (système des médecins agréés Défense)
- Chèques-repas de 5 EUR par journée prestée à partir d'un mois d'anciennité de service
- Un GSM pour les besoins du service
- Ayant droit des services offerts par l'OCASC (e.a. maison d'enfants, centres de vacances en Belgique, réductions sur les voyages organisés par tour-opérateur, service social)
- Activités prises en charge par le service d'action sociale (e.a. cadeau de fin d'année, drink, etc)
- Possibilité d'obtention d'une prime de bilinguisme
- Avantages et offres intéressantes au moyen du platform Benefits
- Restaurant d'entreprise pratiquant des prix démocratiques
- Possibilité de bénéficier d'une indemnité bicyclette
- Il est possible de prendre en compte les services prestés dans